Analisis SWOT di ITD

9 Berdasarkan hasil analisis SWOT di atas maka kekuatannya adalah sebagai kampus pilihan di Sumatera Utara diharapkan mahasiswa-mahasiswa yang diterima adalah mahasiswa-mahasiswa pilihan yang tidak hanya mampu menyelesaikan studi dengan gemilang, namun juga menghasilkan karya tulis yang berkualitas. Selain itu juga sebagai peluang, adanya pendanaan dari instansi swasta, pemerintah, dan ITD sendiri menjadi suatu kesempatan yang sangat baik bilamana peluang dimaksud dapat dimanfaatkan untuk melaksanakan riset-riset yang pada akhirnya salah satu keluarannya adalah artikel ilmiah yang merupakan konten dari repositori institusi. Keterkaitan KMS dengan Repositori Institusi Terkait dengan sistem manajemen pengetahuan, pada institusi pendidikan perlu dikembangkan sistem manajemen pengetahuan. Hal ini sejalan dengan pendapat Angestam 2007 yang mengatakan bahwa pengelolaan sumber daya pengetahuan berguna untuk mendapatkan dan mempertahankan competitive advance organisasi. Pada sebuah institusi manajemen repositori adalah termasuk manajemen pengetahuan. Menurut White 2005 penilaian terhadap peran repositori dalam konteks proses manajemen pengetahuan membantu mengidentifikasi beberapa jenis layanan yang perlu dikembangkan untuk mencapai sukses. Semua jenis repositori institusi harus senantiasa dikembangkan isinya dan tumbuh menjadi sebuah lembaga. Repositori Institusi Pengertian Repositori Institusi Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, telah menunjukkan pengaruh yang luar biasa di setiap sendi kehidupan manusia, terutama jaringan internet. Hal tersebut telah merambah pula ke perpustakaan. Dampaknya, perpustakaan sedikit demi sedikit mulai ditinggalkan pemustakanya, mereka lebih memilih internet untuk mencari informasi dibanding mencari koleksi cetak yang tersedia di perpustakaan. Hal tersebut dapat dipahami karena internet menawarkan kecepatan, ketepatan dalam penelusuran informasi. Sehingga pemustaka yang selama ini memilih pemanfaatan koleksi cetak, telah beralih ke koleksi digital Sutedjo 2012. Salah satu perkembangan dari pemanfaatan teknologi informasi adalah adanya repositori institusi. Menurut Crow 2002 repositori institusi adalah arsip digital dari produk intelektual yang diciptakan oleh sivitas akademika sebuah institusi yang didesiminasikan ke segenap sivitas akademika maupun ke luar institusi. Pengertian lain dari repositori institusi RI adalah sebuah layanan dalam bentuk pengelolaan dan pendiseminasian koleksi institusi yang ditawarkan kepada segenap komunitasnya dan hasilnya digunakan untuk komunitas dalam institusi dimaksud Laherty 2011. Barton 2004 mengatakan bahwa repositori institusi adalah sebuah layanan basis data yang dapat menangkap, menyimpan, mengindeks, melestarikan dan mendistribusikan karya ilmiah institusi dalam bentuk digital. Lynch 2002 mendefinisikan repositori institusi sebagai seperangkat layanan yang ditawarkan oleh universitasinstitusi kepada segenap anggota masyarakat untuk mengelola dan mendiseminasikan materi digital yang diciptakan oleh institusi atau anggota 10 masyarakatnya. Hal paling penting dalam kegiatan ini adalah komitmen organisasi untuk membantu pendigitalisasian materi dan preservasi dalam jangka panjang. Menurut Bansode 2012 repositori institusi adalah koleksi digital yang dihasilkan dari karya intelektual institusi. Tujuan dan Manfaat Repositori Repositori institusi memperluas kemampuan perpustakaan akademis untuk berpartisipasi dalam sistem komunikasi ilmiah, dan kemampuan ini harus dianggap sebagai sumber nilai, terutama dalam dunia yang terus bermigrasi ke dalam bentuk digital Burns 2013. Alfa Network Babel Library 2007 menetapkan 5 tujuan institusi membuat dan mengembangkan repositori institusi sebagai berikut: memaksimalkan visibilitas ke masyarakat internasional, membuat umpan balik pada penelitian, membuat dan menyediakan penyimpanan untuk hasil karya intelektual secara elektronik dari institusi tersebut, memberikan akses ke informasi akademik atau hasil karya intelektual, dan menjamin pelestarian jangka panjang hasil karya intelektual institusi. Menurut Bansode 2012 bahwa tujuan dari adanya repositori institusi adalah untuk meningkatkan visibilitas dan sitasi terhadap karya ilmiah institusi, menciptakan satu pintu pengaksesan terhadap koleksi karya ilmiah institusi, menyediakan akses terbuka terhadap koleksi institusi, dan untuk melestarikan karya ilmiah institusi. Barton 2004 mengatakan bahwa universitas dan pustakawan peneliti di seluruh dunia menggunakan repositori dengan tujuan sebagai berikut yaitu komunikasi ilmiah, menyimpan bahan ajar dan modul, penerbitan elektronik, mengelola koleksi dokumen penelitian, melestarikan bahan digital untuk jangka panjang, menambah prestise universitas dengan menampilkan penelitian dari akademisinya, dan mendorong akses terbuka untuk riset karya ilmiah, dan sebagai gudang koleksi digital. Sementara itu Hasan 2012 merumuskan 4 manfaat dalam membangun repositori institusi yaitu, mengumpulkan konten dalam 1 lokasi sehingga lebih mudah ditemukan, mengumpulkan aset intelektual sepanjang waktu, menyediakan akses terbuka terhadap karya intelektual institusi kepada khalayak umum dan menciptakan visibilitas global bagi hasil karya institusi. Elemen-elemen Pengembangan Repositori Repositori institusi adalah jenis perpustakaan digital yang “menangkap” penelitian asli dan kekayaan intelektual lainnya yang dihasilkan oleh civitas institusi. Beberapa hal penting yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat sebuah repositori adalah: tingkat akses, aspek hukum yang meliputi hak cipta dan kepemilikan materi yang disampaikan, standar, termasuk metadata, format dan tipe dokumen, keberlanjutan dan jangka panjang pengarsipan dan pelestarian serta pendanaan yang tersedia untuk mempertahankan repositori Johnson 2002. Sutedjo 2014 menyebutkan bahwa hal-hal yang perlu disiapkan dalam tahap pra pengembangan repositori di ITS adalah staf pengelola programmer, diploma komputer, pustakawan, scanner, jaringan internet, ketersediaan bandwith , komputer server, jaringan komputer, pimpinan institusi yang mendukung, dan pembinaan staf yang berkelanjutan. 11 Sementara itu Hasan 2012 menyatakan bahwa dalam membangun repositori institusi yang merupakan bagian dari perpustakaan digital memiliki empat 4 elemen yang harus disiapkan yaitu: prosedur operasional yang jelas, sarana dan prasarana hardware, software,dan jaringan, konten repositori, dan SDM Pengelola Repositori. Mustafa 2014 mengatakan ada 6 elemen yang dibutuhkan dalam pengembangan repositori institusi yaitu sumber daya manusia, hardware, software, network, metadata dan konten, aturan dan standard operational procedure SOP. Oleh sebab itu dapat disimpulkan bahwa elemen-elemen yang diperlukan dalam pengembangan repositori adalah sumber daya manusia, infrastruktur hardware, software, network, metadata dan konten repositori, anggaran, serta aturan dan SOP. Elemen-elemen di atas diuraikan sebagai berikut: 1. Sumber Daya Manusia SDM Sumber daya manusia adalah elemen penting dalam membangun repositori institusi, tanpa dukungan SDM yang kompeten di bidang IT maka mustahil sistem informasi akan dapat dibangun. Kompetensi SDM sangat diperlukan agar target pengembangan repositori institusi dapat tercapai. Dini-Kounoudes 2011 menyatakan bahwa pertimbangan utama yang perlu diambil dalam membangun repositori institusi adalah staf atau sumber daya manusia. Hal ini penting untuk mengetahui sejak awal apakah jumlah staf yang ada cukup dalam mengembangkan repositori institusi. Jones 2006 menyatakan bahwa untuk membangun repositori institusi dibutuhkan programmers, web designer and experts in multiple metadata. Dalam Syachrulramdhani 2010 dinyatakan bahwa Australian National Training Authority ANTA dari Council of Australian University Directors of Information Technology CAUDIT 2001, Pusat Penelitian Antar Universitas Bidang Mikroelektronika PPAUME dan Institut Teknologi Bandung 2002 dan Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia APJII 2002 menyatakan kompetensi dasar standar Standard core competency yang harus dimiliki semua kategori lapangan pekerjaan di bidang teknologi informasi TI, yaitu: kemampuan mengoperasikan perangkat keras dan mengakses internet. Sedangkan kemampuan lain yang wajib dimiliki adalah: a. Kompetensi sebagai network administrator Network administrator mempunyai tanggung jawab untuk menjaga kelancaran operasional jaringan komputer. b. System administrator System administrator mempunyai tanggung jawab untuk menjaga kelancaran sistem komputer dan pengaturan siapa saja yang berhak mengakses sistem. c. Web Programmerdesigner Web programmerdesigner memiliki tanggung jawab untuk membangun dan mendesain sistem informasi sehingga lebih mudah digunakan user friendly. d. Web Database Administrator Web Database Administrator mempunyai tanggung jawab menjaga kelancaran basis data, melakukan backup agar data selalu aman dan melakukan recovery jika terjadi kerusakan data. 12 e. Programmerdesigner memiliki tanggung jawab untuk membangun dan mendesain sistem informasi sehingga lebih mudah digunakan atau user friendly .

2. Infrastruktur Fisik

Infrastruktur menurut kamus besar bahasa Indonesia Depdikbud 1988 memiliki makna segala sesuatu yang menunjang terselenggaranya suatu proses. Infrastruktur yang dibutuhkan dalam membangun repositori terdiri dari perangkat keras hardware, perangkat lunak software, dan perangkat jaringan network. a. Perangkat Keras Menurut Hasan 2012 yang termasuk dalam komponen perangkat keras adalah komputer, UPS, perangkat untuk membangun LAN atau jaringan wireless. Selain itu juga dibutuhkan alat bantu untuk melakukan alih media ke dalam bentuk digital untuk dokumen yang tidak born digital. Alat bantu alih media dimaksud adalah scanner, audiovideo converter, microfilm converter. Audiovideo converter dan microfilm converter diperlukan jika memang institut dimaksud masih mempunyai koleksi audiovideo dan microfilm. Jones 2006 menyatakan salah satu elemen pemanfaatan biaya yang diperlukan dalam membangun repositori adalah pengadaan server. Sutedjo 2014 menyatakan adapun spesifikasi Server Repositori Perpustakaan ITS yang telah diremajakan adalah HP Intel Xeon 2 GHz, Memory 2 GB, Kapasitas penyimpanan 2 x 500 GB, OS Linux Debian 5, Script PHP 5, dan DBMS MySQL. Sementara itu Mustafa 2014 menyatakan bahwa dalam membangun repositori sebaiknya memiliki 3 server yang digunakan untuk: a. Application server untuk layanan, antar muka, kontak langsung dengan pengguna; b. Content serve r untuk metadatakonten; c. Backup server ; Sangat penting, sering diabaikan dulu. Spesifikasi dapat ditentukan berdasarkan besaran dana dan kebutuhan dapat dilakukan capacity planning untuk content server, dan minimum specification untuk application server . b. Perangkat Lunak Perangkat lunak adalah transformator informasi, memproduksi, mengelola, memperoleh, memodifikasi, menampilkan, atau mengirimkan informasi Pressman 2001. Sementara Maksum 2007 mengatakan bahwa Software mencakup sekumpulan aturan atau panduan untuk kelangsungan aktivitas sistem informasi, program aplikasi komputer, program pengembangan dan program sistem operasi. Sebuah perpustakaan digital paling tidak memerlukan dua perangkat lunak utama yaitu perangkat lunak untuk pencarian koleksi dan perangkat lunak untuk penyimpanan koleksi. Oracle, Microsoft SQL server adalah basis data yang bersifat proprietary, sedangkan MySQL dan PostgreSQL adalah basis data yang sifatnya open source Ruldeviyani dan Sucahyo 2007. Untuk pencarian koleksi umumnya melalui internet, menggunakan web browser . Web browser adalah perangkat lunak yang digunakan untuk menampilkan halaman-halaman website. Web browser yang banyak digunakan saat ini adalah Mozilla firefox, Safari, dan Google Chrom. Sementara itu bahasa 13 pemrograman yang dapat digunakan untuk membangun aplikasi adalah Java, ASP, dan PHP. c. Perangkat Jaringan Jaringan network merupakan unit telekomunikasi yang terdiri atas media, aliran data data flow, topologi, dan aturan, keamanan serta zona telekomunikasi yang diperlukan untuk mengakses informasi yang tersimpan dalam server untuk mempermudah dan mempercepat pada pengguna memperoleh informasi Maksum dan Darmawiredja 2007. Untuk mengoptimalkan layanan pengaksesan repositori institusi secara terbuka maka perpustakaan membutuhkan LAN local area network. Sesuai dengan perkembangan teknologi informasi maka LAN ini sudah dapat digantikan dengan Wi-Fi.

3. Metadata dan Konten Repositori

a. Metadata Metadata adalah data terstruktur tentang data. Menurut Pendit 2007 metadata adalah terstruktur, ditandai dengan kode agar dapat diproses komputer, mendeskripsikan ciri-ciri satuan-satuan pembawa informasi, membantu identifikasi, penemuan, penilaian, dan pengolahan satuan pembawa informasi tersebut. Menurut Crow 2002 karena repositori menyediakan akses yang luas pada komunitas, maka pengguna di luar universitas harus dapat menemukan dan melakukan temu kembali informasi dari repositori. Oleh karena itu sistem pada repositori institusi harus dapat mendukung interoperabilitas dalam rangka memberikan akses melalui beberapa mesin pencari dan alat-alat temu kembali informasi yang lainnya. Sebuah institusi tidak selalu perlu mengimplementasikan pencarian dan pengindeksan fungsional untuk memenuhi permintaan, ini dapat dengan sederhana memperbaiki dan mengekspos metadata, yang memungkinkan layanan lain memanen dan mencari konten. ANBL 2007 menyatakan penciptaan metadata akan memfasilitasi temu kembali informasi dari koleksi repositori institusi. Sekarang mungkin untuk menerapkan skema metadata yang berbeda untuk berbagai jenis isi yang ada dalam repositori, hal yang penting adalah konsistensi pada aplikasi. Hal ini sama pentingnya bahwa mesin pencari metada pemanen mampu memulihkan isi repositori. Metadata diciptakan untuk membangun utilitas semantik yang mampu beroperasi dan memulihkan informasi yang ada dalam jaringan. Menurut Pendit 2007 Dublin Core adalah metadata yang sesuai untuk web resources . Dublin Core memiliki 15 unsur dasar yaitu: title, creator, subject, description, publisher, contributor, date, type, format, identifier, source, language, relation, coverage, dan rights. b. Konten Mustafa 2014 menyatakan konten repositori dapat terdiri dari, disertasi dan tesis, jurnal online, buku elektronik, publikasi orasi ilmiah dan naskah mahasiswa. Pendit et.al 2007 menyatakan secara garis besar ada empat sumberdaya informasi yaitu: