Penyusunan Arsip MJM PERK. MODERN PRAJAB GOL.1 2

Modul Prajabatan Golongan 1-2 85

E. Penyusunan Arsip

Setelah suatu periode kegiatan kantor, arsip sudah semakin menumpuk di tempat penyimpanan. Jika hal ini terus berlangsung, tempat penyimpanan menjadi semakin penuh sesak, sehingga jika sekretaris ingin mencari arsip tertentu akan mengalami kesulitan. Oleh karena itu, seorang sekretaris perlu dengan apa yang disebut proses memindahkan arsip.

1. Dasar Pemindahan Arsip

Pemindahan arsip dilakukan setelah arsip dinyatakan inaktif, biasanya setelah suatu periode tertentu, misalnya 1 tahun, di mana arsip sudahjarang sekali digunakan. Berapa lama tepatnya suatu arsip dinyatakan aktif atau inaktif tergantung pada kebijakan masing-masing instansi. Biasanya suatu instansi menyusun Jadwal Retensi Arsip JRA. Arsip yang sudah inaktif kemudian disimpan pada tempat penyimpanan khusus, seperti filing kabinet, tempat untuk menyim- pan arsip Unit Arsip

2. Cara Pemindahan

Berdasarkan karakteristik arsip dan waktu pemindahan secara umum dikenal dua cara pemindahan, yaitu : 86 Manajemen Perkantoran Modern a. Pemindahan secara kontinyu perpectual. Pada cara ini, arsip dipindahkan begitu arsip tersebut selesai digunakan, walau pemindahannya tidak tentu. Pemindahan cara ini biasanya digunakan pada perusahaan-perusahaan seperti Kantor Pengacara, Pelaksana Proyek, Kantor Arsitek, Konsultan dan sebagainya, di mana seluruh doku- men menjadi inaktif setelah suatu kegiatan proyek selesai. b. Pemindahan Periodik Pada cara ini, arsip dipindahkan setelah 1 peiode tertentu umumnya 1 tahun. Ada beberapa cara pemindahan periodik : 1 Pemindahan tunggal1 periode Pada pemindahan ini setelah 1 periode kegiatan berlalu, arsip inaktif dipindahkan ke tempat penyimpanan arsip yang lain. Dengan demikian, pada tempat penyimpanan arsip hanya ada arsip- arsip yang dalam status aktif. Modul Prajabatan Golongan 1-2 87 AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF Filing Cabinet 2 Pemindahan ganda 2 periode Pada pemindahan ini, setelah 1 periode kegiatan berlalu, pada tempat penyimpanan arsip masih ada arsip-arsip dalam status inaktif, hanya lokasi penyimpanannnya terpisah dari arsip-arsip aktif. Dengan perkataan lain, pada lemari penyimpanan arsip akan terdapat : • Arsip dalam status aktif dari periode yang berjalan; • Arsip dalam status inaktif dari periode sebelumnya AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF AKTIF IN AKTIF IN AKTIF Filing Cabinet 88 Manajemen Perkantoran Modern Pada cara pemindahan ganda 2 periode ini mempunyai keuntungan yaitu mudah mencari arsip dari periode yang lalu, yang mungkin pada saat itu masih digunakan.

3. Pemusnahan Arsip

Arsip yang telah dipindahkan, tidak semua akan disimpan selamanya. Ada beberapa jenis arsip yang dapat dimusnahkan setelah jangka waktu yang tertentu. Dalam pemusnahan arsip harus diperhatikan sifat karakteristik arsip sebagai berikut : a. Arsip-arsip yang Tidak penting Yaitu arsip-arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan bagi pimpinan, organisasi di masa yang akan datang. Oleh karenanya setelah selesai digunakan, arsip tersebut langsung dapat dimusnahkan, misalnya: surat pengumumanpemberitahuan, undangan rapat rutin, memo intern, dsb. b. Arsip-arsip yang Membantu Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk melancarkan kegiatan organisasi untuk sementara waktu seperti Surat Pemberitahuan Bank, korespondensi rutin dengan Modul Prajabatan Golongan 1-2 89 pemasok, bukti pembayaran tertentu, dan sebagainya. Arsip-arsip ini dapat disimpan sementara waktu sampai dengan 1 tahun. c. Arsip penting Yaitu arsip-arsip yang berguna untuk kelangsungan usaha atau menggambarkan prestasi pada masa yang lampau, seperti Data laporan keuangan, dan lain sebagainya. d. Arsip Vital Yaitu arsip yang menentukan eksistensi organi sasiperusahaan, dan tidak dapat dimusnahkan karena tidak dapat diganti. Yang termasuk arsip-arsip jenis ini antara lain: 1 Surat Keputusan Tentang Struktur Organisasi; 2 Laporan keuangan; 3 dan lain sebagainya. Berdasarkan klasifikasi di atas, dapat diputuskan berapa lama suatu arsip harus disimpan. Namun demikian, secara pasti berapa lama suatu arsip disimpan tergantung pada Jadwal Retensi Arsip yang disusun oleh masing- masing instansi. Untuk jelasnya, tentang penyusutan arsip dapat dilihat 90 Manajemen Perkantoran Modern gambar berikut.

F. Latihan