Modul Prajabatan Golongan 1-2
73
Karakteristik Sistem Filing
Masing-masing sistem filing mempunyai cirikarak- teristik tertentu. Sistem filing yang terbaik untuk suatu
kantor adalah sistem yang benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan kantor tersebut, tergantung dari :
1 Ukuran organisasiperusahaan, aktivitas kantor dan
perkembangannya; 2
Jumlah catatan kantorarsip; 3
Jenistipe arsip; 4
Cara penggunaan arsip; 5
Sifat kerahasiaan arsip.
C. Peralatan Filing
Sebelum memfile arsip dilaksanakan, perlu disiap kan lebih dahulu peralatannnya , yaitu :
1.
Filing Cabinet Almari Arsip
Banyak orang menamakan file cabinet dengan filing cabinet atau almari arsip. Dinamakan demikian karena cabinet ini
dibuat untuk menyimpan fileberkas dengan cara tertentu. Filing cabinet terdiri atas laci-laci yang tersusun. Umumnya
terdiri atas empat laci tersusun ke atas, tetapi ada yang tiga,
74
Manajemen Perkantoran Modern
dua bahkan ada yang hanya satu laci saja. Laci-laci pada filing cabinet biasanya tersusun empat laci, yang masing-
masing lacinya mem punyai daya tampung 5000 lembar kertas yang disusun berdiri vertikal berderet ke belakang.
Tetapi, karena berkas-berkas yanng disimpan dalam laci-laci tersebut kecuali terdiri atas kertas-kertas arsipnya sendiri,
juga folder-folder dan guide-guide, yang diatur tidak ketat padat, maka jumlahnya berkurang menjadi kurang lebih
3.500 - 4,000 lembar kertas. Penyimpanan dalam laci ini tidak ketat padat, karena diperlukan ruang longgar untuk
memudahkan me-masukkan dan mengeluarkan arsip ke dan dari laci memasukkan dan mengeluarkan yang cukup sering,
sehingga jika terlalu padat di samping pekerjaan menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Di
dalam filing cabinet, arsipberkas ditem- patkan secara berdiri tegak lurus atau disebut juga vertical filing, bukan
terlentang mendatar dan ditumpuk seperti yang sering kita temui di kantor-kantor. Susunan
arsipberkas yang menumpuk secara horizon tal disebut horizontal filing.
Susunan arsip berkas yang menyamping dinamakan lateral filing.
Modul Prajabatan Golongan 1-2
75
Dalam laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas
memanjang ke belakang sepanjang laci nya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkut- kan folder gantung.
Lihat gambar di bawah ini.
76
Manajemen Perkantoran Modern
B A
2. Guide
Guide ini merupakan penujuk dan sekaligus sebagai pemisah. Bentuk guide sebagi berikut:
Guide Guide mempunyai bagian yang menonjol di atas lihat A
pada gambar, yang disebut dengan tab. Tab gunanya untuk menempatkan atau rnencantumkan headingtitel atau kode.
Badan B adalah badan guide itu sendiri. Kedudukan tab bermacam-macam sesuai dengan ke-
perluannya. Tab kedudukan ke 1 berada di ujung paling depan lihat dari depan seperti gambar di bawah. Tab ke 2
berada lebih ke kanan, tab ke 3 lebih ke kanan lagi, tab ke 4 makin ke kanan, dan tab ke 5 dan ke 6 dan seterusnya makin
Modul Prajabatan Golongan 1-2
77
ke kanan. Satu guide mempunyai satu tab. Dalam gambar dapat dilihat kedudukan masing-masing tab.
Untuk memudahkan pembicaraan Selanjutnya, guide yang mempunyai tab kedudukan ke 1 disebut guide pertama, guide
ke 2, dan seterusnya guide ke 3, ke 4 dan ke 5. Tentu saja makin banyak tab, tentu saja ukuran tab makin kecil.
Guide tersebut dapat dibeli di toko-toko peralatan kantor, atau dapat dibuat sendiri dengan bahan lembaran karton yang
kuat tetapi halus. Sebaiknya karton tersebut tebalnya tidak lebih dari 1 mm. Dapat juga bahannya dari plastik. Setiap
ujung guide sebaiknya bentuknya melengkung, agar tidak melukai tangan. Demikian pula tabnya dapat dibeli,
kemudian dipasang dengan mencepitkan pada badan guide.
Susunan Guide
3. Folder
Folder adalah tempat untuk menempatkan arsipberkas di
dalam file. Folder ini berujud lembaran berlipat seperti map
78
Manajemen Perkantoran Modern
pada umumnya, tetapi tanpa daun daun penutup, atau seperti map snelhechter, tetapi tanpa penjepit, Bahannya sama,
dibuat dari kertas karton manila. Folder juga mempunyai tab. Lihat gambar di bawah ini.
Folder
Tab folder mempunyai kegunaan yang sama seperti tab pada guide, yaitu untuk menempatkan indeks atau tanda-tanda file
yang menunjukkan isi filenya.
Modul Prajabatan Golongan 1-2
79
D. Peralatan Filing Dan Penemuan Arsip
