BAB IV TEKNIK-TEKNIK KORESPONDENSI
Dalam kehidupan sehari-hari Anda bergaul dengan sesama Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai pegawal suatu instansi, Anda
bergaul dengan pegawai yang lain dan dengan pemimpin Anda. Dalam kedudukan Anda sebagai anggota masyarakat, Anda akan
bergaul dengan tetangga Anda, dengan ketua RT, dengan ketua RW, lurah dan sebagainya. Dalam kedudukannya sebagai anggota suatu
keluarga, Anda akan bergaul dengan saudara-saudara dan kedua orang tua Anda. Demikian pula, dalam rangka menjamin lancarnya
suatu pemerintahan, suatu instansi atau departemen akan berkomunikasi dengan instansi atau departemen yang lain karena
kedua belah pihak saling memerlukan. Dalam dunia bisnis dan dunia ekonomi terjadi peristiwa yang sama. Berbagai perusahaan akan
saling mengisi dan saling memesan barang yang diproduksi perusahaan lain dan sebagainya.
Dalam pergaulan seperti disebutkan di atas, manusia tidak terlepas dari saling memberikan informasi, baik secara lisan maupun secara
tertulis. Informasi secara lisan terjadi jika si pemberi informasi berhadap-hadapan atau bersemuka dengan si penerima informasi.
Pemberian informasi melalui telepon, radio, dan melalui telelvisi masih tergolong ke dalam pemberian informasi secara lisan.
36
Manajemen Perkantoran Modern
Selanjutnya, informasi secara tertulis terjadi jika pemberi informasi tidak mungkin dapat berhadap-hadapan dengan penerima informasi
dan tidak mungkin menggunakan media seperti tertera di atas. Sarana komunikasi tertulis yang biasa digunakan untuk keperluan seperti
yang digambarkan di atas terdiri atas beberapa macam, salah satunya adalah surat. Sedangkan teknik membuat dan berkomunikasi dengan
surat dalam kegiatan perkantoran disebut korespondensi. Selanjutnya akan diuraikan tentang pengertian korespondensi dan
surat.
A. Pengertian Korespondensi Dan Surat
Korespondensi dalam kegiatan perkantoran diartikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat.
Sebagaimana diketahui komunikasi yang diartikan sebagai proses penyampaian warta atau transfer informasi dari satu
pihak kepada pihak lain yang dapat dilakukan dengan lisan, tulisan, gambar, lambang, isyarat atau tanda-tanda lain. Cara-
cara tersebut bisa digunakan secara gabungan dua atau lebih dari cara yang ada.
Modul Prajabatan Golongan 1-2
37
Dan uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin 1996:.2
memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak, orang,
instansi, atau organisasi kepada pihak lain orang, instansi, atau organisasi.
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi.
Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai, misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat
bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain.
Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu
pihak kepada pihak lain. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak, dan dalam hal ini tentu
saja menguntungkan
bagi siapapun
yang mendalami
korespondensi, karena masing masing pengertian itu akan saling
38
Manajemen Perkantoran Modern
melengkapi. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan
datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses paperless.
Istilah paperless di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
B.
TUJUAN UMUM SURAT
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang di kirimkannya
dapat sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim Selanjutnya
diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehen daki. Dengan kata lain, tujuan umum
setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang
diharapkan.
C. Fungsi Surat Dinas
