Modul Prajabatan Golongan 1-2
79
D. Peralatan Filing Dan Penemuan Arsip
1.
Prosedur Filing Penyimpanan ArsipDokumen
Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana, tetapi sering kurang mendapat perhatian, yang mengakibat kan arsip sulit
ditemukan, karena salah penempatan. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah:
a. Pemeriksaan arsip,
untuk memastikan apakah arsip siap untuk disimpan. Pertama-tama semua dokumen arsip yang
akan disimpan diperiksa secara cermat, apakah memang benar-benar sudah seharusnya di-simpan. Perhatikan apakah
sudah ada tanda instruksi untuk disimpan release mark, file, simpan atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor
80
Manajemen Perkantoran Modern
b. Anda. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindar agar surat-
surat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerjaunit pengolah lain, jangan
sampai masuk dalam tempat penyimpanan. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan hilang, dan pada gilirannya dapat
menimbulkan kekacauan
surat-menyurat dan
proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang
bersangkutan.
c. Mengindeks
nama, subyek, geografis, kronologis, nomor, sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan
sebelumnya. Mengindeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa, atau subyek
apa, atau kata tangkap lain-nya, surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, yaitu
nama badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga negara, badan-badan swasta, maupun nama-nama individu-individu
penandatangan surat untuk jenis surat masuk, ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar pertinggal akan
disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada
sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk, dan nama tempat yang dituju untuk surat
Modul Prajabatan Golongan 1-2
81
keluar pertinggal. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat.
Jika sebuah dokumenarsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap, maka dokumenarsip ter- sebut di
simpan menurut kata tangkap yang terpenting, sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu
dibuatkan tunjuk silang. Perhatikan bahwa memang ini benar-benar diperlukan, karena dengan membuat tunjuk
silang akan menambah pekerjaan.
d. Memberi Tanda,
langkah ini lazim disebut juga pengkodean. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana.
yaitu dengan memberi tanda garis atau ling- karan dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan
pada langkah kegiatan mengindeks. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing-
masing kata tangkap. Dengan ada tanda ini, maka surat akan mudah disortir dan
disimpan. Di samping itu, jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file, Anda akan mudah
menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada.
82
Manajemen Perkantoran Modern
d. Mensortir arsip yang sudah diindeks, dikelompokkan
berdasar apakah abjad, nomor yang sama. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke
langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat
banyak, sehingga me-mudahkan penyimpanan.
e. Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya filing
cabinet, sesuai dengan sistem filing yang dipilih.
2. Penemuan Arsip Retrieval
Setelah disimpan, pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. Oleh karena itu, arsip yang
diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat, tepat, dan lengkap. Untuk
itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan:
a. Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam
diharuskan mengisi daftarformulir peminjaman yang berisi informasi antara lain:
1 Nama peminjam;
2 Nomor dan jenis arsip yang dipinjam;
3 Tanggal harus kembali;
Modul Prajabatan Golongan 1-2
83
4 Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab
terhadap penyimpanan. Dalam hal ini hendaknya berlaku prinsip : siapapun
yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali, harus mengisi daftar peminjaman dan waktuIamanya
peminjaman dibatasi. b.
Menaruh kartu substitusi Out Guideatau Out Folder ditempat di mana arsip disimpan tersebut diambil, atau
disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya.
Tujuannya adalah: 1
Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam;
2 Memudahkan penyimpanan selama arsip yang
bersangkutan dipinjam. c.
Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam
penyimpanan arsip yang dapat meng-ambil arsip. d.
Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam, seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam.
84
Manajemen Perkantoran Modern
Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif, artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu-
waktu dibutuhkan, dapat diukur dari Ratio Penemuan : Jumlah arsip yang ditemukan
Rasio penemuan = --------------------------------------- x 100 Jumlah arsip
Misalnya, dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian ditemukan 56 arsip, maka rasio penemuan = 97,7
1 Jika rasio 99,5 berarti arsip disimpan dengan baik.
2 Jika rasio penemuan 97 - 99,5 yang disimpan dalam
kondisi memuaskan. 3
Jika rasio, 97 teknik penyimpanan perlu dibenahi, mungkin :
a
pemberian kata tangkap, indek, dan klasifikasi kurang tepat;
b
prosedur penyimpanan tidakkurang efektif;
c
prosedur pengambilanpeminjaman
tidakkurang efektif;
d
arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 mapfolder.
Modul Prajabatan Golongan 1-2
85
E. Penyusunan Arsip