Modul Prajabatan Golongan 1-2
85
E. Penyusunan Arsip
Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Jika hal ini terus
berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan
mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses memindahkan arsip.
1. Dasar Pemindahan Arsip
Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan inaktif, biasanya setelah suatu periode tertentu, misalnya 1
tahun, di mana arsip sudahjarang sekali digunakan. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan aktif atau
inaktif tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip
JRA. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat
untuk menyim- pan arsip Unit Arsip
2. Cara Pemindahan
Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan, yaitu :
86
Manajemen Perkantoran Modern
a. Pemindahan secara kontinyu perpectual.
Pada cara ini, arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan, walau pemindahannya tidak tentu.
Pemindahan cara
ini biasanya digunakan pada
perusahaan-perusahaan seperti
Kantor Pengacara,
Pelaksana Proyek, Kantor Arsitek, Konsultan dan sebagainya, di mana seluruh doku- men menjadi inaktif
setelah suatu kegiatan proyek selesai. b.
Pemindahan Periodik Pada cara ini, arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu
umumnya 1 tahun. Ada beberapa cara pemindahan periodik :
1 Pemindahan tunggal1 periode
Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu, arsip inaktif dipindahkan ke tempat
penyimpanan arsip yang lain. Dengan demikian, pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip-
arsip yang dalam status aktif.
Modul Prajabatan Golongan 1-2
87
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
Filing Cabinet 2
Pemindahan ganda 2 periode Pada pemindahan ini, setelah 1 periode kegiatan
berlalu, pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status inaktif, hanya lokasi
penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip aktif. Dengan perkataan lain, pada lemari penyimpanan
arsip akan terdapat :
•
Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan;
•
Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
AKTIF AKTIF
IN AKTIF IN AKTIF
Filing Cabinet
88
Manajemen Perkantoran Modern
Pada cara pemindahan ganda 2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip
dari periode yang lalu, yang mungkin pada saat itu masih digunakan.
3. Pemusnahan Arsip
Arsip yang telah dipindahkan, tidak semua akan disimpan selamanya.
Ada beberapa jenis arsip
yang dapat
dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip
sebagai berikut : a.
Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan
bagi pimpinan, organisasi di masa yang akan datang. Oleh karenanya setelah selesai digunakan, arsip tersebut
langsung dapat
dimusnahkan, misalnya:
surat pengumumanpemberitahuan, undangan rapat rutin,
memo intern, dsb. b.
Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan
kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank, korespondensi rutin dengan
Modul Prajabatan Golongan 1-2
89
pemasok, bukti pembayaran tertentu, dan sebagainya. Arsip-arsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai
dengan 1 tahun. c.
Arsip penting Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk kelangsungan
usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau, seperti Data laporan keuangan, dan lain
sebagainya. d.
Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organi
sasiperusahaan, dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini
antara lain: 1
Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi; 2
Laporan keuangan; 3
dan lain sebagainya. Berdasarkan klasifikasi di atas, dapat diputuskan berapa
lama suatu arsip harus disimpan. Namun demikian, secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung
pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing-
masing instansi. Untuk jelasnya, tentang penyusutan arsip dapat dilihat
90
Manajemen Perkantoran Modern
gambar berikut.
F. Latihan