Peranan Laporan MJM PERK. MODERN PRAJAB GOL.1 2
Modul Prajabatan Golongan 1-2
121
bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat
komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah
diselidiki. Berdasarkan pengerti an ini, suatu laporan berkaitan dengan
suatu penyelidikan,
penglihatan, pengamatan,
pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh datainfor-masi yang relevan. Selanjutnya, data
informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. Oleh
karena laporan
berisi informasi
yang dapat
dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas tujuan
nya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut:
a. Mengatasi masalah;
b. Mengambil keputusan;
c. Mengetahui perkembangankemajuan;
d. Mengadakan pengawaasan, pengendalian atau per-baikan;
e. Menemukan teknik-teknik baru.
122
Manajemen Perkantoran Modern
Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu
tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab
menumpuk nya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus
keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat
diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang
dianut.