Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Disetiap lembaga pendidikan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai aset perusahaan turut serta memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan perpustakaan. Untuk itu diperlukan suatu teknologi informasi yang di dalamnya memberikan sistem multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya. Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. Sehingga informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari- harinya. Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik hardware, perintah dan prosedur pemrosesan informasi software, saluran komunikasi Universitas Sumatera Utara jaringan dan data yang disimpan sumber daya data. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci pencapaian visi dan misi yang ditetapkan orgnisasi ataupun perusahaan. Dewasa ini persaingan bebas yang terjadi, lembaga pendidikan yang bermunculan harus mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam persaingan yang kompetitif. Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi, tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel. Bahkan dewasa ini perkembangan informasi manajemen mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan terutama dalam peranannya di bidang perpustakaan karena ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif. Disetiap lembaga pendidikan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai aset perusahaan turut serta memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan perpustakaan. Universitas Sumatera Utara Sistem Informasi Managemen SIM merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang semenjak tahun 1960-an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, managemen, serta pengambilan keputusan sebuah organisasi. Mencapai kesuksesan bisnis melalui Teknologi Informasi People menggunakan information technology untuk bekerja dengan informationTeknologi informasi merupakan faktor penting dalam kesuksesan dan inovasi bisnis. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menerima data dan input lainnya dan memprosesnya menjadi informasi sebagai output Suatu sistem infomasi mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan tertentu. Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang saling berhubungan terintegrasi, yang mengumpulkan atau mendapatkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi. Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena Universitas Sumatera Utara sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan. Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan informasi memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin adalah untuk mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan. Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis. Perencanaan banyak bergantung pada peramalan dan informasi dari luar. Pengendalian merupakan hal membandingkan hasil aktual dengan rencana yang ditentukan pada proses perencanaan. Demikian pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian tujuan, sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari sistem informasi manajemennya harus dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi bila ditarik manfaatnya dari kemajuan yang telah dicapai dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen seorang pemimpin dapat mengikut sertakan orang lain dalam arti memikirikan masalah bersama-sama dan bersama pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan perusahaan. Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat Universitas Sumatera Utara berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit. Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah. Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis. Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai. Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena kurang organisasi yang wajar, kurangnya perencanaan yang memadai, kurang personil yang handal, kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen. Universitas Sumatera Utara Dengan perkembangan sistem informasi manajemen, diharapkan seorang pelaku perpustakaan lebih terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya, sehingga dengan adanya Perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan mempermudah petugas perpustakaan sehingga pelayanannya lebih cepat, lebih tepat serta pelaporannya kepada manajemen lebih akurat dan relevan. Menyikapi kebutuhan dan pentingnya sistem informasi manajemen tersebut, sudah seharusnyalah pemerintah mengambil langkah konkrit agar pelayanan yang ada di badan pepustakaan kota Medan dapat terimplementasi dengan baik dan berhasil memenuhi kepuasan publik. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa pemerintah dalam memberikan pelayanan telah meningkatkan dan memperbaiki kualitas pelayanan selaku aparatur pemerintahan. Selain itu, bila aparatur pemerintah di badan perpustakaan kota Medan telah menerapkan kualitas pelayanan yang baik dalam pelayanan khususnya pengefektifan penerapan sistem informasi manajemen, maka hal ini dapat menjadi tolak ukur sekaligus sebagai motivasi guna menjawab tantangan perubahan ke arah perbaikan pelayanan dalam rangka memenuhi kebutuhan rakyat demi terwujudnya kepuasan masyarakat dalam memperoleh informasi dan kemudahan dalam pelayanan publik Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul EFEKTIFITAS PERANAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DI KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN. Universitas Sumatera Utara

1.2 Rumusan Masalah