Modul Prajabatan Golongan 1-2
57
ada dalam kiriman itu. Laporan Hasil penelitian itu tertukar. Bersama ini saya kembalikan Laporan Hasil Penelitian yang
tidak saya butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan
Hasil Penelitian Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil. Paragraf ini hanya berisi satu gagasan, yakni tentang kiriman
buku tentang hasil penelitian. Walaupun dalam paragraf ini terdapat pernyataan tentang adanya kekeliruan pengiriman,
yaitu tertukarnya hasil peneliti an yang dipesan dengan hasil penelitian yang tidak dipesan, pernyataan-pernyataan
tersebut hanyalah merupakan kalimat penjelas yang memperterang kalimat utama. Jadi, semua kalimat harus
disusun dalam satu paragraf. Di samping itu, agar kalimat- kalimat itu saling berkaitan, hendaklah digunakan pengait
paragraf, yang berupa ungkapan penghubung antar kalimat. Sebaiknya kalimat-kalimat itu disusun dalam satu paragraf,
sebagai berikut. Laporan tentang hasil penelitian kiriman Bapak telah saya
terima dengan baik. Namun, di dalamnya ada satu judul penelitian yang sebenarnya tidak saya pesan. Sebaliknya,
hasil penelitian yang saya minta ternyata tidak ada dalam kiriman itu. Mungkin Laporan Hasil penelitian itu tertukar
58
Manajemen Perkantoran Modern
ketika staf Bapak mengepaknya. Oleh sebab itu, bersama ini saya kembalikan Hasil Laporan Penelitian yang tidak saya
butuhkan, dan saya mohon Bapak segera mengirimkan hasil laporan yang saya pesan, yaitu Laporan Hasil Penelitian
Sistem Penggajian Pegawai Negeri Sipil.
I. Latihan
Kerjakan latihan dibawah ini dengan sungguh-sungguh.
1.
Berikan batasan korespondensi dan surat
2.
Apa saja tujuan umum surat?
3.
Jelaskan fungsi-fungsi surat dinas
4.
Uraikan surat-surat yang baik
5.
Jelaskan syarat dasar bagi penulis surat
6.
Uraikan langkah-Iangkah teknis penuisan surat
7.
Buat sepucuk surat dinas dari instansi Anda yang ditujukan ke instansi lain
J. Rangkuman
Dalam kehidupan dan pergaudan sehari-hari, manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi baik secara lisan
Modul Prajabatan Golongan 1-2
59
maupun secara tertulis. Pemberian informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak dapat berhadap-hadapan
dengan penerima informasi. Kegiatan tersebut disebut korespondensi dan ber-komunikasi dengan surat.
Adapun tujuan umum surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti
yang diharapkan. Jadi surat sebagai alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan atau informasi Oleh karena itu,
penulis surat harus memenuhi syarat, baik dalam teknik penulisan, maupun dalam langkah-langkah dalam menulis surat.
Dalam menulis surat terdapat berbagai macam pilihan format, style, gaya.
Berbagai macam format, gaya, style dalam menulis surat, yaitu full block, modified block, semi block, simplified, idented dan
hanging paragraph. Anda dalam menulis surat jangan lupa mengguna kan bahasa
yang benar baik dalam menyusun kalimat, paragraf dan penggunaan tanda-tanda baca.
BAB V TEKNIK MENGARSIP SURAT FILING
A. Rangkuman
Filing adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan mudah
dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. Oleh karena suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat
penyimpanan bahan-bahan dengan aman, maka filing dapat
dianggap sebagai pusat ingatan dari suatu organisasi. Orang biasanya tidak mungkin selalu dapat mengingat-ingat
segala sesuatu tentang kejadian-kejadi-an, maka filing merupakan bagian yang sangat penting. Dengan alasan itulah
filing harus diatur dengan baik dalam suatu organisasi. Cukup banyak sifat yang harus dimiliki oleh seorang juru arsip
dalam melaksanakan tugas filing agar dia dapat melakukan tugasnya dengan efisien dan efektif. Untuk itu sifat-sifat yang
harus dimiliki adalah : kejujuran, ketelitian, kerapihan, serta menguasai bidangnya.
Filing merupakan dasar pengetahuan yang harus dimiliki setiap pegawai kantor, karena tidak ada satu organisasipun yang tidak
akan terlibat dalam filing. Dia harus menyimpan segala catatan,
Modul Prajabatan Golongan 1-2
49
menyiapkan semua catatan setiap kali diperlukan, serta mengumpulkan
atau menyatukan
semua catatan
yang mempunyai kaitan satu dengan yang lain, menjadi suatu riwayat
yang lengkap.
B. A R S I P
