66 Lampiran 3 POB pemrosesan dokumen ilmiah elektronik IPB
INSTITUT PERTANIAN BOGOR - DKSI
Kode : POB-DATA-304
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Tanggal Berlaku
: 8 Agustus 2010 Pemrosesan Dokumen
Ilmiah Elektronik DKSI Nomor Revisi
: 02
1. TUJUAN
1.1. Mendukung pencapaian standar pengelolaan dokumen ilmiah dalam bentuk digital;
1.2. Mengoptimalkan penggunaan fasilitas alat pemindaian dokumen yang telah tersedia;
1.3. Mendukung penyimpanan dokumen ilmiah yang bernilai guna lebih mudah disediakan dan dikumpulkan dengan cepat, tepat, aman, dan efisien
jika sewaktu-waktu dibutuhkan; 1.4. Mendukung pencapaian jaminan bahwa isi, konteks, dan struktur dokumen
ilmiah dapat dikelola secara keseluruhan sehingga mampu menjamin keaslian dan kehandalan dokumen ilmiah.
b. RUANG LINGKUP
2.1. Prosedur operasi baku ini mencakup pemindaian dokumen ilmiah. Mulai
tahap permintaan data, pemilahan data, pemindaian data, dan penyimpanan data.
2.2. Prosedur operasi baku ini berisi proses pemindaian dokumen ilmiah pada
tahap konversi format data data digital dan penyimpanan data secara on- line
. c.
DEFINISI 3.1.
Institut: Institut Pertanian Bogor IPB sebagai penyelenggara pendidikan tinggi.
3.2. DKSI: Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi, yaitu unit kerja
institut.
1.2. Daring: Dalam jaringan atau lebih dikenal dalam istilah asing yaitu on-line
3.3. Repository: sistem informasi berbasis web yang berisi kumpulan informasi
karya ilmiah yang ada di lingkungan Institut, yang disusun oleh warga Institut dan diterbitkan serta di pulikasikan oleh Institut
3.4. unit kerja: Unit kerja di Institut 3.5. dept: deprtemen di Institut
3.6. fak: fakultas di d.
REFERENSI
4.1. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik indonesia Nomor 37 tahun 2006 tentang tata kearsipan di lingkungan Departemen Pendidikan
Nasional
67 4.2.
Peraturan Rektor Institut Pertanian Bogor Nomor: 06I3PL2010 tentang Serah-Simpan Karya Ilmiah di Lingkungan Institut Pertanian Bogor
1.
Ketentuan Umum
1.1. Kriteria dokumen ilmiah yang dapat digitalisasi.
1.1.1. Dokumen merupakan tulisan karya ilmiah yang disusun atau dibuat oleh dosen, staf, mahasiswa Institut pada saat karya ilmiah tersebut
dipublikasikan. 1.1.2. Jenis karya ilmiah dapat berupa skripsi, disertasi dan tesis atau selain
sikripsi, disertasi dan tesis jurnal, prosiding, artikel, orasi ilmiah, laporan penelitian dan presentasi artikel ilmiah.
1.1.3. Dokumen merupakan dokumen milik Institut yang dipulbilasikan di Institut.
1.1.4. Dokumen bukan berupa buku komersial atau belum dipublikasikan. 1.2.
Ketentuan penamaan dan pengelompokan dokumen ilmiah. 1.2.1. Penamaan dokumen ilmiah skripsi, disertasi dan tesis.
1.2.1.1. Penamaan skripsi
yaitu: [huruf
fakultas ][dua
digit tahun
kelulusan ][tiga huruf inisial pengarang] contoh: A11abc.
1.2.1.2. Penamaan disertasi dan tesis yaitu: [empat digit tahun kelulusan][tiga huruf inisial pengarang
] contoh: 2011abc. 1.2.1.3. Pengelompokan pada media penyimpanan lokal adalah berdasarkan
fakultas yang ada di lingkungan Institut. 1.2.1.4. Pengelompokan skripsi, disertasi dan tesis pada repository adalah
berdasarkan depertemen yang ada di lingkungan Institut. 1.2.2. Penamaan dan pengelompokan dokumen ilmiah selain skripsi, disertasi
dan tesis 1.2.2.1. File ilmiah diberi nama berdasarkan judul artikel, inisial nama
pengarang dan tahun terbit. 1.2.2.2. Artikel yang tercantum dalam sebuah buku dikumpulkan dalam satu
folder yang dinamai sama dengan sebagian atau seluruh bagian judul buku tersebut
1.3. Ketentuan pemotongan dokumen ilmiah menjadi beberapa bagian 1.3.1. Dokumen ilmiah skripsi, disertasi dan tesis
1.3.1.1. Dokumen ilmiah dipotong menjadi beberapa bagian berdasarkan sub judul utama yang tercantum didalamnya.
1.3.1.2. Pembagian tersebut yaitu: 1.3.1.2.1. Cover: berisi halaman cover, halaman sampul, sampai halaman
pengesahan 1.3.1.2.2. Abstrak: berisi abstrak dan atau ringkasan dalam satu atau dua
bahasa.
