Direktur Utama
Manajer Pemasaran
Manager Keuangan dan Administrasi
Manajer Pabrik
Mandor Kepala
bengkel Personalia
Keamanan Kasir
Kabag Pembelian
Kepala Gudang
Adm. Penjualan
Bagian pendistribusian
Keterangan: Hubungan Lini
Hubungan Fungsional
Sumber: PT. Garuda Mas Perkasa
Gambar 2.16. Struktur Organisasi PT. Garuda Mas Perkasa
2.8.1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Dalam struktur organisasi, setiap bagian mempunyai tugas sendiri-sendiri dan setiap tugas merupakan tanggung jawab yang harus dikerjakan. Pembagian
tugas dan tanggung jawab dalam suatu organisasi dimaksudkan agar tercipta suasana kerja yang produktif dan dapat terpelihara dalam rangka pencapaian
tujuan organisasi secara keseluruhan. Pembagian-pembagian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian
adalah sebagai berikut: 1.
Direktur Utama Tugas :
a. Mengelola perusahaan secara keseluruhan.
b. Mengkoordinir serta mengontrol keahlian teknis, usulan proyek,
penjualandan pembelanjaan.
Universitas Sumatera Utara
Wewenang : a.
Surat-surat
ekstern
dan
intern
. b.
Pesanan-pesanan pembelian dan pekerjaan. c.
Faktur-faktur penjualan. d.
Ekspor dan impor. e.
Penerimaan dan pengeluaran keuangan. 2.
Manajer pemasaran Tugas :
a. Menjalin relasi dan kerja sama yang baik dengan konsumen pelanggan.
b. Melakukan analisa penerapan prosedur yang berlaku di Bagian Marketing
sebagai bahan evaluasi atas prosedur yang sudah ada. c.
Melakukan analisa laporan kondisi dan situasi pasar beserta analisa pesaing.
d. Menetapkan kalkulasi harga jual produksi sebagai patokan harga yang
ditawarkan ke pasar pelanggan. e.
Menyusun Prosedur dan Instruksi Kerja untuk Bagian Marketing sehingga membantu kelancaran proses kerja di bagiannya.
f. Melakukan koordinasi dengan Bagian PPIC dan Produksi sehubungan
dengan perencanaan, proses dan hasil produksi. g.
Mendorong peningkatan mutu dan produktifitas di lingkungan pabriknya. h.
Membina kesehatan dan keselamatan kerja.
Universitas Sumatera Utara
i. Memberikan penjelasan kepada para bawahannya mengenai penyusunan
pelaporan tugas masing-masing untuk memenuhi kebutuhan pelapran manajemen perusahaan.
j. Mengawasi jalannya kegiatan produksi secara keseluruhan sehingga sesuai
dengan prosedur yang telah ditetapkan k.
Membina dan menjaga disiplin kerja para bawahannya, secara berkala melakukan penilaian atas prestasi kerja mereka.
l. Memeriksa laporan-laporan yang diterima dari para bawahannya sebelum
meneruskannya kepada fungsi-fungsi yang terkait. Wewenang :
a. Berwenang dalam mengarahkan fungsi-fungsi dibawah pengawasannya
agar pelaksanaan tugas mereka berjalan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan.
b. Berwenang memberikan usulan strategi pemasaran kepada Marketing
Manager. c.
Berwenang untuk mengembangkan pola kerja di Bagian Marketing dengan memperhatikan sumber daya yang ada.
d. Berwenang melakukan langkah-langkah tindak lanjut dan penyelesaian
terhadap keluhan dari pelanggan. e.
Berwenang mengajukan pendapat kepada Marketing Manager untuk menerima atau menolak permintaan order dari pelanggan.
f. Berwenang untuk melakukan penghapusan Surat Jalan apabila terjadi
pembatalan pengiriman.
Universitas Sumatera Utara
3. Administrasi Penjualan
Tugas : a.
Melaksanakan kegiatan administrasi umum perusahaan. b.
Mengatur peningkatan penjualan. c.
Menyusun target pasar dalam dan luar kota. d.
Melakukan pencatatan pesanan produk e.
Melakukan survey pasar mengenai pengembangan produk Wewenang :
Mengembangkan dan melakukan perbaikan produk 4.
Bagian pendistribusian Tugas :
a. Membuat laporan tentang pembelian dan pemakaian bahan di
workshop
. b.
Melakukan pengiriman barang c.
Mengatur jadwal pengiriman d.
Bertanggung jawab terhadap barang keluar Wewenang :
Memberikan izin terhadap seluruh barang yang keluar 5.
Manajer Pabrik Tugas:
a. Mengontrol jalannya produksi.
b. Melakukan analisa terhadap kinerja mesin
c. Mengontrol kinerja karyawan
d. Menyusun prosedur kerja
Universitas Sumatera Utara
e. Mengontrol kualitas produk dan memastikan produk yang baik yang
sampai ke pengerjaan akhir. f.
Membuat laporan kegiatan produksi. Wewenang :
a. Berwenang menegur kinerja karyawan yang tidak sesuai dengan prosedur
b. Berwenang menghentikan proses produksi jika terjadi kerusakan
c. Berwenang membuat pengajuan maintenance mesin
6. Kabag Gudang
Tugas : a.
Melakukan penerimaan barang dan meneliti apakah barang yang sesuai dengan faktur pembelian dan surat pesanan
b. Mengecek kesesuaian antara surat pesanan SP pembelian dengan
fakturnya c.
Membuat bukti barang masuk d.
Membuat laporan bulanan stock barang e.
Menyiapkan barang sesuai dengan surat pesanan dari relasi untuk dikirim f.
Mengkoordinir bagian stock keeper dan helper g.
Bertanggung jawab kepada kepala produksi terhadap persediaan produk di gudang.
Wewenang: a.
Berwewenang membuat permohonan pemesanan bahan baku b.
Berwenang mengeluarkan atau tidak mengeluarkan bahan baku dari gudang
Universitas Sumatera Utara
7. Mandor
Tugas : a.
Bertugas mengawasi semua kegiatan yang berlangsung di pabrik baik kegiatan produksi.
b. Mengawasi dan mengevaluasi kegiatan produksi untuk mengetahui
kekurangan dan penyimpangan sehingga dapat dilakukan perbaikan Wewenang:
untuk mengkoordinir dan mengarahkan setiap bagian bawahannya
serta menentukan pembagian tugas bagi setiap bawahannya.
8. Kepala bengkel
Tugas : Menangani masalah yang terjadi pada mesin atau alat yang digunakan untuk
menghasilkan produk,dan mengawasi para bawahannya. Wewenang :
Memberikan persetujuan atas surat-surat sehubungan dengan penanganan mesin.
9. Manajer keuangan dan administrasi
Tugas: a.
Mengatur seluruh kelancaran bagian ketenagakerjaan dan sumber daya manusia di panrik
b. Menganalisis kebutuhan tenaga kerja.
c. menganalisis kebutuhan karyawan.
Universitas Sumatera Utara
Wewenang: Berwewenang melakukan kontrak atau pemutusan hubungan kerja
10. Personalia
Tugas : Membuat catatan administrasi yang berkaitan dengan pegawai perusahaan.
Wewenang: Memberikan perizinan ketidak hadiran karyawan.
11. Keamanan
Tugas : Melaksanakan pengamanan perusahaan baik dari dalam ataupun luar
lingkungan perusahaan. Wewenang :
Mengambil tindakan untuk keselamatan lingkungan perusahaan. 12.
Kasir Tugas :
a. Memeriksa kelengkapan dokumen-dokumen yang diberikan staf
Operasional yang berkaitan dengan semua transaksi penjualan perusahaan, kemudian mendokumentasikan dokumen-dokumen tersebut
untuk diolah lebih lanjut menjadi Invoice, dan sebagai dokumen penjualan perusahaan.
b. Melakukan penagihan dan membuat laporan terhadap piutang perusahaan
yang telah jatuh tempo, kemudian memberikan laporan kepada Manajer Keuangan
Universitas Sumatera Utara
c. Melakukan pembayaran dan membuat laporan terhadap utang perusahaan
yang telah jatuh tempo, kemudian memberikan laporan kepada ManajerKeuangan.
d. Memeriksa segala dokumen-dokumen transaksi yang terjadi pada
operasional yang diberikan oleh Manajer Operasional, seperti pembelian dan biaya maintenance pada kendaraan serta aset perusahaan.
Wewenang: Berwenang mengeluarkan dana untuk transaksi pembayaran.
13. Kabag pembelian
Tugas : a.
Bertanggung jawab terhadap pembelian bahan baku untuk produksi. b.
Membuat jadwal perencanaan dari kegiatan di bagian produksi berdasarkan permintaan dari bagian pemasaran dan berdasarkan kapasitas
mesin c.
Memonitoring realisasi jadwal pembelian dan penerimaan bahn baku yang sudah ditentukan
d. Mengecek stok dari bahan baku dan kemasan.
Wewenang : Berwenang untuk membuat surat pembelian.
Universitas Sumatera Utara
BAB III LANDASAN TEORI
3.1. Perencanaan dan Pengendalian Produksi
