BAB IV PENYAJIAN DATA
Pada bab ini penulis akan menyajikan data yang telah diperoleh melalui penelitian di lapangan dengan teknik wawancara dan observasi untuk dideskripsikan
sebagai jawaban dari permasalahan yang sedang diteliti. Data yang diperoleh tersebut terdiri dari data primer dan data sekunder.Data primer yaitu data yang diperoleh dari
hasil wawancara dengan informan yang telah ditentukan sebelumnya, sedangkan data sekunder ialah data yang diperoleh dari sumber-sumber tertulis yang memperkuat data
primer. Adapun permasalahan utama yang akan disajikan dalam bab ini yaitu efektivitas penerapan sistem informasi manajemen di kantor perpustakaan kota
Medan.
4.1 Pelaksanaan Wawancara
Pelaksanaan wawancara dilakukan di Kantor perpustakaan kota Medan. Wawancara ini dilakukan dengan kepala seksi pelayanan dan pembinaan perpustakaan kota
medan, pegawai bagian respository kota pengguna sistem informasi manajemen, Kepala perpustakaan kota Medan, Kepala tata usaha perpustakaan kota Medan dan
sebagian masyarakat yang dianggap memahami secara mendalam terkait dengan permasalahan dalam penelitian ini.
Dalam melakukan wawancara ini ada beberapa tahap yang dilakukan oleh peniliti yaitu pertama membuat perjanjian dengan informan untuk melakukan wawancara.
Pada tahapan wawancara ini membutuhkan waktu sekitar dua hari dari perjanjian yang telah dijanjikan, Hal ini disebabkan oleh kesibukan dari camat dan pegawai
kantor Kecamatan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam melakukan wawancara, peneliti menggunakan tipe wawancara terstruktur. Dimana sebelum memulai wawancara terlebih dahulu penulis menyusun daftar
pertanyaan yang akan diajukan. Pertanyaan-pertanyaan yang disusun disesuaikan dengan variabel dalam penelitian ini. Namun dalam pelaksanaannya tidak menutup
kemungkinan akan munculnya pertanyaan-pertanyaan baru yang dapat menggali informasi lebih dalam dari para informan penelitian.
4.2 Identitas Informan 4.2.1 Identitas Informan Berdasarkan Jenis Kelamin
Identitas informan penelitian yang dilakukan di Kantor perpustaan umum kota Medan mengenai efektivitas pelaksanaan ataupun penerapan sistem informasi manajemen
yang digunakan oleh pegawai-pegawai terkait di perpustakaan kota Medan dalam melayani masyarakat dapat dibagi menjadi dua kelas yaitu kelas laki-laki dan kelas
perempuan. Hal tersebut dapat dilihat dalam tabel berikut: Tabel 4.1: Identitas Informan Berdasarkan Jenis Kelamin
Sumber: Hasil penelitian lapangan 2016
No Jenis Kelamin
Frekuensi Orang Persentase
1 Laki-laki 4
40 2
Perempuan 6
60 Jumlah
10 100
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan tabel diatas, maka informan dalam penelitian ini lebih didominasi oleh perempuan sebanyak 60 . Dalam penelitian ini, penentuan informan tidak
menentukan jenis kelamin, dan informan yang dimaksud adalah orang-orang yang dianggap memahami terkait judul yang diangkat dalam penelitian ini. Pemahaman
informan terkait dengan masalah yang diangkat dalam penelitian ini juga dipengaruhi oleh tingkat pendidikan dari informan dalam memberikan keterangan kepada penulis.
4.2.2. Identitas Informan Berdasarkan Usia
Melihat adanya variasi usia dari informan penelitian ini, maka peneliti mengelompokkannya dalam 3 tiga kelas. Adapun ketiga kelas tersebut dapat terlihat
pada tabel berikut:
Tabel 4.2 : Identitas Informan Berdasarkan Usia
NO Usia Tahun
Frekuensi Orang Persentase
1 20-29
4 40
2 30-39
3 30
3 40-49
3 30
Jumlah 10
100
Sumber: Hasil Penelitian Lapangan 2016
Berdasarkan tabel di atas dari keseluruhan informan yang berjumlah 10 orang, frekuensi informan terbesar ada pada informan dengan usia antara
20-29 tahun karena mayoritas pegawai yang menggunakan sistem informasi manajemen ada pada rentang usia tersebut dan usia ini dianggap sebagai
usia paling produktif untuk memberikan jawaban terhadap pelaksanaan sistem informasi manajemen yang ada di Kantor perpustakaan umum kota
Universitas Sumatera Utara
Medan.
4.2.3 Identitas Informan Berdasarkan Jenjang Pendidikan
Dalam penelitian ini penulis mengklasifikasikan identitas informan menjadi tiga 3 bagian yaitu jenjang pendidikanSekolah Menengah Atas SMA sederajat,
Sarjana S1, dan Sarjana S2. Secara lebih rinci terdapat dalam tabel berikut: Tabel 4.3 : Identitas Informan Berdasarkan Jenjang Pendidikan
NO Tingkat Pendidikan Jenjang
Persentase
1 SMA 2
20 2 Sarjana S1
6 60
3 Sarjana S2 2
20
Jumlah 13
100
Sumber: Hasil Penelitian Lapangan 2016
Berdasarkan tabel di atas, dapat dilihat bahwa informan dengan jenjang pendidikan dengan presentase tertinggi adalah informan dengan
jenjang pendidikan Sarjana S1 dengan presentase sebesar 60. Dengan demikian,informan-informan ini sudah memiliki pengetahuan yang baik
terhadap pelaksanaan sistem informasi manajemen di Kantor perpustakaan Kota Medan dan mampu menjawab apakah sistem informasi manajemen
yang telah digunakan sudah efektif dalam pengaplikasian atau penggunaannya.
4.2.4 Identitas Informan BerdasarkanPekerjaan
Dalam penelitian ini peneliti mengklasifikasikan identitas informan berdasarkan pekerjaan menjadi beberapa bagian. Secara lebih rinci terdapat
Universitas Sumatera Utara
pada tabel berikut :
Tabel 4.4 : Identitas Informan Berdasarkan Pekerjaan
No Nama
Pekerjaan
1 Drs. Januari Pane
Kepala Kantor Perpustakaan 2
Rohani Lubis, S.sos. Kepala Seksi Koleksi
3 Novita Riana, S.Kom
Pengelola respository kota 4
Taufik Lubis, S.E, M.H. Kepala Tata Usaha
5 Hedianna Hutagaol S.Kom. Pengelola data Pengatalogan
6 Nurhayati, S.sos
Kepala Seksi Pelayanan 7
Habibah Lubis, S.E. Pengelola di bagian sirkulasi
8 Tiur Misaki
Pelajar 9
Shigeo Napitupulu, S.S Mahasiswa
10 Jack Marbun
Pelajar
Dari tabel diatas dapat dilihat bahwa informan dalam penelitian ini berasal dari berbagai kalangan yang dianggap memahami secara jelas terkait
dengan judul yang diangkat dalam penelitian ini. Berdasarkan klasifikasi informan dalam penelitian ini, maka informan dengan presentase terbanyak
berasal dari kalangan pegawai perpustakaan sebanyak 70, hal ini dikarenakan pegawai sebagai objek yang menggunakan secara langsung
sistem informasi manajemen tersebut dalam membantu mengerjakan tugas- tugas yang sudah menjadi jobdesk dan diatur dalam peraturan walikota
medan nomor 49 tahun 2010. Dalam menentukan informan masyarakat, penulis menunjuk secara
Universitas Sumatera Utara
langsung pegawai ataupun masyarakat yang terlibat dalam program tersebut dan masyarakat ataupun pegawai yang menjadi informan dalam penelitian
ini
4.3 Hasil Wawancara
Metode wawancara yang dipilih oleh penulis adalah metode wawancara berstruktur, dimana sebelum memulai wawancara terlebih dahulu penulis
menyusun daftar pertanyaan yang diajukan. Namun, di dalam prosesnya tidak menutup kemungkinan akan munculnya pertanyaan-pertanyaan baru
yang dapat menggali informasi lebih dalam dari para informan.
4.3.1 Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Kantor Perpustakaan Kota Medan
Efektivitas dalam suatu organisasi menunjukkan pada tingkat pencapaian tujuan atau sasaran organisasional sesuai yang ditetapkan. Dalam hal ini Perpustakaan
Kota Medan merupakan salah satu organisasi pemerintahan yang memiliki tujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat dalam hal penyediaan informasi dan
sarana pengetahuan melalui internet.buku-buku,koran,majalah,dll. Efektivitas suatu organisasi dapat diukur dari berbagai hal, yaitu kejelasan
tujuan, kejelasan strategi, pencapaian tujuan, proses analisa dan perumusan kebijakan yang mantap, tersedianya sarana dan prasarana yang efektif dan efisien, sistem
pengawasan dan pengendalian yang bersifat mendidik dan disesuaikan dengan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
Dalam memberikan pelayanan publik yang berkualitas perpustakaan umum kota Medan harus mampu bekerja lebih efisien dan memiliki koleksi yang lengkap
dalam hal literatur-literatur ilmiah dan bacaan-bacaan yang mendidik dan memperkaya pengetahuan masyarakat yang datang berkunjung agar dapat
memperoleh informasi dan pengetahuan yang luas untuk itu diperlukan sistem informasi manajemen yang dapat membantu kinerja pegawai dalam mencapai hasil
dengan lebih efekti dan efisien. Penggunaan sistem informasi manajemen dapat membantu masyarakat ataupun pegawai dalam mencari arsip ataupun buku-buku yang
ada di dalam database perpustakaan, untuk lebih mengetahui realita yang ada di kantor perpustakaan kota Medan sehubungan dengan penggunaan sistem informasi
manajemen peneliti mengajukan pertanyaan “ Apakah sistem informasi manajemen sudah diterapkan dapat membantu
kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif ?” Bapak Drs.Januari Pane selaku Kepala perpustakaan Medan menjelaskan
” Sistem informasi manajemen sangat membantu kinerja organisasi perpustakaan kota Medan secara efektif karena
semua tidak lagi dikerjakan secara manual seperti data-data koleksi buku,masyarakat yang meminjam ataupun mengembalikkan dapat langsung diintegrasikan ke dalam
sistem oleh pegawai. Pegawai disini juga sudah mendapat pembinaan baik itu melalui bimbingan teknis dan juga pendampingan oleh tenaga ahli dari penyedia
layanan sistem informasi itu sendiri dalam menjalankan sistem informasi manajemen.
Sejalan dengan jawaban kepala kantor perpustakaan kota Medan, Nurhayati yang menjadi Kepala seksi dibagian pelayanan juga mengemukakan pendapatnya:
Kinerja organisasi perpustakaan kota Medan ini menjadi sangat terbantu dengan adanya penerapan sistem informasi manajemen karena kami para pegawai
Universitas Sumatera Utara
disini jadi lebih mudah dalam mengerjakan tugas seperti pendataan buku, pengaksesan database dan mempermudah registrasi kepada calon peminjam buku.
Dari pendapat dan hasil pengamatan yang dihimpun oleh peneliti, semua narasumber menjawab penerapan sistem informasi manajemen di Kantor
perpustakaan kota Medan sudah berjalan dan terlaksana secara efektif. Untuk mengetahui lebih lanjut efektifitas penerapan sistem informasi manajemen di
perpustakaan kota Medan, peneliti menggunakan konsep yang dikemukakan oleh Martanidan Lubis 1987 : 55 tentang pengukuran efektivitas dengan menggunakan
pendekatan proses dan pendekatan sasaran. Dalam pendekatan proses, efektivitas dilihat dari efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu lembaga internal dalam
menjalankan program kerja. Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan, tapi memusatkan perhatian
terhadap kegiatan yang dilakukan terhadapsumber-sumber yang dimiliki oleh lembaga. Sedangkan pendekatan sasaran dimana pusat perhatian pada output,
mengukur keberhasilan organisasi untuk mencapai hasil output yang sesuai dengan rencana. Pendekatan ini mencoba mengukur sejauh mana suatu lembaga berhasil
merealisasikan sasaran yang hendak dicapai. Efektifitas penerapan sistem informasi manajemen di Kantor perpustakaan
kota Medan dinilai berdasarkan kriteria kriteria tertentu dalam mencapai tujuan yang ada di dalam visi dan misi organisasi Kantor perpustakaan kota Medan. Menurut
Dalam pendekatan proses menurut Martanidan Lubis 1987 : 55 , efektivitas dilihat dari efisiensi dan kondisi kesehatan dari suatu lembaga internal dalam menjalankan
program kerja, untuk mengetahui lebih lanjut keadaan didalam organisasi manajemen maka peneliti mengajukan pertanyaan
Universitas Sumatera Utara
“ Apa saja program yang dilakukan oleh organisasi di badan perpustakaan kota medan ?” Bapak Drs Januari Pane mengemukakan jawaban seperti berikut
“program yang sudah dilakukan di perpustakaan meliputi: a. Pemutaran film-film dalam negeri untuk meningkatkan minat anak-anak
untuk cinta tanah air b. Mengundang anak-anak PAUD , SD ,SMP untuk meningkatkan minat baca
sedari dini
c. Menjalankan perpustakaan keliling yang mendatangi sekolah sekolah di lingkungan kota Medan
Untuk lebih mengetahui lebih dalam program kerja yang dilakukan organisasi perpustakaan kota Medan maka peneliti mengajukan pertanyaan “Apakah
program program yang yang dilakukan oleh organisasi di badan perpustakaan kota medan sudah berjalan dengan maksimal ?” Bapak Drs Januari Pane mengutarakan
jawaban seperti ini: “program-program disini semua sudah berjalan dengan baik program-program
seperti mengundang anak-anak sekolah sudah rutin dilakukan ,pemutaran film- film dalam negeri juga sudah berjalan lancar kalo yang perpustakaan keliling itu
juga sudah berjalan rutin setiap hari ada rute dan terjadwal tapi ya sarana mobil keliling itu cuma ada satu saja jadi tidak bisa mencakup seluruh wilayah
Medan,jadi klo dibilang sudah maksimal sebagian besar program-program yang ada disini
sudah berjalan dengan maksimal”.
Menurut S.P. Siagian 1978:77 salah satu indikator efektivitas organisasi adalah kemamapuan bekerja secara produktif. Dengan sarana dan prasarana yang tersedia
Universitas Sumatera Utara
dan mungkin disediakan oleh organisasi. Sehubungan dengan teori yang ada maka peneliti mengajukan pertanyaan “Apakah sarana dan prasarana yang ada di badan
perpustakaan kota medan sudah cukup mumpuni dalam mencapai tujuan tujuan organisasi?” Bapak Drs. Januari Pane mengemukakan jawaban seperti berikut:
“sarana dan prasarana yang ada di kantor perpustakaan sudah cukup membantu pengoperasian perpustakaan kota Medan ini seperti halnya penggunaan komputer
yang bisa menjalankan sistem informasi manajemen yang sangat mempermudah pegawai dalam pengolahan data ,sarana seperti komputer masih berfungsi dengan
baik ,layanan seperti wi-fi juga masih terkoneksi dengan lancar ,sarana-sarana penunjang program lain juga masih cukup dalam memberikan pelayanan kepada
publik sarana lain itu seperti mobil perpustakaan keliling masih cukup mumpuni dalam menyediakan informasi bagi masyarakat ataupun sekolah-sekolah,pokoknya
masih bisa jalan lah jadi yang ga bisa datang langsung juga dapat menikmati informasi atau beberapa buku yang ada di mobil perpustakaan keliling itu”.
Jawaban lainnya atas pertanyaan tersebut disampaikan oleh Nurhayati, S.sos yang juga salah satu pegawai dengan jabatan Kepala seksi bagian pelayanan kantor
Perpustakaan di kota Medan mengutarakan jawabannya sebagai berikut: “Kalo sarana dan prasarana disini itu sudah cukup mumpuni untuk mencapai
tujuan perpustakaan yang tercantum di visi dan misi kantor perpustakaan ini ,contohnya itu dulu masi manual klo ada yang mau minjam jadi lama tapi sekarang
sudah ada komputer jadi mudah dan sudah masuk sistem informasi manajemen jadi kalo mau cari di database itu gampang sarana lain seperti mobil perpustakaan itu
yang saya rasa masi kurang karena cuma ada satu saja jadi wilayah cakupan untuk
Universitas Sumatera Utara
menyediakan informasi kepada masyarakat yang ga bisa datang langsung ke per
pustakaan ini itu jadi minim”. Dari dua jawaban diatas maka dapat disimpulkan bahwa kantor perpustakaan kota
Medan sudah memiliki sarana dan prasarana yang cukup mumpuni dalam mencapai tujuan organisasi tapi masih ada sedikit kekurangan dibidang sarana seperti mobil
perpustakaan keliling yang hanya ada satu dan terbatas sehingga tidak bisa menjangkau ke seluruh wilayah Medan yang cukup luas.
Menurut Duncan yang dikutip Richard M. Steers 1985:53 dalam bukunya “Efektivitas Organisasi” mengatakan mengenai Integrasi yaitu pengukuran terhadap
tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi, pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya. Integrasi
menyangkut proses sosialisasi. Sehubungan dengan teori yang ada maka peneliti mengajukan pertanyaan
“Bagaimana cara perpustakaan umum kota Medan dalam mengembangkan konsensus mengadakan sosialisasi dengan organisasi lain yang berhubungan untuk mencapai
tujuan manajemen?” Habibah lubis S.E pegawai di bidang pengelolaan sirkulasi,bidang merupakan salah satu yang berada di bawah pengelolaan dan
bertanggung jawab langsung kepada kepala seksi pelayanan menjelaskan “Perpustakaan kota Medan memiliki misi meningkatkan partisipasi masyarakat
terhadap keberadaan Perpustakaan dan mewujudkan masyarakat yang gemar membaca karena itu kami sering bekerja sama dengan instansi instansi terkait
seperti sekolah-sekolah untuk mengundang sekolah-sekolah tersebut agar datang ke perpustakaan kota Medan selain itu kami juga memiliki cabang-cabang yang
tersebar di banyak tempat seperti perpustakaan tanjung rejo, tanjung mulia,
Universitas Sumatera Utara
amplas, labuhan, perpustakaan mangga, perpustakaan medan labuhan, perpustakaan sunggal, marelan, tembung dan semua itu terintegrasi dengan
perpustakaan kota Medan ini”.
Sejalan dengan jawaban yang disampaikan oleh pegawai di bidang pengelolaan sirkulasi tersebut Novita pegawai di bidang respository kota yang mempunyai struktur
di bawah kepala seksi koleksi mengemukakan pendapatnya sebagai berikut “Dengan adanya sistem informasi manajemen maka masyarakat menjadi mudah
mengembalikan buku yang dipinjam karena semua sudah terintegrasi dengan perpustakaan kota Medan. Peminjam yang meminjam buku di cabang seperti
perpustakaan labuhan bisa mengembalikkan buku ke perpustakaan kota. Untuk sosialisasinya perpustakaan ini juga mengajak pelajar untuk datang dan
menonton film-film dalam negeri itu juga menjadi salah satu program manajemen di perpustakaan kota Medan ini”.
Dari kedua jawaban diatas terdapat kesamaan jawaban yang mengatakan perpustakaan kota Medan sudah memenuhi salah satu kritea organisasi yang
efektif karena mempunyai kemampuan mengenai Integrasi yaitu pengukuran terhadap tingkat kemampuan suatu organisasi untuk mengadakan sosialisasi,
pengembangan konsensus dan komunikasi dengan berbagai macam organisasi lainnya.
Penerapan sistem informasi manajemen yang ada di perpustakaan kota Medan sudah digunakan dalam mempermudah peminjam buku yang ingin menjadi
anggota perpustakaan ataupun yang sudah menjadi anggota dan ingin mengembalikkan buku yang dipinjam dari cabang perpustakaan sudah
Universitas Sumatera Utara
dipermudah dengan adanya sistem informasi manajemen. Menurut George
M.Scott, dalam buku prinsip-prinsip SIM, Sistem Informasi Manajemen adalah
serangkaian Sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu yang mampu mentransformasi data sehingga
menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah
ditetapkan.
Untuk mengetahui lebih lanjut tentang sistem informasi manajemen yang dapat meningkatkan produktivitas maka peneliti mengajukan pertanyaan, “apakah
sistem informasi manajemen dapat membantu meningkatkan efektifitas dalam menyelesaikan pekerjaan pekerjaan
yang ada di perpustakaan kota Medan ?” Drs Januari Pane mengemukakan jawaban seperti berikut:
“Penggunaan sistem informasi manajemen sudah membantu dan meningkatkan efektifitas dalam menyelesaikan pekerjaan yang ada di perpustakaan kota Medan
karena pengerjaan yang ada sudah dikomputerisasi dan masuk ke dalam sistem informasi manajemen itu sendiri jadi menurut saya produktivitas para pegawai dapat
lebih meningkat karena para pegawai dapat mengerjakan beberapa tugas dan tidak terfokus dalam menyelesaikan sat
u tugas saja”. Untuk lebih jelasnya lagi peneliti juga mengajukan pertanyaan yang sama ke
narasumber lain yaitu pegawai yang secara langsung memakai atau menggunakan sistem informasi manajemen di bagian koleksi Hedianna Hutagaol S.Kom yang
memiliki spesifikasi dibidang pengelolaan data dan pengatalogan “Sistem informasi manajemen sudah sangat membantu dalam mengerjakan
tugas-tugas saya seperti menunjukkan sistem database ,data yang lebih tersimpan
Universitas Sumatera Utara
rapi karena semua sudah masuk ke sistem jadi koleksi surat-surat dan bidang administrasi lainnya dari bagian tatausaha semua bisa tersimpan dengan baik jadi
kalo sewaktu-waktu diperlukan dapat ditunjukkan secara langsung dan proses pengadministrasian juga bisa berjalan dengan cepat dengan adanya sistem informasi
manajemen yang ada jadi pegawai-pegawai disini bisa saya katakana lebih produktiv lagi dalam mengerjakan tugas-
tugas yang ada.” Hal ini juga sama dengan yang disampaikan oleh narasumber lain yang menjadi
salah satu aparatur di bagian Koleksi yaitu Rohani Lubis, S.sos. yang menjabat sebagai Kepala seksi koleksi mengutarakan jawaban
“Kalo dibilang efektif ya pasti semenjak ada sistem informasi manajemen ini sudah pasti efektif karena pengerjaan yang ada sudah dikomputerisasi dan masuk ke
dalam sistem jadi koleksi surat-surat dan bidang administrasi lainnya dari bagian tatausaha semua bisa tersimpan di database menurut saya produktivitas para
pegawai dapat lebih meningkat dan para pegawai lebih mudah dalam penyelesaian tugas tugasnya”.
Menurut jawaban dari para pegawai yang terangkum oleh peneliti maka bisa dikatakan bahwa sistem informasi manajemen yang digunakan sudah memenuhi
kriteria sistem informasi manajemen yang dapat meningkatkan produktivitas kinerja pegawai karena sebagian besar para pegawai yang secara langsung menggunakan
sitem informasi manajemen ini merasa terbantu dengan adanya sistem ini pekerjaannya menjadi cukup mudah.
Pemberi layanan perlu diperhatikan dalam tingkat pencapaian kinerja sebagai wujud peningkatan dan reformasi pelayanan publik. Dan juga masyarakat seharusnya
lebih peduli lagi terhadap bentuk pelayanan maupun pelanggaran dalam praktik
Universitas Sumatera Utara
penyelenggaraan layanan publik. Keterlibatan masyarakat dalam mengawasi dan menyampaikan aspirasi atau keluhan terhadap praktik menjadi faktor penting sebagai
umpan balik bagi evaluasi kualitas pelayanan publik dan apakah sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Untuk itu peneliti juga mengajukan pertanyaan kepada
salah satu masyarakat yang sering berkunjung ke perpustakaan kota Medan bernama Shigeo Napitupulu S.S berikut pertanyaan yang peneliti sampaikan “Bagaimana
proses peminjaman dan penyediaan layanan informasi pengetahuan disini menurut anda?”
Shigeo Napitupulu S.S menjawab, “Saya rasa penyediaan layanan di perpustakaan umum kota Medan sudah sangat baik ,proses peminjamannya juga
cukup mudah apalagi untuk yang sudah menjadi anggota tidak sampai 15 menit peminjaman buku sudah bisa diproses.Pelayanannya pun cukup cepat dan koleksi
perpustakaannya juga lumayan banyak jadi saya bisa mendapat banyak referensi di pepustakaan ini.”
Peneliti juga sempat bertanya kepada narasumber lain yang ada perpustakaan kota Medan mengenai pertanyaan ya
ng sama tentang “Bagaimana proses peminjaman dan penyediaan layanan informasi pengetahuan yang ada menurut anda?” Salah satu
narasumber bernama Tiur Misaki seorang pelajar menjawab, “kalo menurut saya sih
bang penyediaan layanan informasi disini udah cukup lengkap klo mau minjam buku juga bisa cepat kebetulan saya baru jadi anggota kemarin itu buat jadi anggota
perpustakaan syaratnya juga ga terlalu sulit karena cuma butuh kartu pelajar aja atau pake ktp domisili Medan juga bisa katanya ,pelayanannya juga ramah dan saya
kalo mau nyari buku juga cenderung mudah karena bisa akses di database komputer
Universitas Sumatera Utara
kurangnya cuma di fasilitas wi-fi aja sih kadang-kadang suka mati wi-finya cuma itu aja”.
Dari pernyataan dua narasumber diatas dan pengamatan yang dilakukan peneliti dapat dikatakan pelayanan yang ada di perpustakaan kota Medan sudah cukup
baik dan penyediaan layanan informasi juga sudah cukup lengkap hal itu juga ditunjang dengan sistem informasi manajemen yang mampu mengakses koleksi buku
untuk mencarikan buku,majalah ataupun literature-literatur yang ada di perpustakaan kota Medan dengan cepat.
Menurut Gordon B. Davis. 1991 Tujuan dari sistem informasi manajemen yang ada meliputi mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan
mengevaluasi kinerja informasi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan.
Berkaitan dengan pengevaluasian kinerja dapat dijelaskan bapak Taufik Lubis selaku Kepala Tata Usaha perpustakaan kota Medan yang menyatakan:
“Pengevaluasian kinerja para pegawai di kantor perpustakaan kota Medan dilakukan pada saat RKU Rapat Kerja Umum semua hal yang telah dikerjakan ataupun
program-program yang sudah dijalankan nantinya dibahas di dalam rapat tersebut jadi biasanya tidak mnggunakan sistem informasi manajemen karena informasi yang
disediakan oleh sistem informasi manajemen yang ada teradang belum cukup mumpuni dalam menginterpretasikan kinerja-kinerja yang telah dilakukan di seluruh
aspek atau unit-unit kerja yang ada sehingga informasi yang ada dalam sistem informasi manajemen kurang memadai”.
Universitas Sumatera Utara
Sedangkan pernyataan dari Drs Januari Pane selaku Kepala Perpustakaan menjelaskan:
“Sistem informasi manajemen yang ada disini terkadang memang digunakan dalam pengevaluasian kinerja para pegawai yang ada jadi sudah digunakan tapi belum
terlalu dimanfaatkan karena informasi yang ada di sistem itu juga tidak bisa menjadi patokan dalam mengevaluasi kinerja para pegawai disini dan terkadang ya memang
informasi yang dibutuhkan seperti penilaian kinerja itu belum disediakan oleh sistem informasi manajemen yang ada setau saya hanya yang berkaitan dengan hal-hal
teknis”.
Untuk menilai penerapan sistem informasi manajemen yang ada sudah sesuai atau sudah berjalan secara efektif khususnya dalam menyelesaian kendala yang ada di
manajemen ataupun kendala dalam penerapan sistem informasi manajemen. Peneliti juga mengajukan pertanyaan kepada beberapa narasumber mengenai hal ini berikut
pernyataan dari Novita Riana, S.Kom salah satu bagian kerja di seksi koleksi dengan rincian tugas sebagai pengelola respository kota menjelaskan:
“Kendala yang ada dalam penerapan sistem informasi ini sih hanya masalah teknis seperti jika terjadi mati lampu dan kondisi jetset tidak bisa digunakan terpaksa kami
mengerjakan data-data peminjam atau pengembalian buku itu secara manual karena sistem informasi manajemen yang ada dijalankan oleh komputer itu mati jadi yang
harus dikerjakan manual terus biasanya ada terjadi kesalahan dalam pengelolaan data peminjam jadi bisa data peminjam buku atau yang mau jadi anggota
perpustakaan itu ganda jadi sebelum peminjaman dimasukan kedalam sistem perlu dicek ulang oleh petugas disini ya kira cuma itu kendala yang ada selebihnya kalo
Universitas Sumatera Utara
masalah atau kendala dalam manajemen belum ada yang saya tahu atau memang belum ada sampai saat ini.”
Peneliti juga mengajukan pertanyaan yang sama ke narasumber lain yaitu Habibah Lubis, S.E. selaku bagian sirkulasi yang ada dibawah struktur organisasi
bagian pelayanan menyatakan: “Kalo setahu saya kendala dalam penerapan sistem informasi manajemen
yang ada kadang-kadang ada data calon peminjam yang sudah terdaftar yang ternyata sudah terdaftar hal ini menyebabkan data dari peminjam itu doble jadi
kami para pegawai perlu mengecek ulang sebelum memasukkannya ke dalam sistem informasi manajemen karena jika tidak maka akan didapatkan data
peminjam yang ganda selain itu kendala yang dihadapi seperti penggunaan sistem informasi manajemen ini kan dilakukan didalam komputer jadi jika
komputernya kehilangan daya listrik atau mati lampu maka kita harus mendaftar peminjaman atau hal-hal lain yang bisa dikerjakan didalam sistem informasi
manajemen harus dibuat secara manual, untuk kendala dalam manajemen sampai saat ini belum ada.”
Sedangkan salah satu masyarakat yang menjadi pengguna sistem informasi manajemen yang ada di perpustakaan Kota Medan bernama Jack Marbun
menyatakan: “Kendala yang saya alami sih kalo saya mengakses buku yang ingin saya cari
dalam sistem informasi manajemen yang disediakan perpustakaan kota Medan kadang saya tidak menemukan di tempat penyimpanan buku itu menurut database
Universitas Sumatera Utara
yang saya akses tadi jadi saya perlu mencari ulang lagi untuk menemukan literatur yang ingin saya baca cuma itu saja sih bang”.
4.4 Faktor Yang Mempengaruhi Efektivitas Penerapan Sistem Informasi Manajemen di Perpustakaan Kota Medan
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi efektivitas penerapan sistem informasi manajemen menurut Gordon. B. Davis meliputi:
1. Perencanaan suatu kebijakan yang terkordinir
Dalam hal ini peneliti mengajukan pertanyaan kepada kepala perpustakaan kota Medan Drs. Januari Pane. “Bagaimana cara bapak melakukan kordinasi dalam
melakukan suatu kebijakan?” Bapak januari pane selaku kepala perpustakaan kota Medan menjelaskan
“Dalam melakukan kebijakan seperti menjalankan program-program yang ada sebelumnya saya beserta para pegawai melakukan rapat untuk menentukan
bagaimana nantinya kebijakan ini bisa berjalan sesuai rencana maka dari itu biasanya saya menunjuk misalnya kepala seksi pelayanan untuk menjadi
koordinator dalam pelaksanaan nonton film Indonesia dengan mengundang masyarakat disini ,seperti itu contohnya jadi semua program itu perlu ada
coordinator jadi program itu sudah bisa berjalan dan para pegawai tahu kepada siapa mereka bertanggung jawab ,penunjukan ketua coordinator juga
dilakukan dengan penyesuaian tupoksi dari bagian unit kerja itu sendiri suapaya kebijakan yang akan dijalankan dapat terkordinir dengan baik sesuai
dengan bidang keahlian dari si pegawai itu sendiri.” Sejalan dengan penjelasan dari kepala perpustakaan tadi peneliti juga bertanya
pertanyaan yang sama kepada salah satu pegawai perpustakaan kota Medan yaitu bapak Taufik Lubis selaku Kepala Seksi Tata Usaha menjelaskan
Universitas Sumatera Utara
“Masalah koordinasi itu biasanya memang langsung ditujuk siapa yang menjadi coordinator dalam menjalankan program itu tapi yang ditunjuk sebagai penanggung
jawab juga memang itu tugas pokok dan fungsinya jadi ya pasti kebijakan yang dibuat itu bisa dikordinir dengan baik karena semua pegawai juga ikut membantu
memperlancar jalannya suatu program atau kebijakan yang akan dijalankan”.
2. Penyediaan Informasi yang fleksibel
Mengenai faktor pendukung berikut ini peneliti mengajukan pertanyaan kepada Novita Riana, S.Kom salah satu bagian kerja di seksi koleksi dengan rincian tugas
sebagai pengelola respository kota, “Apakah sistem informasi manajemen yang digunakan didalam penyediaan informasi sudah lengkap dan fleksibel?” Novita Riana
S.Kom mengemukakan jawaban sebagai berikut: “Sistem Informasi Manajemen disini sudah cukup membantu menyediakan informasi
secara lengkap karena setiap program atau kebijakan yang ada,jumlah bukukoleksi,data masyarakat yang meminjam akan selalu dimasukan ke sistem
database dari sistem informasi manajemen itu sendiri jadi bisa dikatakan lengkap dan fleksibel atau bisa digunakan untuk manajemen perpustakaan kota Medan.”
Peneliti juga sempat menanyakan pertanyaan yang sama kepada Rohani Lubis, S.sos yang bekerja sebagai Kepala seksi koleksi menyampaikan
“Penyediaan informasi disini sudah lengkap dan fleksibel dalam hal bisa digunakan untuk bagian manajemen di setiap unit kerja yang ada disini jadi informasi yang ada
bukan hanya memuat salah satu bagian unit kerja saja tapi semua seksi ada di sistem informasi manajemen perpustakaan kota Medan. Penyediaan informasi disini sudah
bisa dikatakan lengkap karena semua sudah dikomputerisasi atau data-data yang penting selain disimpan dalam berkas juga sudah masuk ke database bagian koleksi.”
3. Peningkatan Produktivitas Pegawai
Universitas Sumatera Utara
Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai faktor ini peneliti mengajukan pertanyaan kepada Kepala kantor perpustakaan Drs Januari Pane. “Menurut bapak bagaimana
peningkatan produktivitas pegawai setelah adanya sistem informasi manajemen? ”
“Menurut saya produktivitas pegawai sudah lebih meningkat daripada sebelum menggunakan sistem informasi manajemen yang ada sekarang ini karena para
pegawai merasa terbantu dengan adanya sistem informasi yang sudah terkomputerisasi jadi data-data peminjam buku,koleksi literature yang ada bahkan
berkas berkas penting dari perpustakaan ini juga sudah masuk semua ke sistem jadi untuk pelananannya kepada masyarakat juga menngkat selain itu para pegawai juga
semakin produktif karena sudah semakin mudah mengerjakan tugas tidak hanya bertumpu mengerjakan satu tugas saja tapi juga tugas lain yang sudah diatur dalam
tugas pokok dan fungsinya masing- masing”.
Peneliti juga bertanya hal yang sama kepada salah satu pegawai di perpustakaan Kota yaitu Hedianna Hutagaol S.Kom menjawab
“Dengan adanya sistem informasi manajemen ini kami bisa bekerja lebih cepat karena tinggal menginput data saja ke komputer yang sudah memiliki sistem
informasi manajemen selain itu kami juga bisa bekerja dengan optimal tidak hanya terpaku dalam mengerjakan satu tugas saja tapi juga tugas-tugas lainnya yang sudah
diatur di tupoksi per bagian masing-masing maka dari itu menurut saya dengan adanya sistem informasi manajemen maka produktifitas para pegawai lebih
meningkat.”
4. Penyediaan informasi yang rasional dan terpadu
Dalam hal ini peneliti mengejukan pertanyaan,”Apakah penyediaan informasi yang disediakan sistem informasi manajemen sudah rasional dan terpadu?” ,Habibah Lubis,
S.E. selaku unit kerja di bagian seksi pelayanan menjelaskan
Universitas Sumatera Utara
“Sistem informasi manajemen disini sudah menyediakan informasi yang dibutuhkan secara rasional dan jika dibutuhkan sewaktu-waktu dapat langsung diintrepretasikan
secara langsung kepada pihak terkait yang membutuhkan dan semua informasi yang ada sudah bersifat rasional dan tidak mengada-ada karena semua sudah dinalisis
oleh setiap bagian unit kerja disini agar informasi yang tersedia diminimalisir dari kesalah-kesalahan data selain itu penyediaan informasi juga sudah mencakup
informasi yang diterima dari setiap bagian-bagian dalam hal ini unit-unit kerja yang terpadu atau sudah terkordinir di dalam sistem jadi walaupun data-data dari setiap
seksi seperti seksi tata usaha,pelayanan,koleksi dan pembinaan itu semua tidak tercampur aduk tapi sudah dikordianasi dan semua ny
a terpadu didalam sistem”.
Untuk lebih jelasnya lagi peneliti mencoba mengajukan pertanyaan yang sama kepada salah satu pegawai terkait penyediaan informasi yang rasional dan terpadu
berikut jawaban dari Kepala perpustakaan kota Medan menjelaskan “Penyediaan informasi yang ada biasanya itu sudah rasional dan terpadu karena
semuanya sudah diperiksa dahulu sebelum dimasukkan kedalam sistem supaya nantinya data-data yang diolah tidak salah dan dapat dipertanggung jawabkan maka
dari itu sistem informasi manajemen tersebut sering diperiksa supaya data-data ataupun informasi yang penting masih bersifat rasional dan data-data mengenai
beberapa seksi seksi yang ada itu bisa terpadu.”
4.5 Data Sekunder
Data sekunder yang dimaksud dalam penelitian ini yaitu data yang menunjang atau terkait dengan program Raskin yangsedang diteliti. Dalam pengumpulan data
Universitas Sumatera Utara
sekunder ini, peneliti secara bertahap mengumpulkannya. Diawali dengan pengumpulan berkas akan gambaran umum perpustakaan kota Medan, tugas
pokok dan fungsi Perpustakaan kota Medan dan struktur organisasi.
Universitas Sumatera Utara
BAB V ANALISA DATA
Dalam bab ini peneliti akan melakukan analisis terhadap semua data yang diperoleh dari hasil penelitian seperti yang disajikan dalam bab sebelumnya. Adapun
analisa yang dilakukan adalah teknik analisa kualitatif dengan metode deskriptif dengan tetap mengacu pada hasil interpretasi data dan informasi sesuai rumusan
masalah dalam penelitian ini. Dari seluruh data dan informasi yang telah dikumpulkan, baik melalui studi
pustaka, wawancara dengan informan yang diharapkan mewakili seperti dari Kepala Kantor Perpustakaan Kota Medan, Kepala Seksi Koleksi, Kepala Tata Usaha, Kepala
seksi pelayanan, pegawai-pegawai terkait yang secara langsung menggunakan sistem informasi manajemen dan Masyarakat yang menggunakan sistem informasi
manajemen ataupun penggunan layanan informasi di Perpustakaan umum kota Medan.
Data yang telah diperoleh oleh penulis telah disusun secara sistematis pada bab sebelumnya, baik melalui wawancara, observasi di lokasi penelitian, dan juga
data sekunder berupa berkas maupun catatan-catatan yang diperoleh penulis dilapangan sebagai data pendukung dari penelitian ini.
Selanjutnya data tersebut akan diberikan analisis tentang efektivitas penerapan sistem informasi manajemen di Perpustakaan umum kota Medan. Dalam melakukan
analisis, data yang telah disajikan pada bab selanjutnya akan disesuaikan dengan menggunakan teori-teori yang berhubungan dengan tujuan kegiatan penelitian ini
sehingga analisis yang dilakukan oleh penulis dapat disajikan dengan baik.
Universitas Sumatera Utara