Modul Prajabatan Golongan 1-2
123
melaksanakan tugasfungsi perencanaan, pengorganisasian, pengambilan keputusan, pengawasan dan pengendalian.
2.
Peranan Laporan dalam administrative communi cation
Peranan laporan dalam administrative communication sangat strategis sebagai:
a. Pertanggungjawaban
dan pengawasanpengendalian
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang pejabatpetugas kepada atasannya sesuai dengan
tugas dan fungsi yang dibebankan kepadanya. Dari laporan itu seorang atasan akan meneliti tentang
pelaksanaan tugas dan fungsi oleh pejabat bersangkutan; b.
Penyampaian Informasi Sebagaimana
telah dikemukakan,
bahwa laporan
merupakan alat untuk menyampaikan informasi; c.
Bahan Pengambilan Keputusan Untuk
keperluan pengambilan
keputusan seorang
pimpinan memerlukan
datadan informasi
yang berhubungan dengan keputusan yang akan diarnbil. Data
124
Manajemen Perkantoran Modern
dan informasi yang akan diambil. Data dan informasi itu berasal dari laporan-laporan yang disampaikan ke semua
satuan organisasi atau oleh semua satuan organisasi atau oleh pejabat di dalam organisasi;
d. Alat Pembina Kerja Sama
Laporan dapat berperan sebagai salah satu alat untuk membina kerja sama. Saling tukar informasi, saling
pengertian, dan koordinasi antara atasan dan bawahan sangat mendukung kerja sama yang baik;
e. Alat Pengembangan Cakrawala Wawasan
Dengan saling tukar informasi, maka Pengetahuan kita sebagai pelaksana atau pimpinan akan bertambah luas dan
mendorong timbulnya gagasan baru. Inovasi tugas dapat dikembangkan berdasarkan pengalaman orang lain.
C. Laporan Manajerial
Sebagai penegasan dapatlah dikatakan bahwa laporan manajerial adalah sejenis laporan yang bertalian dengan suatu urusan tertentu
dalam lingkungan suatu orga-nisasi formal yang dibuat untuk
Modul Prajabatan Golongan 1-2
125
keperluan pimpinan organisasi itu membuat keputusan dan selanjutnya melakukan tindakan.
Tujuan umum setiap laporan manajerial ialah menyampaikan informasi dalam lingkungan organisasi. Penyampaian informasi itu
merupakan suatu prosedur tetap dalam organisasi atau berdasarkan suatu penugas an dari pimpinan organisasi. Misalnya laporan teratur
se-tiap bulan mengenai banyaknya pemakaian bahan bakar kendaraan bermotor yang digunakan dalam dinas.
Secara terperinci laporan manajerial mempunyai peranan sebagai berikut :
1. Bagi organisasi sebagai suatu kebulatan, laporan manajerial
dapat memberikan
gambaran menyeluruh
mengenai perkembangan organisasi serta kelebihan dan kekurangannya;
2. Bagi pelaksanaan tugas dalam organisasi, laporan manajerial
dapat menunjukkan suatu segi yang perlu disempurnakan untuk kelancaran tugas organisasi itu;
3. Bagi manajer organisasi sebagai pimpinan, laporan manajerial
dapat menyediakan berbagai data untuk pembuatan keputusan
126
Manajemen Perkantoran Modern
pimpinan yang tepat serta tindakan lanjutan yang lebih jitu; 4.
Bagi petugas organisasi pelaksana, laporan manajerial dapat menjadi sarana untuk menyampaikan gagasan baru kepada
atasannya. Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan
keterangan mengenai hal tertentu kepada pimpinan organisasi. Ciri-ciri khusus yang terdapat pada laporan demikian itu agar
dapat dibedakan dengan naskah tertulis lainnya adalah : 1.
Mengandung semua fakta yang bertalian; 2.
Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan fakta-fakta yang diungkap kan;
3. Mempunyai suatu bentuk tersendiri;
4. Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan
pengungkapan fakta; 5.
Menampilkan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan penuh kesungguhan.
Modul Prajabatan Golongan 1-2
127
Sebuah laporan manajerial harus dapat pula menyederhanakan persoalan dengan bahasa yang mudah dimengerti, tidak
menyajikan informasi dengan berbagai istilah teknis yang sulit. Macam laporan manajerial sesungguhnya tidak terbatas,
terutama kalau ditinjau dari segi pokok persoalannya. Namun untuk menyederhanakan pembahas an dan memudahkan
pemahaman, para ahli ilmu administrasi perkantoran lazim melakukan penggolongan dalam beberapa kelompok laporan.
Salah satu penggolongan yang dibuat oleh C.L. Littefild adalah bahwa ia membagi dalam 3 tiga golongan yaitu berdasarkan
tujuan, waktu dan gaya penulisan seperti berikut :
1. Penggolongan menurut tujuan purpose;
a. Laporan perencanaan planning report;
b. Laporan pengendalian control report;
2. Penggolongan menurut waktu timing;
a. Laporan berkala periodic report;
b. Laporan khusus special report;
3. Penggolongan menurut gaya tulis informal report;
a. Laporan resmi formal report;
128
Manajemen Perkantoran Modern
b. Laporan tidak resmi informal report;
Demikianlah, pelaporan manajerial yang tertib dan cermat dapat membantu terlaksananya manajemenadministrasi berdasarkan
tujuan yang kini menjadi salah satu cita-cita yang ingin dicapai dalam setiap organisasi khususnya organisasi kepemerintahan.
D. Syarat-Syarat Laporan
