BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Disetiap lembaga pendidikan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai aset perusahaan turut serta memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah
perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan perpustakaan. Untuk itu diperlukan suatu teknologi
informasi yang di dalamnya memberikan sistem multifungsi sesuai dengan apa yang diharapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat berjalan sesuai dengan tujuannya.
Salah satu pendukung dalam kemajuan perusahaan adalah ketersediaan dan pengembangan sistem informasi manajemen di segala bidang. Karena sistem
informasi manajemen dapat mengolah data dengan tepat, akurat dan fleksibel. Sehingga informasi yang diperoleh tersusun secara sistematis dan praktis. Hal ini akan
menunjang kelancaran aktivitas di perusahaan atau instansi dalam kegiatan sehari- harinya.
Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Sistem
informasi adalah kombinasi dari people, hardware, software, jaringan komunikasi, sumber-sumber data, prosedur dan kebijakan yang terorganisasi dengan baik yang
dapat menyimpan, mengadakan lagi, menyimpan, dan menyebarluaskan informasi dalam suatu organisasi. Orang bergantung pada sistem informasi untuk berkomunikasi
antara satu sama lain dengan menggunakan berbagai jenis alat fisik hardware, perintah dan prosedur pemrosesan informasi software, saluran komunikasi
Universitas Sumatera Utara
jaringan dan data yang disimpan sumber daya data. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi memberikan peran yang sangat
penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci pencapaian visi dan misi yang
ditetapkan orgnisasi ataupun perusahaan. Dewasa ini persaingan bebas yang terjadi, lembaga pendidikan yang bermunculan
harus mampu bekerja dengan cepat, tepat dan benar agar dapat terus bertahan dalam persaingan yang kompetitif.
Teknologi Informasi berperan penting dalam memperbaiki kualitas suatu Instansi. Penggunaannya tidak hanya sebagai proses otomatisasi terhadap akses informasi,
tetapi juga menciptakan akurasi, kecepatan, dan kelengkapan sebuah sistem yang terintegrasi, sehingga proses organisasi yang terjadi akan efisien, terukur, fleksibel.
Bahkan dewasa ini perkembangan informasi manajemen mulai mendapat sambutan positif dari masyarakat. Perkembangannya tidak hanya disambut dan
dinikmati oleh kalangan bisnis maupun pemerintah saja, tetapi juga mulai merambah dalam dunia pendidikan terutama dalam peranannya di bidang perpustakaan karena
ketersediaan informasi yang terintegrasi makin penting dalam mendukung upaya menciptakan generasi penerus bangsa yang kompetitif.
Disetiap lembaga pendidikan, pengelolaan dan pemanfaatan manusia sebagai aset perusahaan turut serta memberikan peran. Seringkali masalah yang dihadapi adalah
perlunya penyimpanan database yang baik, pengarsipan dokumen, pembuatan laporan – laporan hingga pengelolaan perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Sistem Informasi Managemen SIM merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang semenjak tahun 1960-an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara
umum SIM didefinisikan sebagai sistem yang menyediakan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, managemen, serta pengambilan keputusan sebuah
organisasi.
Mencapai kesuksesan bisnis melalui Teknologi Informasi People menggunakan information technology untuk bekerja dengan informationTeknologi informasi
merupakan faktor penting dalam kesuksesan dan inovasi bisnis. Sistem informasi merupakan suatu sistem yang menerima data dan input lainnya dan memprosesnya
menjadi informasi sebagai output
Suatu sistem
infomasi mengumpulkan,
menyimpan, memproses,
dan menyebarkan informasi untuk suatu tujuan tertentu. Sistem Informasi adalah
sekumpulan elemen yang saling berhubungan terintegrasi, yang mengumpulkan atau mendapatkan, menyimpan, memproses, dan menyebarkan informasi untuk
menunjang pengambilan keputusan dan tujuan lain, baik orang maupun organisasi.
Semua kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan memerlukan informasi. Demikian pula sebaliknya, semua kegiatan menghasilkan informasi, baik yang
berguna bagi perusahaan yang melaksanakan kegiatan tersebut maupun bagi perusahaan lain diluar perusahaan yang bersangkutan, oleh sebab informasi berguna
untuk semua macam dan bentuk kegiatan dalam perusahaan. Apabila sistem informasi manajemen dirancang dan dilaksanakan dengan baik, maka akan banyak manfaat
yang bisa diperoleh manajemen perusahaan, yaitu mempermudah manajemen dan membantu serta menunjang proses pengambilan keputusan manajemen. Karena
Universitas Sumatera Utara
sistem informasi manajemen menyediakan informasi bagai manajemen perusahaan dimana sistem informasi manajemen tersebut dilaksanakan.
Sebagai masukan dalam proses pengambilan keputusan informasi memegang peranan penting. Pentingnya peranan informasi bagi pemimpin adalah untuk
mengambil keputusan sebagai dasar tindakan di masa mendatang. Suatu keputusan yang dihasilkan dengan tidak berdasarkan pada penggunaan informasi yang tepat akan
berakibat pada pengambilan keputusan yang cukup fatal dan tidak dapat dipergunakan untuk mencapai tujuan. Manajemen menggunakan informasi untuk dua tujuan yaitu
perencanaan dan pengawasan. Perencanaan terjadi sebelum pelaksanaan aktivitas organisasi. Tujuan yang ditentukan oleh proses perencanaan harus dicapai dengan
aktivitas itu. Meskipun perencanaan meliputi semua tingkat organisasi, tetapi kebanyakan terjadi pada tingkat keputusan strategis dan taktis. Perencanaan banyak
bergantung pada peramalan dan informasi dari luar. Pengendalian merupakan hal membandingkan hasil aktual dengan rencana yang
ditentukan pada proses perencanaan. Demikian pentingnya peranan sistem informasi manajemen dalam usaha pencapaian tujuan, sehingga jelaslah bahwa penggunaan dari
sistem informasi manajemennya harus dikaitkan dengan usaha-usaha modernisasi, sedang proses modernisasi hanya dapat terjadi bila ditarik manfaatnya dari kemajuan
yang telah dicapai dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. Dalam manfaat dan peranan sistem informasi manajemen seorang pemimpin dapat mengikut sertakan
orang lain dalam arti memikirikan masalah bersama-sama dan bersama pula bertanggung jawab dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Fungsi dari sistem informasi tidak lagi hanya memproses transaksi, penyedia informasi, atau alat untuk pengambilan keputusan. Sekarang sistem informasi dapat
Universitas Sumatera Utara
berfungsi untuk menolong end user manajerial membangun senjata yang menggunakan teknologi sistem informasi untuk menghadapi tantangan dari
persaingan yang ketat. Penggunaan yang efektif dari sistem informasi strategis menyajikan end users manajerial dengan tantangan manajerial yang besar
Ada beberapa faktor yang membuat SIM menjadi semakin diperlukan, antara lain bahwa manajer harus berhadapan dengan lingkungan bisnis yang semakin rumit.
Salah satu alasan dari kerumitan ini adalah semakin meningkatnya dengan muncunya peraturan dari pemerintah. Lingkungan bisnis bukan hanya rumit tetapi juga dinamis.
Oleh sebab itu manajer harus membuat keputusan dengan cepat terutama dengan munculnya masalah manajemen dengan munculnya pemecahan yang memadai.
Pengembangan SIM canggih berbasis komputer memerlukan sejumlah orang yang berketrampilan tinggi dan berpengalaman lama dan memerlukan partisipasi dari para
manajer organisasi. Banyak organisasi yang gagal membangun SIM karena kurang organisasi yang wajar, kurangnya perencanaan yang memadai, kurang personil yang
handal, kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan
memotivasi seluruh personil yang terlibat. Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida
dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam
mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan
untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Universitas Sumatera Utara
Dengan perkembangan sistem informasi manajemen, diharapkan seorang pelaku perpustakaan lebih terbantu, dimana pelaku menjadi administrator yang bertugas
menginputkan data dan komputer yang memproses dan mengeluarkan hasilnya, sehingga dengan adanya Perancangan Sistem Informasi Manajemen Perpustakaan
mempermudah petugas perpustakaan sehingga pelayanannya lebih cepat, lebih tepat serta pelaporannya kepada manajemen lebih akurat dan relevan.
Menyikapi kebutuhan dan pentingnya sistem informasi manajemen tersebut, sudah seharusnyalah pemerintah mengambil langkah konkrit agar pelayanan yang ada
di badan pepustakaan kota Medan dapat terimplementasi dengan baik dan berhasil memenuhi kepuasan publik. Oleh karena itu dapat dikatakan bahwa pemerintah dalam
memberikan pelayanan telah meningkatkan dan memperbaiki kualitas pelayanan selaku aparatur pemerintahan. Selain itu, bila aparatur pemerintah di badan
perpustakaan kota Medan telah menerapkan kualitas pelayanan yang baik dalam pelayanan khususnya pengefektifan penerapan sistem informasi manajemen, maka hal
ini dapat menjadi tolak ukur sekaligus sebagai motivasi guna menjawab tantangan perubahan ke arah perbaikan pelayanan dalam rangka memenuhi kebutuhan rakyat
demi terwujudnya kepuasan masyarakat dalam memperoleh informasi dan kemudahan dalam pelayanan publik
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul EFEKTIFITAS PERANAN SISTEM
INFORMASI MANAJEMEN DI KANTOR PERPUSTAKAAN KOTA MEDAN.
Universitas Sumatera Utara
1.2 Rumusan Masalah