Peralatan Filing Dan Penemuan Arsip

Modul Prajabatan Golongan 1-2 79

D. Peralatan Filing Dan Penemuan Arsip

1. Prosedur Filing Penyimpanan ArsipDokumen Prosedur penyimpanan arsip cukup sederhana, tetapi sering kurang mendapat perhatian, yang mengakibat kan arsip sulit ditemukan, karena salah penempatan. Prosedur tersebut mencakup langkah-langkah:

a. Pemeriksaan arsip,

untuk memastikan apakah arsip siap untuk disimpan. Pertama-tama semua dokumen arsip yang akan disimpan diperiksa secara cermat, apakah memang benar-benar sudah seharusnya di-simpan. Perhatikan apakah sudah ada tanda instruksi untuk disimpan release mark, file, simpan atau perintah-perintah lain yang berlaku di kantor 80 Manajemen Perkantoran Modern

b. Anda. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindar agar surat-

surat yang masih dalam proses atau yang masih harus diedarkan ke unit-unit kerjaunit pengolah lain, jangan sampai masuk dalam tempat penyimpanan. Kalau hal itu terjadi surat tersebut akan hilang, dan pada gilirannya dapat menimbulkan kekacauan surat-menyurat dan proses penanganan masalah yang menjadi masalah surat yang bersangkutan.

c. Mengindeks

nama, subyek, geografis, kronologis, nomor, sesuai dengan sistem filing yang telah ditetapkan sebelumnya. Mengindeks seperti yang telah kita bicarakan adalah pekerjaan menentukan pada nama apa, atau subyek apa, atau kata tangkap lain-nya, surat akan disimpan. Pada sistem abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim, yaitu nama badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga negara, badan-badan swasta, maupun nama-nama individu-individu penandatangan surat untuk jenis surat masuk, ataupun nama alamat yang dituju untuk surat keluar pertinggal akan disimpan dalam map dalam kata tangkap yang sama. Kata tangkap pada sistem numerik adalah angka, pada sistem geografis adalah nama tempat asal surat untuk surat masuk, dan nama tempat yang dituju untuk surat Modul Prajabatan Golongan 1-2 81 keluar pertinggal. Sedangkan kata tangkap pada sistem subyek adalah perihal atau isi surat. Jika sebuah dokumenarsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap, maka dokumenarsip ter- sebut di simpan menurut kata tangkap yang terpenting, sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu dibuatkan tunjuk silang. Perhatikan bahwa memang ini benar-benar diperlukan, karena dengan membuat tunjuk silang akan menambah pekerjaan.

d. Memberi Tanda,

langkah ini lazim disebut juga pengkodean. Kegiatan ini dilakukan secara sederhana. yaitu dengan memberi tanda garis atau ling- karan dengan warna mencolok pada kata tangkap yang sudah ditentukan pada langkah kegiatan mengindeks. Tanda yang dicantumkan menunjukkan juga nomor unit masing- masing kata tangkap. Dengan ada tanda ini, maka surat akan mudah disortir dan disimpan. Di samping itu, jika surat nanti pada suatu saat surat ini dipinjam atau keluar dari file, Anda akan mudah menyimpan kembali surat tersebut berdasarkan tanda kode penyimpanan yang sudah ada. 82 Manajemen Perkantoran Modern

d. Mensortir arsip yang sudah diindeks, dikelompokkan

berdasar apakah abjad, nomor yang sama. Menyortir adalah mengelompokkan surat-surat untuk disiapkan ke langkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diperlukan secara khusus jika jumlah atau volume surat banyak, sehingga me-mudahkan penyimpanan.

e. Menyimpan arsip pada tempat penyimpanannya filing

cabinet, sesuai dengan sistem filing yang dipilih.

2. Penemuan Arsip Retrieval

Setelah disimpan, pada suatu saat ada arsip yang diperlukan kembali untuk tujuan tertentu. Oleh karena itu, arsip yang diperlukan tersebut harus dapat ditemukan kembali oleh seorang sekretaris dengan cepat, tepat, dan lengkap. Untuk itu, ada hal-hal yang perlu diperhatikan agar di kemudian hari tidak akan terjadi kesulitan: a. Dalam prosedur peminjaman arsip, para peminjam diharuskan mengisi daftarformulir peminjaman yang berisi informasi antara lain: 1 Nama peminjam; 2 Nomor dan jenis arsip yang dipinjam; 3 Tanggal harus kembali; Modul Prajabatan Golongan 1-2 83 4 Pengesahan oleh petugas yang bertanggung jawab terhadap penyimpanan. Dalam hal ini hendaknya berlaku prinsip : siapapun yang meminjam dan untuk berapa lamapun tanpa kecuali, harus mengisi daftar peminjaman dan waktuIamanya peminjaman dibatasi. b. Menaruh kartu substitusi Out Guideatau Out Folder ditempat di mana arsip disimpan tersebut diambil, atau disimpan dalam kotak peminjaman sesuai dengan tanggal pengembaliannya. Tujuannya adalah: 1 Sebagai identifikasi bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam; 2 Memudahkan penyimpanan selama arsip yang bersangkutan dipinjam. c. Hanya sekretaris atau orang yang diserahi tanggung jawab terhadap arsip-arsip dan diberi wewenang dalam penyimpanan arsip yang dapat meng-ambil arsip. d. Adanya tindak lanjut terhadap arsip-arsip yang dipinjam, seperti menagih dan mengingatkan kepada peminjam. 84 Manajemen Perkantoran Modern Untuk mengetahui apakah arsip yang disimpan efektif, artinya dapat ditemukan dengan cepat dan tepat sewaktu- waktu dibutuhkan, dapat diukur dari Ratio Penemuan : Jumlah arsip yang ditemukan Rasio penemuan = --------------------------------------- x 100 Jumlah arsip Misalnya, dari 60 arsip yang dicari, dan kemudian ditemukan 56 arsip, maka rasio penemuan = 97,7 1 Jika rasio 99,5 berarti arsip disimpan dengan baik. 2 Jika rasio penemuan 97 - 99,5 yang disimpan dalam kondisi memuaskan. 3 Jika rasio, 97 teknik penyimpanan perlu dibenahi, mungkin : a pemberian kata tangkap, indek, dan klasifikasi kurang tepat; b prosedur penyimpanan tidakkurang efektif; c prosedur pengambilanpeminjaman tidakkurang efektif; d arsip-arsip menumpuk banyak dalam 1 mapfolder. Modul Prajabatan Golongan 1-2 85

E. Penyusunan Arsip