Modul Prajabatan Golongan 1-2
31
5. Melindungi Aset
Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jika terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi
informasi saja. Masih ada tambahan tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman
yang vital, meng amankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.
C. Peranan Administrasi Perkantoran
Setiap pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan tertentu dalam suatu organisasi tentu mempunyai segi administrasi. Hal ini
seperti yang diungkapkan Peterson dalam buku „Modern Office Management
“ ia menyebutkan bahwa : „Every job in organization to day has some office or paper work
aspect. In most jobs, these aspects are only incidental to the activity of chief concern, which may be production, sales,
finance purchasing, personnel, engineering, or one of many others“.
Setiap pekerjaan dalam suatu organisasi dewasa ini mempunyai segi-segi pekerjaan yang memerlukan kertas. Dalam kebanyakan
pekerjaan. Hal ini hanyalah akibat dari aktivitas pokok yang
32
Manajemen Perkantoran Modern
berupa produksi, penjualan, keuangan, pembelian, kepegawaian, teknik atau salah satu dari banyak pekerjaan lainnya.
Jadi pada pelaksanaan setiap pekerjaan operasio nal apapun dalam
suatu organisasi
manapun tentu
dilaksanakan administrasi.
Dalam garis besarnya administrasi ketatausahaan ini mempunyai 3 tiga peranan pokok sebagai berikut :
1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operasio nal
untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi; 2.
Menyediakan keterangan-keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan
tindakan yang tepat; 3.
Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.
Sedangkan ciri utama administrasi adalah : 1.
Bersifat pelayanan; 2.
Bersifat merembes ke segenap bagian dalam organisasi; 3.
Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi. Yang dimaksud ciri pertama adalah bahwa kegiatan perkantoran
tersebut memberikan pelayanan untuk memudahkan pekerjaan
Modul Prajabatan Golongan 1-2
33
agar berjalan secara lebih efektif, sedangkan yang dimaksud ciri kedua adalah bahwa kegiatan administrasi itu diperlukan dan
dilaksana kan dimana-mana dalam seluruh organisasi dan pada ciri ketiga mempunyai pengertian bahwa administrasi tidak
dapat berjalan sendiri. Ada juga beberapa ciri khusus didalam pelaksanaan administrasi
perkantoran yang diungkapkan oleh Litlefild dan Rachel yaitu
„biasanya diperlukan lebih banyak pekerjaan mental maka lebih banyak tugas yang susah diukur, perubahan variasicorak yang
lebih besar dalam pekerjaan; banyak sekali tugas-tugas kecil yang volumenya sedikit sehingga tidak memiliki ukuran yang
baku, dan ketidak teraturan mengenai arus kerja.
D. Latihan
Kategori