sebesar kurang lebih 1.000 unit, tetapi direncanakan sebesar 10.000 unit. Akibatnya akan mengacaukan suatu siklus manajemen logistik
secara keseluruhan mulai dari pemborosan dalam penganggaran, membengkaknya
biaya pengadaan
dan penyimpanan,
tidak tersalurkannya obatbarang tersebut sehingga barang bisa rusak,
kadaluarsa yang bagaimanapun baiknya pemeliharaan di gudang, tidak akan membantu sehingga perlu dilakukan penghapusan yang berarti
kerugian Seto, 2004. Oleh sebab itu dilakukan pengendalian pada setiap fungsi fungsi tersebut.
Menurut Keputusan
Menteri Kesehatan
RI Nomor
1197MENKESSKX2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengelolaan perbekalan farmasi berfungsi untuk:
a. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit.
b. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal. c. Mengadakan perbekalan farmasi berpedoman pada perencanaan
yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku. d. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan
pelayanan kesehatan di rumah sakit e. Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan
ketentuan yang berlaku. f. Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan
persyaratan kefarmasian.
g. Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumah sakit
2. Fungsi – Fungsi Pengendalian Persediaan Obat di Rumah Sakit
a. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan
bidang logistik. Penentuan kebutuhan menyangkut proses memilih jenis dan menetapkan dengan prediksi jumlah kebutuhan persediaan
barangobat perjenis di apotek ataupun di rumah sakit. Penentuan kebutuhan obat di rumah sakit harus berpedoman kepada daftar obat
essensial, formularium rumah sakit, standar terapi dan jenis penyakit di rumah sakit, dengan mengutamakan obat-obat generik.
Adapun tujuan dari perencanaan kebutuhan obat adalah untuk mendapatkan:
a. Jenis dan jumlah yang tepat sesuai kebutuhan b. Menghindari terjadnya kekosongan obat.
c. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional. d. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.
Menurut Depkes 2002 perencanaan kebutuhan obat merupakan kegiatan utama sebelum melakukan proses pengadaan obat. Langkah-
langkah yang diperlukan dalam kegiatan perencanaan kebutuhan obat antara lain:
1. Tahap Pemilihan Obat
Fungsi dari pemilihan atau penyeleksian obat adalah untuk menentukan apakah obat bener-bener diperlukan dan disesuaikan
dengan jumlah penduduk serta pola penyakit. Dasar-dasar seleksi kebutuhan obat meliputi:
a Obat dipilih berdasarkan seleksi ilmiah, medis dan statistik yang
memberikan efek terapi jauh lebih baik dibandingkan dengan resiko efek samping yang ditimbulkan.
b Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin untuk menghindari
duplikasi dan kesamaan jenis. Apabila jenis obat dengan indikasi sama dalam jumlah banyak, maka memilih berdasarkan
“drug of choise” dari penyakit yang prevalensinya tinggi. c
Jika ada obat baru, harus ada bukti yang spesifik untuk terapi yang lebih baik.
d Mudah dipilih dengan harga terjangkau.
e Obat sedapat mungkin merupakan sediaan tunggal.
Pada tahap seleksi obat harus pula dipertimbangkan antara lain sepeti dampak administrasi, biaya yang ditimbulkan, kemudahan
dalam mendapatkan obat, kemudahan dalam penyimpanan, kemudahan obat untuk di distribusikan, dosis obat sesuai dengan
kebutuhan terapi, obat yang dipilih sesuai dengan standar yang terjamin. Sedangkan untuk menghindari resiko yang dapat terjadi
harus pula mempertimbangkan kontra indikasi, peringatan dan perhatian juga juga efek samping obat.
2. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat
Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian bulanan tiap-tiap jenis obat selama setahun dan sebagai
data pembanding bagi stok optimum. Informasi yang didapatkan dari kompilasi pemakaian obat adalah:
a Jumlah pemakaian tia jenis obat pada tiap Unit Pelayanan
Kesehatan. b
Persentase pemakaian tiap jenis obat terhadap total pemakaian setahun seluruh Unit Pelayanan Kesehatan.
c Pemakaian rata-rata untuk setiap jenis obat untuk tingkat
kabupatenkota. Manfaat dari informasi-informasi yang di dapat yaitu sebagai
sumber data dalam menghitung kebutuhan obat untuk pemakaian tahun mendatang dan sebagai sumber data dalam menghitung
stokpersediaan pengaman dalam rangka mendukung penyusunan rencana distribusi.
3. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat Menentukan kebutuhan obat merupakan tantangan berat bagi
seorang apoteker dan tenaga farmasi yang bekerja di Unit Pelayanan Kesehatan maupun di Gudang Farmasi. Masalah kekosongan obat
atau kelebihan jenis obat tertentu dapat terjadi apabila perhitungan hanya berdasarkan teoritis. Dengan koordinasi dan proses
perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu serta melalui tahapan, maka diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis,
tepat jumlah, serta tepat waktu. Menurut Depkes RI 2008,
pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode, antara lain:
a Metode konsumsi Yaitu metode yang paling mudah bila terdapat data yang
akurat. Tidak memerlukan data epidemiologi dan standar pengobatan. Dengan metode ini dapat menghitung perkiraan
kebutuhan: •
Pemakaian nyata pertahun yang merupakan hasil perhitungan dari stok awal ditambah
dengan penerimaan dikurangi sisa stok dan dikurangi jumlah hilang atau rusak atau kadaluarsa.
• Pemakaian Pertahun
Merupakan jumlah obat yang dikeluarkan ditambah dengan perkiraan kebutuhan saat kosong selama setahun.
• Perkiraan Kebutuhan Tahun Depan
Dengan menghitung perkiraan kenaikan jumlah kunjungan •
Kebutuhan Selama Lead Time Pemakaian rata-rata perbulan dikalikan waktu tunggu dalam
bukan. •
Kebutuhan Buffer Stock Kebutuhan pelayanan kesehatan akan logistik obat dapat
dihitung dengan pendekatan ini, berdasarkan persediaan barang yang masih tersedia pada akhir tahun, kebutuhan tahun lalu dan
kecendrungan yang akan terjadi di masa yang akan datang.
