Modul Prajabatan Golongan 1-2
23
Salah satu kegiatan penunjang ini adalah kegiatan penanganan datainformasi. Kegiatan penanganan datainformasi disebut
kegiatan perkantoran. Pengertian Manajemen Perkantoran beraneka ragam. Namun
pengertian apapun yang diberikan, pengertian manajemen perkantoran dapat dirumuskan sebagai rangkaian kegiatan
perencanaan, pengorganisasian, penggerakan serta pengawasan dan pengendalian pekerjaan perkantoran. Secara Substansional
jelas yang di „manage“ adalah seluruh unsur perkantoran, temasuk keuangan, sistem, prosedur dan metodenya serta
informa si yang berkaitan. Pengertian perkantoran modern dapat ditengahi adanya bangunan
dan tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebelair yang tepat, para pegawai dalam melaksanakan
tugas-tugasnya berdisiplin, profesional memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan zaman.
Kantor Modern juga mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efisien, produktif,
berkeadilan dan manusiawi.
BAB III PELAKSANAAN PEKERJAAN KANTOR
A. Data Dan Informasi
Anda telah mempelajari tentang pengertian dan prinsip-prinsip manajemen perkantoran modern dalam Bab II, Selanjutnya
dalam Bab III Anda akan mempelajari kantor sebagai pusat informasi. Anda perlu memahami lebih dahulu dua konsep yang
berhubungan, yaitu data dan informasi, sebagai berikut :
1. Data
The Liang Gie 1976 menyatakan bahwa data adalah hal, peristiwa atau kenyataan lainnya apapun yang mengandung
suatu pengertian untuk dijadikan dasar guna penyusunan keterangan,
pembuatan kesimpulan
atau penetapan
keputusan. Data adalah ibarat bahan baku yang setelah diolah diubah men- jadi informasi. Sementara itu Gordon
198.5 mende finisikan data sebagai the raw material for information defined as groups of non-random symbols
which represents quantities. actions, things, etc. data adalah bahan mentahbahan baku informasi, yakni
sekelompok lambang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan, sesuatu, dan sebagainya.
Bentuknya adalah huruf, angka simbollambang-lambang khusus dan sebagainya.
Modul Prajabatan Golongan 1-2
25
Dalam Websters New World Dictionary, dinyatakan bahwa data adalah fact or figure from which conclutions can be
inferred fakta-faktafigure bisa tabel, grafik, statistik dari mana kesimpulan dapat ditarik.
2. Informasi
Lucas mendefinisikan informasi sebagai some tangible or intangible entity which reduces uncertainty about a future
state or event. Sementara itu, Gordon menyatakan bahwa information is data that has been processed into a form that
is meaningful to the recipient and is of real or perceved value in current or prospective decisions informasi adalah
data yang telah diolah menjadi bentuk yang mengandung arti bagi penerima dan mempunyaimemiliki nilai nyata
dalam keputusan, baik sekarang saat ini maupun yang akan datang.
Buch dan Stater menyatakan bahwa informati on is the aggregation or processing of data to provide knowledge or
intelligence informasi
adalah pengumpulan
atau pengolahan data guna memberikan pengetahuan dan
kepandaian. Sementara itu, George R. Terry 1962
26
Manajemen Perkantoran Modern
menyatakan bahwa information is meaningful data that conveys usable knowledge informmasi adalah data yang
mengandung arti dalam memberikan pengetahuan yang bermanfaat.
Dari sekian banyak definisi kiranya dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang telah diproses dan
mengandung arti bagi seseorang dalam pengambilan keputusan. Jadi, data hanya akan menjadi informasi kalau
mengandung arti. Jika tidak, maka tetap menjadi data. Berguna tidaknya informasi tergantung pada:
a. tujuan penerima;
b. ketelitian penyampaian dan pengolahan data;
c. waktu;
d. ruang dan tempat;
e. bentuk efektifitas, hubungan yang diperlukan,
kecenderungan dan bidang-bidang yang memerlukan perhatian manajemen;
f. semantik; yaitu hubungnan antara kata dan arti yang
diinginkan, apakah sudah jelas, sudah sesuai dengan tujuan, sudah tepat sasaran.
Modul Prajabatan Golongan 1-2
27
3. Data dan Informasi
Data hanya
akan menjadi
informasi apabila
ia mempengaruhi
perilaku seseorang,
dalam arti
menggerakkan orang untuk berperilaku sesuai dengan maksud dan tujuan disampaikannya data itu, yaitu untuk
mengambil keputusan. Pertanyaannya adalah kapan pengaruh itu akan beriaku? Misalnya perkiraan cuaca yang
disiarkan setelah dunia dalam berita TVRI. Data atau informasi? Dari mana kita dapat melihatnya? Bukankah
temperatur yang disiarkan itu hasil dari pengolahan bahkan dengan alat bantu tertentu? Kapan ia mulai berlaku menjadi
informasi? Biasanya mulai pada tanggal dan jam tertentu. Kalau kita mengacu pada pengertian bahwa informasi
sebagai data yang telah diolah. Bagaimana pendapat Anda? Kita harus ingat bahwa pertama, ada selang waktu antara
pemberitahuan data dan masa mulai berlakunya data itu, dan kedua, dengan efek terhadap perilaku seseorang.
Perilaku yang bagaimana yang terpengaruh oleh data? Perlu ditekankan di sini bahwa perilaku yang dimaksud adalah
perilaku dalam pengambilan keputusan. Dalam kaitan ini, terdapat selang waktu, di mana the earliest data are yes-
terdays, the earliest decision is todays, and the earliest
28
Manajemen Perkantoran Modern
outcome is tomorrows. Jelas bahwa keadaan yang demikian, data dan informasi Dalam bentuk pengambilan
keputusan adalah incomplete tidak lengkap, baik waktu maupun isinya. Sedang waktu time lag karena data berasal
dari waktu yang lalu dan masa berlakunya kemudian; sedang isinya, yakni bahan bakubahan mentah tidak akan
mencakup setiap karakteristik fenomena yang muncul, tetapi hanya beberapa menyebabkan berapapun banyaknya
infor- masi, maka informasi tidak pernah dan tidak akan pernah lengkap sebagai bahan pertimbangan dalam
pengambilan keputusan. Apa yang dipersyaratkan pengambil keputusan adalah
proyeksi kinerja yang akan datang. Seorang pengambil keputusan tidak hanya akan mempertimbangkan keputusan
yang akan diambilnya berdasarkan data yang ada di hadapannya,
tetapi juga
adalah intuisi,
feeling, pengetahuan, latar belakang pendidikan, lingkungan,
keterampilan dan pengalamannya akan turut berperan besar, bahkan biasanya hal itu sangat dominan.
Modul Prajabatan Golongan 1-2
29
Contohnya : dokter, pengemudi, manajer, bahkan para menteri sekalipun.
B. Pelaksanaan Pekerjaan Perkantor An Modern
