Metadata dan Konten Repositori

14 a. Bahan dan sumber full text, termasuk jurnal elektronik, koleksi digital yang bersifat terbuka open access, buku elektronik, surat kabar elektronik, dan tesis serta disertasi digital. b. Sumber daya metadata, termasuk perangkat lunak digital berbentuk katalog, indeks dan abstrak, atau sumber daya yang menyediakan informasi tentang informasi lainnya. c. Bahan-bahan multimedia digital. d. Situs Internet. Konten repositori menurut Crow 2002 tergantung pada tujuan yang ditetapkan oleh masing-masing institusi, repositori institusional dapat berupa produk hasil kerja mahasiswa, dosen, peneliti, dan staf seperti portofolio elektronik mahasiswa, bahan ajar, laporan tahunan lembaga, rekaman video, foto, program komputer, dan karya seni, grey literature, disertasi dan tesis dalam bentuk elektronik, makalah konferensi dan monograf. Repositori digital memungkinkan lembaga dan departemen meningkatkan nilai mereka. Koleksi repositori institusi beragam untuk setiap institusi, ANBL 2007 membagi koleksi repositori menjadi 3 bagian yaitu: 1. Scientific output terdiri dari semua karya ilmiah, artistik, keluaran dari pengajaran dan manajemen, dokumen yang dapat diakses secara terbuka, dokumen yang akan atau telah diterbitkan secara formal, property institusi didalamnya termasuk game atau gambar, software, foster, jurnal institusi, paten, materi kongres, audio visual, karya ilmiah yang belum atau sudah diterbitkan pada jurnal. 2. Institutional andor managing output terdiri dari: jurnal yang berisi informasi mengenai institusi yang dipublikasikan oleh institusi, peraturan dan tata tertib, dokumen arsip, tulisan, poster, dokumen kerja, dan laporan teknis. 3. Learning Objects terdiri dari pedoman belajar dan latihan, bahan audio visual, catatan kelas, simulator, fulltext bibliography, slide presentasi di kelas, online test , panduan laboratorium, dan blog. Sementara itu terkait konten repositori institusi dapat juga ditegaskan dengan adanya surat keputusan rektor seperti yang dilakukan pada Institut Sepuluh November. Sutedjo 2014 menyebutkan bahwa yang menjadi bagian dari repositori institusi pada Institut Teknologi Sepuluh November adalah Tugas Akhir, Tesis, Disertasi, Buku Teks, BukuModul Ajar, Laporan Penelitian dan Pengabdian Pada Masyarakat, Prosiding WorkshopLokakaryaSeminar dan sejenisnya, Orasi Ilmiah, Buku Pedoman Praktikum, Jurnal Ilmiah, Hasil Paten, dan Hasil Lomba Karya Ilmiah Mahasiswa Juara I,II dan III di tingkat institutregionalnasionalinternasional. 4. AturanSOP Dini-Kounoudes 2011 menyatakan dalam membangun repositori ada berbagai kebijakan yang harus diputuskan. Kebijakan harus mencakup lingkup repositori, konten, tingkat akses, hak-hak hukum, standar, keberlanjutan. Kebijakan dapat berupa Surat keputusan SK dan prosedur operasional baku POBSOP. Standard Operational Procedure SOP diperlukan saat akan membangun repositori institusi. Mustafa 2014 menyatakan dalam membangun repositori institusi aturan dan SOP harus ada. Menurut Hasan 2012, SOP atau peraturan 15 standar diperlukan untuk menghindari benturan kebijakan antara pimpinan dan pustakawan ketika proses penghimpunan koleksi dilakukan. Pada SOP yang diatur adalah peraturan simpan karya ilmiah untuk seluruh civitas akademika pada satu institusi. Kebijakan dari pemangku kepentingan atau stake holder yang mendukung kegiatan simpan karya institusi akan mempengaruhi keberhasilan pengembangan repositori institusi. Dukungan dari pimpinan akan memungkinkan penghimpunan karya cipta civitas akademika dapat dilaksanakan secara berkesinambungan. Dukungan dari pimpinan ini dapat ditegaskan dengan keluarnya SK terkait repositori institusi. Dalam hal SOP untuk pendigitalisasian dokumen untuk repositori institusi dapat menggunakan dokumen SOP untuk perpustakaan digital. Menurut Syachrulramdhani 2010, pustaka dalam grand design perpustakaan digitalnya memiliki SOP yaitu: a. SOP untuk digitalisasi bahan perpustakaan. b. SOP untuk penanganan dokumen digital. c. SOP untuk pemeliharaan jaringan. d. SOP untuk pemeliharaan web Selain SOP, hal lain yang diperlukan juga adalah aturan lain sebagai pendukung repositori institusi. Sutedjo 2012, menyatakan perpustakaan ITS menempuh langkah strategis dengan mengusulkan agar ketentuan wajib serah simpan diperkuat dengan adanya surat keputusan rektor SK sehingga kegiatan repositori institusi memiliki kekuatan hukum. Dengan adanya SK rektor maka artinya kegiatan repositori didukung oleh pimpinan dan menjadi kewajiban sivitas akademika untuk menjalankan SK tersebut.

5. Anggaran

Dalam Burns 2013, Piourun Palmer melaporkan biaya yang berkaitan dengan digitalisasi disertasi untuk repositori institusi. Mereka menyebutkan bahwa biaya untuk memindai dan mendigitalkan 320 dokumen berjumlah 23.562, yang meliputi 906 jam kerja dan biayanya 0,27 per halaman. Giesecke 2011 “Perbaikan menulis bahwa perkiraan untuk biaya membangun berbagai repositori lebih dari 130.000 per tahun menjadi lebih dari 248.000 per tahun di Massachusetts Institute of Technology MIT ”. Menurut Deegan 2002 pembangunan yang berkelanjutan dan anggaran yang tersedia dibutuhkan untuk mengelola koleksi digital secara efektif dan berkelanjutan. Tanpa 2 faktor yang disebut di atas maka pembaruan teknologi dan peningkatan keahlian staf sebagai pengelola koleksi digital tidak akan tercapai. Siregar 1999 menyatakan bahwa penyediaan layanan digital memerlukan pendanaan baik untuk investasi awal maupun operasionalnya. Dana investasi digunakan untuk proses digitalisasi. Besarnya biaya yang diperlukan tergantung pada berbagai faktor diantaranya infrastruktur dan prasarana yang tersedia, jumlah terminal layanan akses yang disediakan, jenis server yang akan digunakan dan tenaga pengembang yang tersedia. Dengan demikian maka dalam membangun repositori institusi penganggaran dana harus dilakukan terlebih jika perangkat infrastrukturnya belum tersedia. Jika perangkat infrastruktur terutama jaringan belum tersedia maka tentunya anggaran untuk repositori institusi ini akan besar. Berbeda dengan 16 institusi yang hanya perlu membangun sistem informasi saja karena infrastruktur jaringannya sudah ada sebelumnya. Repositori IPB Keseriusan IPB dalam mengembangkan repositori institusi diperkuat dengan adanya indikator kunci kinerja yang memuat tentang webometrics pada rencana kerja dan anggaran IPB RKA tahun 2010. Pada RKA dimaksud sasaran indikator kunci, dan target mutu kinerja IPB tahun 2008-2013 memuat pilar perluasan akses dan peningkatan kualitas pendidikan dan kemahasiswaan IPB. Pada pilar dimaksud dituangkan pengembangan sistem penjaminan mutu pendidikan, sasaran poin terpenuhinya persyaratan IPB sebagai word class university yang unggul dengan salah indikator kunci kinerjanya adalah posisi IPB dalam webometrics di Indonesia. Selain itu berdasarkan renstra IPB tahun 2014-2018 memuat rencana pengembangan sistem informasi di IPB diantaranya adalah IPB scientific repository, IPB vocational repository dan berbagai sistem informasi lainnya. Sistem informasi di IPB masa yang akan datang akan diintegrasikan satu dengan yang lainnya lebih efektif dan efisien. Untuk mendukung pengaksesannya maka berdasarkan renstra dimaksud bahwa bandwith internet IPB penting untuk terus ditingkatkan, pada tahun 2012 bandwith internet IPB telah mencapai 635 Mbps Suhardiyanto 2014 IPB Scientific Repository mengumpulkan, menyebarkan dan menyediakan secara persisten dan akses yang andal terhadap penelitian dan karya ilmiah dosen, staf dan mahasiswa Institut Pertanian Bogor. Keanggotaan repository.ac.id hanya diperkenankan bagi civitas akademika saja berhubung aksesnya menggunakan user dan password mahasiswa IPB. Berdasarkan data pada web repositori IPB jumlah total koleksi sampai dengan Juni 2015 sebanyak 63893 koleksi. Koleksi dimaksud dapat dilihat pada Tabel 1. Tabel 1 Koleksi IPB scientific repository periode Juni 2015 No Jenis Koleksi Jumlah 1 Tesis dan disertasi 48201 2 IPBana 6050 3 IPB E-Journal 2972 4 IPBs Books 2810 5 Research and Community Empowerment LPPM 1316 6 Research and Strategic Issue Studies RKS 291 7 Research Center 76 8 Scientific Orations 55 9 Student Papers 2122 Total 63893 Berdasarkan data dari webometrics periode tahun 2015, IPB Scientific Repository mampu mencapai peringkat 1 webometrics repositori untuk regional Indonesia. Disusul oleh Universitas Diponegoro, Institut Teknologi 10 November, Universitas Pendidikan Indonesia, dan Universitas Gadjah Mada.