Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan

pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode, antara lain: a Metode konsumsi Yaitu metode yang paling mudah bila terdapat data yang akurat. Tidak memerlukan data epidemiologi dan standar pengobatan. Dengan metode ini dapat menghitung perkiraan kebutuhan: • Pemakaian nyata pertahun yang merupakan hasil perhitungan dari stok awal ditambah dengan penerimaan dikurangi sisa stok dan dikurangi jumlah hilang atau rusak atau kadaluarsa. • Pemakaian Pertahun Merupakan jumlah obat yang dikeluarkan ditambah dengan perkiraan kebutuhan saat kosong selama setahun. • Perkiraan Kebutuhan Tahun Depan Dengan menghitung perkiraan kenaikan jumlah kunjungan • Kebutuhan Selama Lead Time Pemakaian rata-rata perbulan dikalikan waktu tunggu dalam bukan. • Kebutuhan Buffer Stock Kebutuhan pelayanan kesehatan akan logistik obat dapat dihitung dengan pendekatan ini, berdasarkan persediaan barang yang masih tersedia pada akhir tahun, kebutuhan tahun lalu dan kecendrungan yang akan terjadi di masa yang akan datang. b Metode Epidemiologi Dengan menggunakan metode ini perkiraan kebutuhan mendekati realisasi, karena menggunakan standar terapi dapat menunjang usaha perbaikan. Kebutuhan obat dianalisis dengan menggunakan pendekatan epidemiologi yang dilakukan dengan menghitung jumlah kunjungan dan jenis kebutuhan yang dilakukan dengan menghitung jumlah kunjungan dan jenis penyakit yang dilayani pada tahun-tahun sebelumnya. Dalam hal ini data tentang jenis penyakit, standar terapi BOR, ALOS, untuk masing-masing penyakit sangat menentukan. Perhitungan diperoleh dengan cara mengalikan antara standar terapi dosis obat dengan ALOS dan jumlah pasien yang menggunakan obat tersebut selama 1 tahun. c Metode Kombinasi Yaitu menggunakan gabungan antara metode konsumsi dengan metode epidemiologi. Beberapa cara untuk mengklasifikasikan persediaan yaitu: a. Analisis ABC Seto, 2004 Menurut Seto 2004, sistem ABC, semua obat dalam persediaan digolongkan menjadi salah satu dari kategori: 1 Kelompok A, Persediaan yang memiliki nilai volume tahunan rupiah yang tinggi. Kelas ini mewakili sekitar 70 dari total nilai persediaan, meskipun jumlahnya hanya sedikit, bisa hanya 20 dari seluruh item. Persediaan yang termasuk dalam kelas ini memerlukan perhatian yang tinggi dalam pengadaannya karena berdampak biaya yang tinggi serta pengawasan harus dilakukan secara intensif. 2 Kelompok B, Persediaan dengan nilai volume tahunan rupiah menengah. Kelompok ini mewakili sekitar 20 dari total nilai persediaan tahunan, dan sekitar 30 dari jumlah item. Disini diperlukan teknik pengendalian yang moderat. 3 Kelompok C, Barang yang nilai volume tahunan rupiahnya rendah, yang hanya mewakili sekitar 10 dari total nilai persediaan, tetapi terdiri dari sekitar 50 dari jumlah item persediaan. Disini diperlukan teknik pengendalian yang sederhana, pengendalian hanya dilakukan sesekali saja. Kelompok A merupakan obat yang cepat laku dan dalam beberapa kasus obat merupakan obat yang sangat mahal. Hanya ada sedikit kelompok A dalam persediaan apotik. Tetapi karena kelompok tersebut sangat tinggi permintaannya, merupakan obat yang berputar dengan cepat atau karena obat itu sangat mahal, kelompok A merupakan mayoritas penjualan apotik. Kelompok A seharusnya dimonitor dengan hati-hati, angka pemesanan ulang dan EOQ-nya seharunya dihitung Seto, 2004. Kelompok B dan C merupakan agak lambat lakunya. Kelompok B mempunyai penjualan rata-rata dan perputaran inventaris. Kelompok C adalah obat yang paling lambat lakunya, obat produk yang paling kurang diminta. Karena kelompok B dan C merupakan jumlah yang jauh lebih besar dan merupakan proporsi penjualan yang lebih kecil, tidak perlu dan tidak efisien untuk memonitor obat-obat tersebut seketat kelompok A. Kelompok B dan C biasanya dapat cukup dikendalikan dengan menggunakan kartu stok gudang dan kartu stok di ruang peracikan dan penjualan eceran Seto, 2004. Pengelola secara periodik seharusnya memonitor kelompok C untuk menentukan apakah obat tersebut semestinya disingkirkan dari persediaan. Menyingkirkan kelompok C yang lambat lakunya merupakan metode praktis mengurangi jumlah obat dan investasi dalam persediaan, tapi memberikan pengaruh yang kecil pada penjualan dan biaya kehabisan persediaan Seto, 2004. b. Sistem VEN Depkes RI, 2008 Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi penggunaan dana obat yang terbatas adalah dengan mengkelompokkan obat yang didasarkan kepada dampak tiap jenis obat pada kesehatan. Semua jenis obat yang tercantum dalam daftar obat dikelompokkan kedalam 3 tiga kelompok berikut: 1 Kelompok V Adalah kelompok obat-obatan yang harus tersedia Vital karena dipakai untuk tindakan penyelamatan hidup manusia, atau untuk pengobatan penyakit yang menyebabkan kematian. Obat yang termasuk dalam kelompok ini antara lain, life saving drugs, obat untuk pelayanan kesehatan dasar dan obat untuk mengatasi penyakit-penyakit penyebab kematian terbesar. 2 Kelompok E Adalah kelompok obat-obatan esensial yang banyak digunakan dalam tindakan atau dipakai diseluruh unit di Rumah Sakit, biasanya merupakan obat yang bekerja secara kausal atau obat yang bekerja pada sumber penyebab penyakit. 3 Kelompok N Merupakan obat-obatan penunjang atau pelengkap yaitu obat yang kerjanya ringan dan biasa digunakan untuk menimbulkan kenyamanan atau mengatasi keluhan ringan. 4. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adalah: a Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang. Rancangan stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu tunggu estimasi pemakaian rata-ratabulan ditambah stok penyangga. b Menghitung rancangan pengadaan obat peiode tahun yang akan datang. c Perancangan pengadaan obat tahun yang akan datang dapat dirumuskan sebagai berikut, yaitu: a = b + c + d + e + f. Keterangan: a : Rancangan pengadaan obat tahun yang akan datang. b: Kebutuhan obat untuk sisa periode berjalan Januari- Desember. c : Kebutuhan obat untuk tahun yang akan datang. d : Rncangan stok akhir. e : Stok awal periode berjalanstok per 31 Desember Gudang Obat f : Rencana penerimaan obat pada periode berjalan. d Menhitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat dengan cara: 1 Melakukan analisis VEN 2 Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian 3 Menyusun prioritas kebutuhan dasar dan penyesuian kebutuhan berdasar data 10 penyakit terbesar.

b. Penganggaran

Penganggaran adalah semua kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentu kebutuhan dalam suatu skala tertentu standar yaitu skala mata uang dan jumlah biaya Subagya, 1994. Terbatasnya anggaran dapat mempengaruhi penilaian atau pemeliharaan barang-barang yang ditawarkan sehingga memungkinkan pengorbanan mutu barang yang hendak kita beli. Menurut Seto 2004 fungsi penganggaran adalah menyangkut kegiatan-kegiatan dan usaha- usaha merumuskan perincian penerimaan kebutuhan dalam satu skala standar yaitu dengan skala mata uang. Dalam melakukan penganggaran, hal yang perlu diperhatikan adalah penentuan kebutuhan dari anggaran yang ada, satuan harga yang sesuai dengan harga pasar, dan peramalan terhadap inflasi. Semua rencana dari fungsi-fungsi perencanaan dan penentuan kebutuhan untuk disesuaikan dengan besarnya pembiayaan dari dana-dana yang tersedia. Pengkajian mengenai hambatan-hambatan dan keterbatasan perlu dilakukan agar anggaran tersebut dapat diandalkan. Umpan balik diperlukan untuk penyesuaian atau perencanaan alternatif rencana- rencana. Anggaran yang terbatas dapat memperngaruhi penilaian atau pemeliharaan barang-barang yang ditawarkan Subagya, 1994. Anggaran yang dibutuhkan untuk menyempurnakan anggaran perlengkapan atau logistik yaitu anggaran pembelian, anggaran perbaikan dan pemeliharaan, anggaran penyimpanan dan penyaluran, anggaran penelitian dan pengembangan barang, anggaran penyempurnaan administrasi, anggaran pengawasan, dan anggaran pengawasan serta anggaran penyediaan dan peningkatan mutu. Penanganan anggaran merupakan proses dari perncanaan atau penyusunan anggaran sampai pertanggung jawaban anggaran Subagya, 1994.

c. Pengadaan

Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi, dan sumbangan. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan Depkes RI, 2008. Pada proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan yaitu Depkes RI, 2008 : 1 Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi”. 2 Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sama harga kontrak = visible cost + hidden cost, sangat penting untuk menjaga untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu misalnya persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisastandar mutu, yaitu harus mempunyai Material Sefety Data Sheet MSDS, untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak, dan lain-lain. 3 Order pemesanan agar barang dapat sesuai macam, waktu dan tempat. Beberapa jenis obat, bahan aktif yang mempunyai masa kadaaluarsa relatif pendek harus diperhatikan waktu pengadaanya. Untuk itu harus dihindari pengadaan dalam jumlah besar.

d. Penyimpanan

Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dan menenmpatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah untuk memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan, dan memudahkan pencarian dan pengawasan Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010. Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis, dengan menerapkan prinsip FEFO dan FIFO dan disertai sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai dengan kebutuhan. Adapun faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai berikut Depkes RI. 2008 : 1 Kemudahan bergerak Untuk memudahkan bergerak, gudang perlu ditata sebagai berikut : a Gudang menggunakan sistem satu lantai, jangan menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruagan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudh gerakan. b Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran perbekalan farmasi, ruang gudang dapat ditata berdasarkan sistem arus garis lurus, arus U atau arus L. 2 Sirkulasi dara yang baik Salah satu faktor penting dalam merancang bangunan gudang adalah adanya sirkulasi udara yang cukup di dalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan umur hidup dari perbekalan farmasi sekaligus bermanfaar dalam memperpanjang dan memperbaiki kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC atau bisa dengan menggunakan kipas angin dan ventilasi yang cukup melalui atap. atau jendela. 3 Rak dan Pallet