BAB VII TATACARA PEMBUATAN LAPORAN
A. Pengertian, Peranan, Syarat Dan Macam Laporan
Pengertian Laporan
Laporan dalam bahasa Inggris report berasal dari bahasa Latin portare yang berarti membawa atau mengangkut. Awalan
prefix re berarti kembali, maknanya bahwa jika seseorang ditugaskan untuk mengadakan penelitian, dan setelah itu ia
harus membawa hasil fakta dan data hasil penelitian tersebut obyektif dan tulus. Laporan dimaksudkan untuk memberikan
gambaran mengenai peristiwa yang terjadi. Isi laporan yang benar akan mendorong mutu penulisan laporan yang baik.
Artinya, kebenaran isi tercakup pada laporan yang memiliki bentuk yang sistematis, penalaran yang jelas, dan mengikuti
bahasa dengan kritis. Secara umum, laporan dapat dianggap sebagai pelaksanaan
komunikasi secara tertulis dan lisan. Sedangkan secara khusus yaitu dalam konteks administrasi, laporan memperoleh
pengertian khusus sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan
120
Manajemen Perkantoran Modern
tugas dan fungsi setiap satuan organisasi. Menurut E. Zaenal Arifin dalam bukunya Bahasa yang Lugas
dalam Laporan Teknis, laporan adalah bentuk penyajian fakta tentang suatu keadaan atau suatu kegiatan. Pada dasarnya, fakta
yang disajikan itu berkenaan dengan tanggung jawab yang ditugaskan kepada pelapor.
Menurut Prajudi Atmosudirdjo, laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data-informasi. Laporan sebagai
salah satu produk kontor diperlukan oleh pimpinan organisasi. Charles E. Redfield, laporan adalah segenap hubungan dalam
organisasi yang berujud penyampaian ide-ide dari satu pihak ke pihak
lain, disebut
juga sebagai
administrative Communication komunikasi administrasi. Laporan ini
merupakan salah satu unsur penting dari tata hubungan administrasi tersebut.
Dari beberapa pengertian tersebut di atas, dapat disimpulkan
Modul Prajabatan Golongan 1-2
121
bahwa laporan adalah setiap tulisan yang berisi hasil pengolahan data informasi. Laporan juga merupakan alat
komunikasi yang di dalamnya terdapat, beberapa kesimpulan atau rekomendasi dari fakta-fakta atau keadaan yang telah
diselidiki. Berdasarkan pengerti an ini, suatu laporan berkaitan dengan
suatu penyelidikan,
penglihatan, pengamatan,
pendengaran, penelitian dari suatu keadaan yang kemudian diperoleh datainfor-masi yang relevan. Selanjutnya, data
informasi tersebut diolah dan ditulis menjadi suatu laporan. Oleh
karena laporan
berisi informasi
yang dapat
dikomunikasikan, maka laporan dapat digunakan oleh pihak lain untuk tujuan tertentu. Laporan yang dibuat harus jelas tujuan
nya. Pada umumnya, laporan mempunyai salah satu atau lebih dari beberapa tujuan berikut:
a. Mengatasi masalah;
b. Mengambil keputusan;
c. Mengetahui perkembangankemajuan;
d. Mengadakan pengawaasan, pengendalian atau per-baikan;
e. Menemukan teknik-teknik baru.
122
Manajemen Perkantoran Modern
Ilustrasi berikut ini menunjukkan bahwa tujuan pembuatan laporan tidak hanya satu tujuan melainkan dapat lebih dari satu
tujuan, yaitu menumpuknya barang-barang di gudang. Setelah mendapatkan informasi secukupnya, dapat diketahui penyebab
menumpuk nya barang di gudang. Salah satu penyebabnya adalah pemasukan barang ke gudang yang cepat tetapi arus
keluarnya lambat karena otorisasi yang lambat. Di samping itu, barang yang sudah diizinkan keluar dari gudang belum dapat
diangkat karena kendaraan yang ada terbatas jumlahnya. Informasi lain adalah sempitnya gudang rumitnya sistem yang
dianut.
B. Peranan Laporan