Modul Prajabatan Golongan 1-2
37
Dan uraian singkat di atas mudah dimengerti dan dirumuskan apa yang disebut dengan surat. E. Zaenal Arifin 1996:.2
memberi batasan : surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak, orang,
instansi, atau organisasi kepada pihak lain orang, instansi, atau organisasi.
Apabila surat dari satu pihak kepada pihak lain itu berisi informasi yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan
instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi.
Rumusan lain mengenai pengertian surat bisa saja kita jumpai, misalnya surat diartikan sebagai sehelai kertas yang memuat
bahan komunikasi tertulis dari seseorang ditujukan kepada orang lain atau pihak lain.
Rumusan lain misalnya, surat adalah kertas tertulis dalam bentuk tertentu yang digunakan untuk menyampaikan pesan dari satu
pihak kepada pihak lain. Rumusan-rumusan lain mengenai pengertian surat tentu saja masih banyak, dan dalam hal ini tentu
saja menguntungkan
bagi siapapun
yang mendalami
korespondensi, karena masing masing pengertian itu akan saling
38
Manajemen Perkantoran Modern
melengkapi. Namun demikian kiranya perlu dicermati bahwa masa sekarang dan mungkin juga di masa-masa yang akan
datang, surat tidak selalu tertulis di kertas. Kecenderungannya bahkan kegiatan perkantoran mengarah ke proses paperless.
Istilah paperless di sini tentu saja bukan berarti tidak menggunakan kertas sama sekali.
B.
TUJUAN UMUM SURAT
Dalam setiap proses komunikasi pasti pengirim pesan atau informasi selalu mengharap informasi yang di kirimkannya
dapat sampai ke penerima, dan mengharap si penerima mengerti atau memahami. Bila dikehendaki oleh si pengirim Selanjutnya
diharapkan penerima akan melakukan langkah tertentu sesuai dengan yang dikehen daki. Dengan kata lain, tujuan umum
setiap surat yang ditulis oleh pengirimnya adalah mengharap reaksi yang timbul dari pembacanya tepat seperti yang
diharapkan.
C. Fungsi Surat Dinas
Secara umum fungsi surat adalah sebagaimana tercermin dalam rumusan pengertiannya yaitu sebagai alat komunikasi tertulis
Modul Prajabatan Golongan 1-2
39
untuk menyampaikan pesan atau informasi. Akan tetapi secara khusus fungsi surat dapat disebut sebagai berikut :
1. Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan
dengan lawan bicaranya. Oleh karena itu, isi surat merupakan gambaran mentalitas pengirimnya.
2. Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat
diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan. 3.
Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
4. Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih,
terutama surat-surat perjanjian. 5.
Surat dinas sebagai alat bukti tentang yang dikomunikasikan, yang Selanjutnya sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-
surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi, yuridis dan administratif.
D. Syarat-Syarat Surat Yang Baik
Bila Anda menulis sepucuk surat, hendaknya memenuhi syarat- syarat surat yang baik. Apa lagi bila Anda menulis surat dinas.
Surat dinas, sebagai sarana komunikasi tertulis, sebaiknya menggunakan format yang menarik, tidak terlalu panjang, serta
40
Manajemen Perkantoran Modern
memakai bahasa yang jelas, padat, adab, dan takzim. Format surat dinas dikatakan menarik jika letak bagian-bagian surat
teratur sesuai dengan ketentuan. Bagian-bagian surat dinas tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis. Selanjutnya,
surat dinas diusahakan tidak terlalu panjang karena surat yang panjang dan bertele-tele akan menjemukan. Sebaliknya, surat
yang singkat merupakan suatu keuntungan. Kemudian bahasa surat dinas dikata kan jelas jika maksudnya mudah ditangkap
dan unsur-unsur gramatikal, seperti subjek dan predikat, dinyatakan secara tegas, serta tanda-tanda baca digunakan
dengan tepat. Bahasa surat dikatakan padat jika Iangsung mengungkapkan pokok pikiran yang ingin disampaikan tanpa
basa-basi dan tanpa berbunga-bunga. Bahasa surat dinas dikatakan adab jika pernyataan yang dikemukakan itu sopan dan
simpatik, tidak menyinggung perasaan si penerima. Selain itu surat harus bersih dan necis. Khusus untuk surat-surat dinas,
harus ada ciri-ciri formal atau ciri-ciri kedinasan, dan harus ada keseragam an pola bentuk.
E.
SYARAT DASAR BAGI PENULIS SURAT
Untuk dapat membuat surat yang bisa digolongkan sebagai surat
Modul Prajabatan Golongan 1-2
41
yang baik, dan dapat berfungsi baik secara umum maupun secara khusus seperti tersebut di atas, penulis surat perlu memiliki
kemampuan-kemampuan sebagai syarat dasar sebagai berikut: 1.
Penguasaan materi yang akan dikomunikasikan atau dibahas dalam surat;
2. Penguasaan bahasa, terutama bahasa tulisan;
3. Penguasaan pikiran dan perasaan sipenerima;
4. Pengetahuan mengenai posisi dalam hubungan kerja antara
penulis dan pembaca; 5.
Pengetahuan tentang teknik korespondensi; Tentu saja akan lebih menguntungkan apabila penulis surat
dalam hal-hal tertentu; mempunyai pengetahuan tentang pandangan atau pola pikir dari pembacanya.
F. Langkah-Langkah Teknis Penulisan Surat
