Peranan Laporan MJM PERK. MODERN PRAJAB GOL.1 2

Modul Prajabatan Golongan 1-2 121 bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah diselidiki. Berdasarkan pengerti an ini, suatu laporan berkaitan dengan suatu penyelidikan, penglihatan, pengamatan, pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh datainfor-masi yang relevan. Selanjutnya, data informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. Oleh karena laporan berisi informasi yang dapat dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas tujuan nya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut: a. Mengatasi masalah; b. Mengambil keputusan; c. Mengetahui perkembangankemajuan; d. Mengadakan pengawaasan, pengendalian atau per-baikan; e. Menemukan teknik-teknik baru. 122 Manajemen Perkantoran Modern Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab menumpuk nya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang dianut.

B. Peranan Laporan

1. Peranan Laporan Dalam Organisasi

Laporan merupakan alat komuniakasi ke atas dalam suatu organisasi. Dengan alat inilah pimpinan diberikan umpan balik feed-back, sehingga pimpinan memungkinkan untuk menguji atau mengubah kebijaksanaan yang telah dibuat. Di samping itu, laporan juga sebagai alat manajerial dalam Modul Prajabatan Golongan 1-2 123 melaksanakan tugasfungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian. 2. Peranan Laporan dalam administrative communi cation Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai: a. Pertanggungjawaban dan pengawasanpengendalian Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabatpetugas kepada atasannya sesuai dengan tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan; b. Penyampaian Informasi Sebagaimana telah dikemukakan, bahwa laporan merupakan alat untuk menyampaikan informasi; c. Bahan Pengambilan Keputusan Untuk keperluan pengambilan keputusan seorang pimpinan memerlukan datadan informasi yang berhubungan dengan keputusan yang akan diarnbil. Data 124 Manajemen Perkantoran Modern dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi; d. Alat Pembina Kerja Sama Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik; e. Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.

C. Laporan Manajerial