Modul Prajabatan Golongan 1-2
95
Selama Anda menjadi pegawai, Anda nanti akan sering diminta oleh pimpinan Anda untuk mempersiapkan serta menyelenggarakan rapat-
rapat, baik untuk kepentingan kantor maupun untuk kepentingan organisasi di mana pimpinan menjadi ketuanya. Rapat-rapat yang
sering diselenggarakan tentunya adalah rapat-rapat didalam kantor itu sendiri, di mana pimpinan menjadi ketua dari rapat-rapat itu. Untuk
itu, Anda mempersiapkannya mulai dari penyusunan acara rapat, membuat undangan, sampai dengan pembuatan laporan dan akhimya
mengirimkan kepada para anggota. Demikian pula apabila pimpinan menjadi ketua atau sekretaris organisasi di luar kantor, apabila
organisasi ini akan menyelenggarakan rapat, maka Anda ditugaskan untuk
membantu pimpinan
dalam menyiapkan
serta menyelenggarakan rapat tersebut.
A. Pengertian Rapat
Dalam Websters New World Dictionary, rapat diartikan pertemuan orang-orang; suatu sidang yakni kumpulan orang-
orang terutama untuk membahas atau memutuskan persoalan-
96
Manajemen Perkantoran Modern
persoalan. The Liang Gie merumuskan rapat ialah pertemuan antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
Dari pendapat-pendapat tersebut kiranya dapat disimpulkan bahwa rapat pada hakekatnya merupakan salah satu bentuk
pertemuan orang-orang dalam suatu organisasi tertentu untuk membicarakan
masalah-masalah yang
terjadi dalam
organisasinya.
B. Rapat Kecil Yang Bersifat Tidak Resmi
Rapat-rapat kecil di dalam atau antar kantor biasa nya tidak memerlukan suatu persiapan dan pelaksanaan yang sulit.
Meskipun demikian, untuk mempersiapkannya Anda harus melaksanakan dengan sebaik-baiknya. Untuk itu Anda dapat
menghubungi sekretaris dari pimpinan lain untuk memperoleh kepastian waktu yang memungkinkan pimpinan lain dapat
menghadirinya. Setelah waktu dapat ditetapkan, maka Anda masih harus
Modul Prajabatan Golongan 1-2
97
mengingatkan atau mengecek kembali dengan mengirimkan nota kepada pimpinan yang akan menghadirinya, agar dengan
demikian mereka tidak lupa bahwa akan diselenggarakan suatu rapat pada tanggal, waktu, dan tempat tertentu. Selanjutnya,
apabila tempat di mana rapat akan diselenggarakan adalah di ruang pimpinan, maka Anda harus yakin bahwa ruang yang akan
dipergunakan telah siap dengan meja, kursi, dengan tata letaknya dan peralatan untuk menyelenggara kan rapat.
Selama penyelenggaraan rapat, mungkin Anda diminta oleh pimpinan untuk membuat catatan yang perlu. Di dalam prosedur
rapat biasanya disarankan agar Ketua membuat ringkasan dari kesatuan pendapat dan langkah-langkah yang akan diambil yang
sesuai dengan keputus an rapat. Anda dalam rapat ini harusnya mengambil tugas yang harus di lakukan oleh Pimpinan sebagai
Ketua seperti dimaksud di atas. Pelaksanaan rapat-rapat kantor, prosedumya biasanya tidak
terlalu terkait oleh aturan seperti sidang-sidang yang resmi, biasanya hanyalah terjadi diskusi-diskusi di mana terjadinya
98
Manajemen Perkantoran Modern
sating tukar pendapat, keputus an dapat dicapai dengan baik kemudian saran-saran diberikan. Dalam hal ini, Anda diharapkan
dapat mem-buat sendiri ringkasannya, untuk selanjutnya dimintakan persetujuan dari Pimpinan, kemudian dibagikan
kepada para anggota.
C. Rapat Yang Bersifat Resmi
