40 masih tersebar. Sehingga bilamana dibutuhkan, maka harus dilakukan penelusuran
ke folder-folder yang berada di server Porsea.
Penyelarasan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis di ITD
Penyelarasan manajemen pengetahuan terdiri dari 3 tahapan yang diuraikan pada bagian di bawah ini.
1. Identifikasi Tujuan dan Strategi Bisnis di ITD
Berdasarkan hasil wawancara di ITD belum ada penunjukan secara tertulis terkait dengan penanganan repositori institusi. Oleh sebab itu wawancara
dilakukan terhadap 3 unit yaitu SDI Sumber Daya Informasi, LPPM Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat dan Perpustakaan. Berikut adalah uraian
dari tujuan dan strategi manajemen pengetahuan, yaitu: misi LPPM ITD salah satunya adalah mendiseminasikan hasil-hasil penelitian melalui seminar,
lokakarya, dan media lainnya sehingga mencapai sasaran seluas-luasnya, selanjutnya SDI mempunyai misi untuk menciptakan ICT menjadi dukungan
strategi dalam infrastruktur ITD serta mengelola dan menyediakan dan informasi dengan kualitas data yang tinggi.
Di sisi lain Perpustakaan ITD mempunyai visi dan misi sebagai berikut: a. Visi Perpustakaan ITD adalah:
Sebagai pusat informasi terkemuka yang menyediakan layanan informasi cetak maupun non cetak dan juga penyedia layanan informasi
berteknologi tinggi. b. Misi Perpustakaan ITD adalah:
Misi Perpustakaan ITD adalah menyediakan layanan pustaka yang mendukung program-program akademik dan non akademik. Selanjutnya
memberikan layanan informasi cetak maupun non cetak bagi seluruh civitas akademika ITD maupun kepada masyarakat umum. Selanjutnya yang ketiga
adalah meningkatkan cara dan proses diseminasi koleksi lebih efisien dan efektif. Terakhir meningkatkan keragaman koleksi demi peningkatan mutu layanan.
Hal-hal yang dilakukan untuk setiap unit adalah: 1. LPPM telah mengumpulkan publikasi dosen, dari mulai tahun 2010 sampai
dengan tahun 2014 hingga mencapai 90 publikasi dosen pada seminar dan jurnal.
2. SDI membangun sistem informasi untuk ITD. 3. Perpustakaan mengumpulkan koleksi publikasi sampai saat ini masih dalam
bentuk hardcopy baik hasil publikasi dosen pada seminar atau jurnal nasional dan internasional. Sampai dengan saat ini total publikasi tugas akhir
mahasiswa sebanyak 262 eksemplar dan diktat sebanyak 7.
Sementara itu unit di bawah akademik yaitu panitia tugas akhir TA sebagai bagian dari tim akademik menyediakan folder di server Sitoluama
sehingga mahasiswai dapat mengunggah tugas akhirnya pada server dimaksud. Namun demikian dalam dokumen TA belum ada halaman pernyataan dari
mahasiswa penyusun TA yang memberikan hak royalti bebas non-ekslusif kepada institusi. Hak royalti bebas non-ekslusif adalah hak yang diberikan penulis kepada
institusi untuk mengalihmedia, mengelola, dan mempublikasikan di internet atau media lain tanpa perlu meminta izin dari penulis.
41 Berdasarkan wawancara dengan panitia TA 2015, pada masa yang akan
datang mahasiswa wajib menyerahkan softcopy langsung ke perpustakaan. Hal ini untuk memastikan bahwa TA yang diserahkan dalam bentuk softcopy dan versi
akhir.
Berdasarkan hasil wawancara dimaksud belum ada pengelolaan pengetahuan yang terpusat pada satu unit sehingga hal ini akan sangat
menyulitkan dalam mengelola pengetahuan. Namun demikian berdasarkan informasi dari WR1 ITD, pengelolaan repositori institusi pada masa yang akan
datang akan ditangani oleh Tim SDI Sumber Daya Informasi dan Perpustakaan ITD. Hal ini masih berupa wacana dan belum dituangkan dalam SK. Tim SDI
akan menangani tentang sistem informasi untuk repositori institusi, sedangkan perpustakaan akan menangani perihal konten. Terkait SK serah simpan publikasi
masih sebatas SK yang dikeluarkan oleh LPPM dan hanya mengatur serah simpan karya ilmiah dosen saja. Dengan demikian diperlukan SK yang mengakomodasi
penghimpunan seluruh karya ilmiahpublikasi dari sivitas akademika ITD.
3. Menganalisis ekspansif strategi pendekatan manajemen pengetahuan
codification atau personalization.
Merujuk pada model pertanyaan dari Tiwana 1990 yang dapat dilihat pada Lampiran 9, maka dilakukan analisis terhadap strategi pendekatan
manajemen pengetahuan yang dilakukan di ITD. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala Biro TIK ITD strategi pengelolaan pengetahuan di ITD sebesar
78 pengetahuan dikelola dengan menggunakan pendekatan kodifikasi dan 22 dikelola dengan menggunakan pendekatan personalisasi. Berdasarkan data
dimaksud maka pengetahuan di ITD difokuskan pada pengindeksan dan penggunaan kembali pengetahuan yang ada. Oleh sebab itu pengelolaan di ITD
memang sesuai dalam mengembangkan repositori institusi. a.
Menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan menghubungkannya dengan kesenjangan strategis Zack
framework.
Analisis SWOT di ITD yang tertuang pada rencana strategis ITD tahun 2015-2019 belum mempertimbangkan pengembangan pengetahuan di ITD. Hal
ini dimungkinkan karena pada periode tahuan dimaksud adalah fase 1 dari 4 fase tahapan pengembangan ITD. Pada fase 1 merupakan fase Established Learning
Institute
2015-2019. Tahapan tersebut adalah merupakan tahap koordinasi dan peningkatan komitmen untuk pengembangan Institut ITD 2015. Kendati
demikian analisis tetap dilakukan dengan menggunakan berdasarkan Zack framework
dapat dilihat pada Gambar 7 sehingga diketahui kesenjangan pengetahuan dan kesenjangan strategi.
