49
Rekapitulasi Perbandingan Persentase Kelayakan
Pada Tabel 20 dapat dilihat perbandingan data hasil penelitian mengenai instrumen penelitian di IPB dibandingkan dengan ITD sebelum dilakukan
pembobotan tiap elemen, yaitu: Tabel 20 Perbandingan kondisi kelayakan infrastruktur IPB dengan ITD
No Elemen
IPB ITD
1 Infrastruktur
100 96
2 Sumber Daya Manusia
100 74
3 Anggaran
100 4
AturanSOP 100
17 5
Konten 100
60
Perhitungan Bobot Elemen Repositori Berdasarkan Pendapat Pakar
Bobot setiap elemen repositori intitusi yaitu infrastruktur, sumber daya manusia, anggaran, aturanSOP, dan konten dihitung dengan menggunakan
metode perbandingan berpasangan seperti pada Lampiran 10. Metode perbandingan berpasangan adalah merupakan bagian dari sistem pengambilan
keputusan dengan AHP. Tingkat kepentingan setiap elemen pengembangan repositori institusi ditentukan oleh pakar Pkr dengan mengisi kuesioner yang
diberikan. Selanjutnya hasil isian dimaksud dihitung dengan menggunakan perhitungan matriks dan persamaan matematika. Selanjutnya hasil perhitungan
yang konsistensi rasionya CR
≤ 10 diterima dan nilai eigen yang diperoleh dapat digunakan untuk menghitung bobot kepentingan setiap elemen repositori.
Data pada Tabel 21 adalah merupakan nilai Eigen dari tiap-tiap pakar yang dapat dilihat pada Lampiran 11. Empat pakar dipilih berdasarkan kriteria
kompetensi dan memiliki jabatan terkait penanganan terhadap repositori institusi IPB IPB Scientific Repository.
Tabel 21 Pembobotan elemen repositori institusi menurut pakar.
Elemen Pkr 1
Pkr 2 Pkr 3
Pkr 4 Total
Rataan
Infrastruktur 0.0779
0.1290 0.2000 0.4863 0.8931 0.2233
Konten 0.4456
0.0311 0.2000 0.1762 0.8529 0.2132
AturanSOP 0.0467
0.5120 0.2000 0.0414 0.8000 0.2000
SDM 0.0883
0.2677 0.2000 0.2182 0.7742 0.1936
Anggaran 0.3416
0.0602 0.2000 0.0779 0.6797 0.1699
Pada Tabel 21 dapat dilihat bahwa elemen yang paling penting dalam membangun repositori institusi menurut 4 pakar setelah dirata-ratakan adalah
infrastruktur 0.2233, konten 0.2132, kemudian aturanSOP 0.20, selanjutnya sumber daya manusia 0.1936 dan terakhir adalah anggaran 0.1699.
Merujuk pada Tabel 21 maka infrastruktur adalah elemen yang sangat penting karena tanpa adanya infrastruktur maka repositori institusi tidak akan
dapat dikembangkan.
50
Perhitungan Kelayakan Pengembangan Repositori Institusi
Setelah bobot setiap elemen repositori diketahui, maka berikut ini dihitung persentase kelayakan setiap elemen pengembangan repositori selanjutnya dapat
diketahui persentase kelayakan di ITD dalam membangun repositori institusi seperti yang dapat dilihat pada Tabel 22.
Tabel 22 Persentase kelayakan pengembangan RI IPB dengan ITD
No Elemen
IPB ITD
1 Infrastruktur
22.33 21.44
2 Sumber Daya Manusia
19.36 14.33
3 Anggaran
16.99 0.00
4 AturanSOP
20.00 3.40
5 Konten
21.32 12.79
Total 100.00
51.96
Dari Tabel 22 dapat dilihat bahwa di ITD infrastruktur yang tersedia hampir sama dengan IPB yaitu 22.33 sementara ITD mencapai 21.44. Sementara dari
sisi sumberdaya manusia, ITD 14.33 sementara IPB 19.36 . Sementara itu dari sisi konten, bila IPB dapat memenuhi 21.32 maka ITD baru mencapai 12.79,
hal ini tentu dapat dimengerti karena ITD baru 13 tahun berdiri, sementara IPB sudah berdiri selama 52 tahun. Sementara itu dari sisi anggaran IPB sebesar 16.99
sedangkan ITD 3.40 dan SOPSKAturan, ITD belum memiliki aturan pendukung dan anggaran terkait repositori institusi.
Berdasarkan perhitungan pada keseluruhan elemen maka didapatkan persentase kelayakan untuk ITD membangun repositori institusi adalah sebesar
51.96. Sehingga dengan demikian masih dibutuhkan banyak pembenahan dari sisi administratif dan penganggaran untuk pengembangan repositori institusi di
ITD.
Rekomendasi
1. Infrastruktur Untuk pengembangan repositori institusi dibutuhkan infrastruktur yang
terdiri dari perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat jaringan. Terkait dengan ketersediaan infrastruktur di ITD, maka yang perlu disediakan adalah
perangkat lunak Adobe Acrobat. Agar alih media publikasi institusi dapat dilakukan dengan baik maka disarankan menggunakan Adobe Acrobat XI.
2. SDM SDM yang dibutuhkan untuk pengembangan repositori institusi terdiri
dari administrator jaringan, web developer dan pengelola repositori institusi. Berdasarkan studi yang dilakukan di ITD maka untuk pengembangan repositori
institusi SDM yang belum ada dan perlu disediakan adalah pengelola repositori institusi.
3. Anggaran Dalam pengembangan repositori institusi dibutuhkan anggaran untuk
perangkat keras, perangkat jaringan, dan perangkat lunak. Berdasarkan penelitian yang dilakukan di ITD, anggaran untuk keperluan yang dikhususkan
untuk pengembangan repositori institusi belum disediakan. Oleh sebab itu agar
51 pengembangan repositori institusi dapat berjalan dengan baik maka anggaran
terkait perangkat lunak, perangkat keras, dan perangkat jaringan perlu disediakan.
4. Konten Konten digital yang merupakan publikasi institusi sebaiknya
dikumpulkan dalam satu wadah sehingga memudahkan dalam melakukan temu kembali informasi. Dalam kondisi konten publikasi yang masih tersebar, maka
diperlukan inventarisasi dan pengumpulan dokumen digital yang nantinya diolah menjadi konten repositori institusi.
5. AturanSOP AturanSOP diperlukan agar pengembangan repositori institusi dapat
berjalan dengan baik. SOP akan dijadikan standar dalam melakukan kegiatan digitalisasi maupun kegiatan yang mendukung pengembangan repositori
institusi. Di sisi lain SK diperlukan untuk memperkuat dokumen dalam penghimpunan konten publikasi institusi SK serah simpan maupun dalam
melaksanakan tugas pengembangan repositori institusi SK Tim Repositori institusi. SK dan SOP diperlukan di ITD. SK serah simpan publikasi institusi
di ITD sebaiknya mencakup keseluruhan publikasi institusi.
6. Penyelarasan Manajemen Pengetahuan Pengetahuan pada setiap institusi perlu dikelola dengan baik. Dengan
melakukan pengelolaan pengetahuan berarti hal yang dilakukan tidak hanya mengumpulkan pengetahuan yaitu karya ilmiah institusi namun juga
membagikan pengetahuan dan lebih jauh lagi mengaplikasikan pengetahuan.
52
5 KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Keterbatasan pengaksesan koleksi institusi di ITD menjadi sebuah permasalahan yang patut dicari jalan keluarnya. Oleh sebab itu dibutuhkan
repositori institusi yang dapat mengakomodasi keterbatasan pengaksesan dimaksud. Pada tahap awal tentunya dibutuhkan studi kelayakan untuk menilai
kesiapan ITD dalam mengembangan repositori institusi. Berhubung repositori institusi merupakan pengetahuan, maka metode yang digunakan dalam melakukan
kajian ini adalah knowledge management systems life cycle KMSLC. Tahapan penelitian yang dilakukan adalah evaluasi terhadap infrastruktur dan penyelarasan
manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis.
Berdasarkan studi yang dilakukan melalui studi literatur dan wawancara maka elemen-elemen yang diperlukan dalam pengembangan repositori institusi
adalah sumber daya manusia, infrastruktur teknologi informasi, anggaran, konten publikasi institusi, dan aturanstandar operating procedure SOP yang
mendukung upaya preservasi koleksi digital institusi. Sumber daya manusia terdiri dari network administrator, web developer, dan pengelola repositori. Infrastruktur
teknologi informasi terdiri dari perangkat lunak, perangkat keras, dan perangkat jaringan. Anggaran terdiri dari anggaran untuk pengadaan infrastruktur dan
digitalisasi. Konten disesuaikan dengan publikasi institusi. AturanSOP terdiri dari SK dan SOP terkait publikasi Institusi.
Berdasarkan hasil penelitian diperoleh bahwa kelayakan IPB dalam mengembangkan repositori institusi sebesar 100. Sementara itu kelayakan ITD
dalam membangun repositori institusi untuk setiap elemen adalah infrastruktur 21.44 belum memiliki Adobe Acrobat Versi 11, sumber daya manusia sebesar
14.33 belum memiliki manajer repositori dan administrator repositori, anggaran 0 belum menyediakan anggaran untuk mengelola repositori institusi,
aturanSOP sebesar 3.40 tersedia 1 dari 6 dokumen yang diperlukan yaitu SK serah simpan publikasi saja dan konten sebesar 12.79 tersedia 9 dari 15 konten
yang seharusnya bisa disediakan. Dengan demikian secara keseluruhan maka kelayakan ITD mencapai 51.96.
Terkait dengan penyelarasan manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis, maka berdasarkan studi yang dilakukan ITD mengelola pengetahuan
dengan strategi kodifikasi sebesar 78 dan personalisasi sebesar 22. Dengan hasil demikian menunjukkan bahwa perancangan manajemen pengetahuan di ITD
difokuskan pada penyimpanan dan temu kembali informasi.
Saran
Pada penelitian ini evaluasi elemen-elemen repositori institusi hanya dilihat dari ketersediaannya adatidak ada saja, belum melihat kualitas dan
kuantitasnya. Hal ini sejalan dengan salah satu tujuan utama penelitian adalah melakukan identifikasi elemen-elemen repositori institusi. Namun demikian untuk
penelitian lanjutan perlu diperluas dan diperdalam yang mencakup aspek kualitas dan kuantitas agar tujuan penelitian lebih komprehensif dan mendalam.
Perlu penelitian lanjutan terkait kelayakan sumber daya manusia terkait kompetensi yang dibutuhkan. Kompetensi yang dibutuhkan disesuaikan dengan
kebutuhan pengembangan repositori institusi pada institusi.
53
DAFTAR PUSTAKA
Abdullah R, Selamat MH, Sahibudin S, Alias RA. 2005. A Framework for Knowledge Management System Implementation In Collaborative
Environment For Higher Learning Institution. Journal of Knowledge Management Practice [Internet]. [diunduh pada 2014 Okt 27]. Tersedia
pada: http:www.tlainc.comartc183.htm.
Angestam L, Backlund P. 2007. Strategic knowledge management issues when Designing knowledge repositories [Internet]. [diunduh 2014 Nov 1].
Tersedia pada
http:www.cs.unibo.it~gaspariwwwteachingslides_KM2.pdf [ANBL] Alfa Network Babel Library. 2007. Guidelines for the creation of
institutional repositories at universities and higher organisations.Colombus: Babel Library [Internet]. [diunduh 2014 Des 3]. Tersedia pada pada
http:works.bepress.comir_research18
Awad EM, Ghaziri HM. 2004. Knowledge Management. New Jersey:Prentice Hall. management issues when Designing knowledge repositories [Internet].
[diunduh 2014
Nov 12].
Tersedia pada
http:www.cs.unibo.it~gaspariwwwteachingslides_KM2.pdf Bansode SY. 2012. Developing Institutional Repository in University Library: A
Case Study of University of Pune, dipublikasikan pada International Journal of Information Dissemination and Technology | October-December 2011 |
Vol.1 | Issue 4. [Internet]. [diunduh 2014 Des 1]. Tersedia pada http:www.ijidt.comindex.phpijidtarticleviewFile6139.
Barton MR, Waters MM. 2004. Creating an Institutional Repository: LEADIRS Workbook. Cambridge: MIT Libraries.
Becerra I, Rajiv S. 2010. Knowledge Management Systems and Processes. New York: M.E. Sharpe, Inc.
Bhusan N, Rai K. 2003 Strategic decision making.India:Crea Information Technologies.
Burns CS, Lana A, Budd JM. 2013. Institutional Repositories: Exploration of Costs and Value. D-Lib Magazine, JanuaryFebruary 2013 ,Volume 19,
Number ½ [Internet]. [diunduh 2014 Nov 1]. Tersedia pada http:www.dlib.orgdlibjanuary13burns01burns.html
Corteley A. 2011. Setting up Institutional Repositories -Hardware, Software, Policies and Personnel [Internet]. [diunduh 2014 Nov 1]. Tersedia pada
http:www.eifl.netsystemfiles20110112.i_r2.ppt Crow R. 2002. The Case for Institutional Repositories: A SPARC Position Paper
[Internet]. [diunduh
2014 Nov
22]. Tersedia
pada http:www.sparc.arl.orgresourcesrepositoryreadings
[CSIC] Consejo Superior de Investigaciones Cientificas . 2014. Ranking Web of Repositories [Internet]. [diunduh pada 2015 Mei 27]. Tersedia pada
http:repositories.webometrics.infoenasiaindonesia20?sort=ascorder= size.
Deegan M, Tanner S. 2002. Digital Futures: Strategies for the Information Age. London: Library Association Publishing.
54 [Depdikbud] Departemen Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia. 1988.
Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Dini-Kounoudes A, Zervas M. 2011. Best practices and policies in institutional repositories development: The Ktisis case [Internet]. [diunduh 2014 Okt 12].
Tersedia pada:
http:lists.nottingham.ac.ukpipermailnecobelacattachments20110607f44 b90eeattachment.pdf
Giesecke J. 2011. Institutional repositories: Keys to success. Journal of Library Administration, 515-6, 529-542 [Internet]. [diunduh 2014 Okt 12].
Tersedia pada: http:dx.doi.org10.108001930826.2011.589340 Hansen, Morten T, Nohria N, Tierney T. 2001. What is Your Strategy for
Managing Knowledge? Harvard Business Review on Organizational Learning.
Hasan N. 2012. Strategi Membangun dan Mengelola Institutional Repository pada Lingkup Perguruan Tinggi [Internet]. [diunduh 2014 November 20].
Tersedia pada: perpustakaan.unhasy.ac.idgdl42filesdisk143jiunikaha-- fppti-2106-2-hasan.pdf
Johnson R. 2002. Institutional Repositories: Partnering with Faculty to Improve Scholarly Communication. D-Lib Magazine, Vol.8 No.11.
Laherty J. 2011. What is an Institutional Repository? [Internet]. [diunduh 2014 Des
11]. Tersedia
pada: https:blogs.libraries.iub.eduscholcomm201108232-what-is-an-
institutional repository Lynch CA. 2003. Institutional Repositories: Essential Infrastructure for
Scholarship in the Digital Age ARL, no. 226 February 2003: 1-7. Mustafa B. 2014. Proposal Pengembangan Repositori Institusi. Disampaikan
pada Pelatihan Tenaga Kependidikan Tingkat Manajer. Tanggal 1-4 dan 9- 12 Oktober di Jakarta.
O’Brien JA. 1999. Management Information Systems: Managing Information Technology in the Internetworked Enterprise. Boston: IrwinMcGraw Hill.
Pendit PL, Suryandari A, Amiprasetyo B, Makarim E, Aditirto IU, Ruldeviyani Y, Sucahyo YG, Wajayanti L. 2007. Perpustakaan Digital Perspektif
Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia. Jakarta: Sagung Seto. Pusat Penelitian antar Universitas Bidang Mikroelektronika PPAUME Dan
Asosiasi Penyelenggara Jasa Internet Indonesia APJII. 2001. Standar Sertifikasi Teknologi Informasi Bidang Internet [Internet].[diunduh
2014 Nov 27]. Tersedia pada Globalnetlink.ComArticlesSertifikasi-It- Ppaume-Apjii-01.Doc
Pressman R. 2001. Software Engineering: a Practitioner’s Approach. Boston: McGraw-Hill.
Purwasih N, Sensuse DI. 2014. Pengembangan Strategi Manajemen Pengetahuan Untuk Mendukung Pelaksanaan Reformasi Birokrasi: Sebuah
Studi Kasus Di Kementerian Perindustrian. Journal of Information Systems, Volume 10, Issue 1, April 2014.
Robinson M. 2001. Sherpa Document Institutional Repositories: Staff and Skills requirements. United Kingdom: University of Nottingham.
55 Rossini C. 2012. Budapest Open Access Initiative Launches New
Recommendations for the Next 10 Years of Open Access [Internet]. [diunduh
2015 Jan
11]. Tersedia
pada https:www.eff.orgdeeplinks201209BOAI-10th-anniversary-new-
recommendations, tanggal 17 Oktober 2014 Setiarso B. 2007. Penerapan Knowledge Management pada Organisasi: Studi
Kasus di Salah Satu Unit Organisasi LIPI [Internet]. [diunduh 2015 Jan 11]. Tersedia pada http:ilmukomputer.orgwp-contentuploads200704bse-
ksni.pdf
Siregar R. 1999. Internet: Strategi Penggunaannya di Perpustakaan Perguruan Tinggi.
[Internet]. [diunduh
2015 Jan
1]. Tersedia
pada http:library.usu.ac.iddownloadlibInternet.html
Suhardiyanto H. 2014. Rencana Strategis IPB Tahun 2014-2018. Bogor: Bogor Agricultural University.
Sutedjo M. 2012. Strategy Pengembangan Repository Perpustakaan ITS, disampaikan pada Seminar Nasional Pemeringkatan Web Institusi dengan
tema “Pengukuran Kinerja Web dan Keunggulan Institusi” Senin, 27 Februari 2012, IPB International Convention Center IICC: Bogor.
Saaty TL. 2008. Decision making with the Analytic Hierarchy Process. International Journal Services Sciences
. 11: Sutedjo M. 2014. Pengembangan Repositori ITS. Disampaikan pada DIKLAT
Tendik, Jumat 3 Oktober 2014, Media Tower Hotel: Jakarta Syachrulramdhani D. 2010. Studi Kelayakan Pengembangan Sistem
Perpustakaan Digital Berbasis Web di Perpustakaan Sekolah Tinggi Perikanan STP Jurusan Penyuluhan Perikanan Jurluhkan Bogor [Tesis].
Bogor: Institut Pertanian Bogor.
Tiwana A. 1999. The Knowledge Management Toolkit: Practical Techniques for Building Knowledge Management System. Upper Saddle River, NJ :
Prentice Hall PTR. White W. 2005. Institutional repositories: contributing to institutional knowledge
management and the global research commons [Internet]. [diunduh 2014 Okt 27]. Tersedia pada: http:eprints.soton.ac.ukrepositorypolicy.html
Yuniar H. 2013. Pembangunan Sistem Manajemen Pengetahuan Hama Kedelai pada Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian [Tesis].
Bogor: Institut Pertanian Bogor.
56 Lampiran 1 SOP pengelolaan konten website IPB
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
– DKSI
Kode : POB-DATA-301
PROSEDUR OPERASIONAL BAKU
Tanggal Berlaku : 30 April 2013 Prosedur Pengelolaan
Konten Website IPB Nomor Revisi
: 03 1. TUJUAN
Mendukung pencapaian informasi elektronik yang akurat, cepat, dan tepat sasaran;
Mengoptimalkan penggunaan fasilitas situs web IPB; Mendukung masyarakat dunia lebih mudah menjangkau informasi Institusi
Sebagai sarana promosi dan publikasi unit kerja di IPB
2. RUANG LINGKUP
Prosedur operasional baku ini mencakup proses mengunggah konten di official website IPB meliputi aturan unggah untuk konten statis, banner,
link, agenda, pengumuman, lelang dan penambahan halaman lain. Prosedur Penggunaan Official Website IPB sebagai media publikasi dan
informasi Prosedur operasional ini mencakup pengelolaan konten website DKSI, dan
website lain yang dikelola secara berkala oleh DKSI.
3. DEFINISI
Definisi istilah mengacu pada Buku Kamus istilah-istilah ICT DKSI 4. KETENTUAN UMUM
Ketentuan pengunggahan konten statis Official Website IPB
4..1. Informasi yang akan dicantumkan adalah benar dan terbarukan. 4..2. Isi konten harus dalam dua bahasa yaitu: bahasa indonesia dan bahasa
inggris yang baik dan benar 4..3. Konten berasal dari seluruh unit kerja di IPB melalui unit kerja
penghubung contoh: FakultasDepartemen, Humas SE, Direktorat AD, dan Direktorat SDM
Ketentuan pengunggahan konten banner Official Website IPB
4..1. Konten dibuat oleh DKSI atau unit pemohon dan di unggah oleh staf DKSI
4..2. Informasi yang disampaikan adalah berkaitan dengan informasi dari
dalam atau luar Institut yang berkaitan dengan perkembangan Institut.
4..3. Ukuran banner adalah 260pixel x 610pixel, tidak lebih atau kurang 4..4. Banner memuat isi informasi yang bersifat penting, terbaru, atau yang
ditujukan kepada banyak orang sebagai informasi menarik bagi pengunjung untuk membaca atau berpartisipasi atas informasi yang
disampaikan
57 4..5. Informasi banner ditampilkan secara acak dengan minimal
penayangan 5 buah, maksimal tidak terhingga selama informasi masih valid tema dan waktunya
4..6. Banner yang informasinya sudah kadaluarsa atau lebih dari hari-H maka tidak ditayangkan kembali, kecuali ada perpanjangan waktu.
4..7. Banner diberi hyperlink ke alamat internet luareksternal link yang sesuai
atau ke
halaman artikel
agendaannouncementnewsmisc.page di official website IPB
Ketentuan pengunggahan konten link Official Website IPB
4..1. Link yang dicantumkan adalah alamat situs web ber domain ipb.ac.id atau sistem informasi berbasis web yang digunakan di lingkungan
Institut Pertanian Bogor 4..2. Link dapat ditambahkan atau dihilangkan melalui persetujuan
Direktur DKSI melalui aplikasi permohonan layanan ICT. 4..3. Link statis unit kerja atau informasi layanan diletakkan secara
terpusat di menu Office and ServicesKantor dan Layanan.
Ketentuan pengunggahan konten berita
4..1. BeritaNews dikelola secara dinamis oleh HUMAS-SE 4..2. BeritaNews terdiri dalam dua bahasa Indonesia dan Inggris
4..3. Tata kelola konten berita disesuaikan dengan prosedur peliputan
yang berlaku dalam pengelolaan artikel publikasi di HUMAS-SE IPB.
4..4. DKSI membantu proses unggah berita jika HUMAS-SE mengalami kesulitan teknis yang cukup rumit.
Ketentuan pengunggahan konten agenda
4..1. Agenda berisi kegiatan ke-IPB-an antara lain kegiatan mahasiswa, seminar, pelatihan atau perayaan tertentu yang di selenggarakan di
lingkungan Institut atau di luar lingkungan Institut yang kepanitiaannya berasal dari Institut Pertanian Bogor.
4..2. Agenda berisi ulasan singkat mengenai kegiatan tertentu dan harus memuat alamat situs yang mengulas kegiatan lebih lengkap.
4..3. Kegiatan dapat diajukan untuk diunggah pada pikah DKSI melalui surat fisik maupun surat elektronik dengan mencantumkan softcopy
file yang berisi sinopsis kegiatan. 4..4. Informasi harus menggunakan dua bahasa, bahasa inggris dan bahasa
Indonesia 4..5. Jika publikasi kegiatan akan memuat gambar maka harus dikirimkan
secara bersamaan soft file gambar dalam format yang sesuai jpeg, gif, png.
