41 Berdasarkan wawancara dengan panitia TA 2015, pada masa yang akan
datang mahasiswa wajib menyerahkan softcopy langsung ke perpustakaan. Hal ini untuk memastikan bahwa TA yang diserahkan dalam bentuk softcopy dan versi
akhir.
Berdasarkan hasil wawancara dimaksud belum ada pengelolaan pengetahuan yang terpusat pada satu unit sehingga hal ini akan sangat
menyulitkan dalam mengelola pengetahuan. Namun demikian berdasarkan informasi dari WR1 ITD, pengelolaan repositori institusi pada masa yang akan
datang akan ditangani oleh Tim SDI Sumber Daya Informasi dan Perpustakaan ITD. Hal ini masih berupa wacana dan belum dituangkan dalam SK. Tim SDI
akan menangani tentang sistem informasi untuk repositori institusi, sedangkan perpustakaan akan menangani perihal konten. Terkait SK serah simpan publikasi
masih sebatas SK yang dikeluarkan oleh LPPM dan hanya mengatur serah simpan karya ilmiah dosen saja. Dengan demikian diperlukan SK yang mengakomodasi
penghimpunan seluruh karya ilmiahpublikasi dari sivitas akademika ITD.
3. Menganalisis ekspansif strategi pendekatan manajemen pengetahuan
codification atau personalization.
Merujuk pada model pertanyaan dari Tiwana 1990 yang dapat dilihat pada Lampiran 9, maka dilakukan analisis terhadap strategi pendekatan
manajemen pengetahuan yang dilakukan di ITD. Berdasarkan hasil wawancara dengan kepala Biro TIK ITD strategi pengelolaan pengetahuan di ITD sebesar
78 pengetahuan dikelola dengan menggunakan pendekatan kodifikasi dan 22 dikelola dengan menggunakan pendekatan personalisasi. Berdasarkan data
dimaksud maka pengetahuan di ITD difokuskan pada pengindeksan dan penggunaan kembali pengetahuan yang ada. Oleh sebab itu pengelolaan di ITD
memang sesuai dalam mengembangkan repositori institusi. a.
Menganalisis kesenjangan pengetahuan dengan menghubungkannya dengan kesenjangan strategis Zack
framework.
Analisis SWOT di ITD yang tertuang pada rencana strategis ITD tahun 2015-2019 belum mempertimbangkan pengembangan pengetahuan di ITD. Hal
ini dimungkinkan karena pada periode tahuan dimaksud adalah fase 1 dari 4 fase tahapan pengembangan ITD. Pada fase 1 merupakan fase Established Learning
Institute
2015-2019. Tahapan tersebut adalah merupakan tahap koordinasi dan peningkatan komitmen untuk pengembangan Institut ITD 2015. Kendati
demikian analisis tetap dilakukan dengan menggunakan berdasarkan Zack framework
dapat dilihat pada Gambar 7 sehingga diketahui kesenjangan pengetahuan dan kesenjangan strategi.
42
Seluruh publikasi institusi telah disimpan dalam bentuk
digital dan berada pada 1 wadah, diantaranya adalah
buletin, orasi ilmiah, dan prosiding
1. Mengembangkan repositori institusi.
2. Menerbitkan SK serah simpan seluruh publikasi institusi pada satu
wadah. 3. Menerbitkan aturan tentang
penulisan tugas akhir yang mencantumkan tentang aturan
pernyataan royalti bebas non- eksklusif pada tugas akhir.
4. Menyediakan SOP terkait pengembangan repositori institusi.
Publikasi ilmiah institusi berisi Tugas Akhir dan karya ilmiah
dosen. 1. SK terkait serah simpan publikasi
masih terbatas pada SK pemberian reward
yang di dalamnya mencantumkan tentang penyimpanan
publikasi dosen. 2. Penyimpanan publikasi masih
terpisah-pisah, dimana Tugas Akhir dikumpulkan pada server Porsea dan
Sitoluama, sedangkan publikasi lainnya berada pada server Porsea.
Hubungan strategi pengetahuan
Hubungan pengetahuan strategi Kesenjangan strategi
Kesenjangan pengetahuan
Gambar 7 Strategic network gap dengan Framework Zack di ITD Berdasarkan hasil penelitian yang ditunjukkan pada Gambar 7, terdapat
kesenjangan pengetahuan dan kesenjangan strategis dalam pengelolaan pengetahuan di ITD. Pengetahuan yang seharusnya dikelola dan diterapkan adalah
seluruh publikasi institusi telah disimpan dalam bentuk digital dan berada pada 1 wadah, diantaranya adalah buletin, orasi ilmiah, dan prosiding. Sementara itu
strategi yang seharusnya dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Mengembangan repositori institusi.
2. Menerbitkan SK serah simpan seluruh publikasi institusi pada satu wadah. 3. Menerbitkan aturan tentang penulisan tugas akhir yang mencantumkan tentang
aturan pernyataan royalti bebas non-eksklusif pada tugas akhir. 4. Menyediakan SOP terkait pengembangan repositori institusi.
Pembentukan Tim Pengembangan Repositori Institusi
Untuk pengembangan Repositori Institusi di ITD, timnya akan berasal dari SDI dan Perpustakaan. SDI sebagai pengembang sistem informasi sementara itu
perpustakaan bertugas mengumpulkan, mengelola, dan mengunggah, serta mengedit dokumen digital yang ada. Berikut adalah tim dalam pengelolaan
repositori institusi yaitu Marojahan Developer, Eka Stevani Administrator
