Konten Repositori Studi Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi: Studi Kasus Institut Teknologi Del
31 IPB ke sistem informasi repositori IPB dengan alamat
http:repository.ipb.ac.id .
Tampilan repositori IPB dapat dilihat pada Lampiran 5-7. Penyelarasan Manajemen Pengetahuan dengan Strategi Bisnis di IPB
Pada tahap ini dilakukan wawancara terhadap pihak IPB. Berikut hal-hal yang dilakukan pada tahap ini, yaitu:
1. Mengidentifikasi tujuan dan strategi IPB DIDSI untuk menyelaraskannya dengan sistem manajemen pengetahuan.
Tujuan DIDSI adalah menyiapkan fasilitas jaringan internet dan pengembangan sistem informasi untuk IPB, mengelola sistem informasi IPB,
salah satunya adalah repositori institusi yang dapat diakses melalui link http:repository.ipb.ac.id
. Strategi yang digunakan dalam mengelola repositori institusi adalah
a. Memperkuat pengelolaan repositori institusi dengan adanya SK Rektor mengenai serah simpan karya ilmiah Nomor 0613PL2010, selain itu juga
diperkuat dengan adanya SK Rektor Nomor 309IT3TI2013 terkait Tim yang mengelola repositori institusi peremajaan repositori institusi.
b. Melakukan crash program terkait pengelolaan repositori institusi yang dimulai pada tahun 2011 s.d. dengan 2012. Sehingga pada saat itu yaitu tahun
2011 jumlah karya ilmiah yang diunggah meningkat dari 2457 menjadi 47274 karya ilmiah pada tahun 2012.
c. Melakukan upaya jemput bola ke unit-unit di IPB untuk meningkatkan jumlah karya ilmiah IPB Scientific Repository.
d. Melakukan upaya perbaikan sistem informasi baik dari segi tampilan dan kemudahan dalam melakukan temu kembali karya ilmiah sehingga dapat
meningkatkan jumlah pengunjung web. Berdasarkan hasil analisis terhadap wawancara dimaksud sebelumnya
maka IPB telah memiliki tujuan dan strategi yang selaras dengan manajemen pengetahuan. Hal ini dapat dilihat dari tujuan DIDSI sebagai pengelola sistem
informasi dan strategi yang dilakukan dalam upaya mengelola pengetahuan yang ada di IPB sehingga pengetahuan dimaksud lebih bernilai dan meningkatkan
pengetahuan tidak hanya dalam lingkup siva IPB dan nasional namun telah pula menjadi rujukan bagi mahasiswa-mahasiswa internasional. Becerra dan Sabherwal
2010 adanya manajemen pengetahuan dapat meningkatkan dampak pengetahuan terhadap pencapaian tujuan organisasi dengan biaya yang efektif.
2. Menganalisis ekspansif strategi pendekatan manajemen pengetahuan Hasil analisis terhadap strategi dalam mengelola pengetahuan di IPB
disajikan merujuk pada analisis berdasarkan Tiwana 1990, dimana pada tahapan dimaksud kuesioner diberikan kepada pakar yaitu dosen Ilkom IPB yang pernah
menangani repositori institusi IPB. Hasil kuesioner disajikan pada Lampiran 8. Berdasarkan hasil perhitungan terhadap kuesioner yang diberikan kepada pakar
maka 89 pengetahuan di IPB dikelola dengan pendekatan kodifikasi dan 11 dikelola dengan pendekatan personalisasi. Berdasarkan hasil dimaksud maka
pengelolaan pengetahuan di IPB difokuskan pada kodifikasi yaitu strategi yang difokuskan pada teknologi penyimpanan, pengindeksan, temu kembali, dan
penggunaan kembali pengetahuan yang disimpan. Sedangkan 11 pengelolaannya adalah dengan strategi personalisasi adalah lebih difokuskan
32 untuk menghubungkan pengetahuan pekerja melalui jaringan dan untuk
pemecahan kasus unik yang lebih bergantung pada tacit knowledge dan pakar. Tiwana 1990 menyatakan bahwa database dan repositori menjadi fokus utama
pada strategi kodifikasi.
Hal ini didukung oleh pendapat Hansen 2001 yang menyatakan bahwa Sebuah organisasi tidak bisa menggunakan kedua strategi sekaligus dengan
proporsi yang sama. Sebuah organisasi pun tidak bisa hanya menggunakan salah satu strategi dan meninggalkan yang lain. Contoh perusahaan yang sukses
menerapkan knowledge management KM seperti Ernst Young, Andersen Consulting, dan McKinsey, mereka memilih salah satu strategi untuk diberi
proporsi 80 dan juga menggunakan strategi yang lainnya dengan proporsi 20. Strategi mana yang dipilih untuk beri penekanan khusus, juga tidak akan sama
antara organisasi yang satu dengan yang lainnya 3. Menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan menghubungkannya dengan
kesenjangan strategis Zack framework. Analisis SWOT di IPB mempertimbangkan pengembangan pengetahuan di
IPB. Diseminasi hasil-hasil penelitian yang masih terbatas menjadi salah satu peluang dalam hal pemanfaatan repositori institusi untuk meningkatkan
diseminasi hasil riset segenap civitas akademika di IPB. Bergerak dari hasil analisis SWOT yang tertuang pada rencana strategis IPB tahun 2014-2019 maka
analisis terhadap kesenjangan pengetahuan dan kesenjangan strategi berdasarkan Zack framework dapat dilihat pada Gambar 6.
IPB Scientific Repository mencakup
seluruh publikasi ilmiah dosen IPB.
1. Menyediakan fasilitas unggah mandiri pada repositori institusi IPB untuk memudahkan
penelitidosen dalam melakukan unggah secara mandiri pada IPB Scientific Repository.
2. Menyediakan SOPSK terkait dengan unggah mandiri publikasi institusi. SOPSK
pengelolaan publikasi yang tidak dilakukan dengan cara unggah mandiri sebelumnya sudah
tersedia. 3. Sosialisasi terkait unggah mandiri artikel
ilmiah untuk membudayakan unggah mandiri pada civitas akademika IPB.
IPB Scientific Repository belum
mencakup keseluruhan publikasi penelitian
seluruh dosen IPB sehingga diseminasi
hasil-hasil riset yang inovatif masih terbatas.
1. Menyediakan repositori institusi 2. Melakukan jemput bola dengan mengunjungi
setiap departemen untuk mendapatkan karya ilmiah.
3. Melakukan alih media untuk dokumen ilmiah non digital.
Hubungan strategi pengetahuan
Hubungan pengetahuan strategi Kesenjangan strategi
Kesenjangan pengetahuan
Gambar 6 Strategic network gap dengan Framework Zack di IPB
33 Berdasarkan hasil analisis kesenjangan pengetahuan terhadap repositori IPB
maka dapat dilihat pada Gambar 6 bahwa IPB memahami tentang pentingnya repositori institusi sehingga repositori institusi sebagai kumpulan ilmu
pengetahuan dikelola dengan baik. Becerra dan Sabherwal 2010 mendefinisikan manajemen pengetahuan sebagai
aktivitas-aktivitas dalam menemukan pengetahuan knowledge discovery, membekukan pengetahuan knowledge
capture , membagikan pengetahuan knowledge sharing, dan mengaplikasikan
pengetahuan knowledge application. Pengelolaan repositori IPB juga selain bertujuan mengumpulkan
pengetahuan IPB dalam satu wadah juga berdampak pada peningkatan peringkat webometrics
institusi. Pada tahun 2015 IPB berhasil meraih peringkat 1 webometrics
untuk repositori institusi di Indonesia. Pada Gambar 6 juga dapat dilihat adanya kesenjangan pengetahuan yaitu:
IPB Scientific Repository seharusnya mencakup keseluruhan publikasi institusi diantaranya adalah penelitian seluruh dosen IPB sehingga diseminasi hasil-hasil
riset yang inovatif tidak terbatas seperti yang tertera pada rencana strategis IPB tahun 2014-2019. Sementara itu berdasarkan Gambar 6 juga dapat dilihat
kesenjangan antara strategi yang dilakukan dengan strategi yang harus dilakukan dalam mengelola publikasi institusi sebagai pengetahuan yaitu diperlukannya
penyediaan fasilitas unggah mandiri pada repositori institusi IPB untuk memudahkan penelitidosen dalam melakukan unggah secara mandiri pada IPB
Scientific Repository. Hal tersebut merupakan upaya diseminasi hasil-hasil riset dari dosenpeneliti. Dengan faslitas dimaksud juga akan meminimalisasi tugas alih
media dari dokumen non digital ke digital, karena penelitidosen tentunya memiliki softcopy artikelnya. Selain itu strategi lain yang seharusnya ada adalah
menyediakan SOPSK terkait dengan unggah mandiri publikasi institusi dan mensosialisasikan tentang unggah mandiri artikel ilmiah kepada civitas
akademika IPB.
Penentuan Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi ITD
Tahapan penelitian yang dilakukan di ITD adalah evaluasi terhadap infrastruktur yang sedang berjalan dan penyelarasan manajemen pengetahuan
dengan strategi bisnis. Tahapan dimaksud diuraikan sebagai berikut:
Penelitian Infrastruktur ITD
Evaluasi terhadap infrastruktur dilakukan di ITD pada elemen-elemen berikut ini, yaitu: