Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
29 3. Informasional contoh: informasi mengenai pendiri maupun jajaran pimpinan
BUMNBUMD, dan peristiwa yang terjadi di BUMNBUMD; 4. Intrinsik contoh: gambar desain produk perusahaan, denah area produksi
perusahaan; dan 5. Telah habis masa retensinya sesuai dengan JRAD dan berketerangan permanen.
Pada dasarnya, semua responden dalam kajian ini telah memahami dan mengetahui arsip-arsip yang masuk dalam kategori arsip statis seperti: sejarah pendirian perusahaan,
laporan kinerja perusahaan, dan profil pimpinan perusahaan.
Sedangkan, menurut Sulstiyo Basuki, arsip yang dilestarikan meliputi informasi tentang hubungan karyawan, gerakan karyawan, data biografis tokoh dalam badan
korporasi. Arsip mendokumentasikan mengapa sebuah badan korporasi dibentuk, apa prioritasnya, siapa tokoh yang berpengaruh, mengapa badan korporasi berhasil atau
gagal, bagaimana perkembangannya, bagaimana badan korporasi menerima dan menyesuaikan dengan teknologi baru, bagaimana menyesuaikan diri dengan pasar yang
berubah dan bagaimana badan korporasi melihat dirinya sendiri, misalnya cukup besar atau kecil saja. Dokumen yang dapat digunakan untuk menemukan informasi ini dimuat
dalam notulen pertemuan direksi, laporan komisi, laporan tahunan, rincian anggaran belanja, korespodensi intern dan ekstern, garis haluan dan pedoman prosedur, laporan
kegiatan khusus, pernyataan rencana strategis dan badan organisasi. hal. 331-332
D. Hubungan Antara BUMNBUMD dengan Lembaga Kearsipan
Pelaku kegiatan kearsipan ada dua, yaitu lembaga kearsipan dan pencipta arsip. Kedua pelaku ini mempunyai peran masing dalam kegiatan kearsipan. Dalam konteks
penyerahan arsip statis yang merupakan bagian dari pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis, dimana lembaga kearsipan sebagai penerima arsip dan pencipta
arsip sebagai pemberi arsip. Lembaga kearsipan mempunyai kewajiban untuk mengelola, menjaga, dan
melestarikan arsip statis yang ada pada BUMN. Grant Mitchell berpendapat bahwa, pada dasarnya lembaga kearsipan mempunyai dua peran, yaitu merawat arsip dan merawat
segala arsip yang berkaitan dengan sejarah bangsa .
9
oleh karena itu, pengelolaan arsip
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
30 statis menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan, disamping tanggung jawab dalam
perumusan kebijakan dan pembinaan kearsipan sesuai dengan kewenangannya. Sedangkan, Badan Usaha Milik Negara BUMN sebagai pencipta arsip yang
mempunyai kewajiban untuk menyerahkan arsip statis miliknya kepada lembaga kearsipan. Sebagai pencipta arsip kegiatan kearsipan yang ada pada BUMNBUMD adalah
pengelolaan arsip dinamis, yang dimulai dari proses penciptaan arsip sampai dengan penyusutan arsip. Penyerahan arsip statis sebagai bagian dari penyusutan arsip adalah
rangkaian kegiatan yang harus dilakukan oleh BUMNBUMD melalui unit kearsipannya. Oleh karena itu, sebagai pelaku kegiatan penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke
lembaga kearsipan yang tercantum dalam peraturan perundang-undangan, BUMNBUMD dengan lembaga kearsipan mempunyai hubungan yang saling terkait
Namun, pada kenyataannya sesuai dengan lokus pada kajian ini, hubungan antara BUMNBUMD dengan lembaga kearsipan belum berjalan secara maksimal, terutama pada
BUMD yang merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan daerah. Pada BUMN yang menjadi lokus dalam kajian ini, hubungan yang terjadi masih pada tataran pembinaan
secara umum, seperti yang terjadi di PTPN III, PJB, dan PELINDO III. Sedangkan, untuk BUMN yang menjadi lokus kajian berkedudukan sebagai kantor cabang seperti PT.
Angkasa Pura II Bandara Polonia dan Perum Bulog Sub Divre Sulawesi Utara penyerahan arsip statis ke lembaga kearsipan menjadi kebijakan kantor pusat mereka, sehingga
hubungan yang dibangun adalah antara kantor pusat mereka dengan lembaga kearsipan, karena mereka hanya mengikuti aturan yang telah ditetapkan oleh pusat. Sedangkan, untuk
BUMD yang merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan daerah belum ada hubungan yang massif. Sehingga pelaksanaan penyerahan arsip statis belum berjalan.
Pada dasarnya, hubungan kedua lembaga ini diwujudkan dalam bentuk interaksi sesuai dengan fungsi dan tanggung jawab masing-masing lembaga tersebut. Penggambaran
hubungan antara BUMNBUMD dengan lembaga kearsipan dapat digambarkan sebagai berikut,
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
31
Gambar. 4 Hubungan Antara BUMNBUMD Pencipta Arsip dengan Lembaga Kearsipan dalam
Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
Dalam gambar tersebut menggambarkan adanya hubungan antara BUMNBUMD dengan lembaga kearsipan dalam kegiatan penyerahan arsip statis BUMNBUMD. Seperti
dijelaskan pada bab sebelumnya, bahwasanya penyerahan arsip statis BUMNBUMD dapat dilihat dari dua sisi pengelolaan, yaitu pengelolaan arsip dinamis dan statis.
Hubungan interaksi kedua lembaga tersebut tidak akan berjalan, tanpa adanya dukungan dari setiap lembaga tersebut. Bentuk dukungan kedua lembaga tersebut
dibedakan menjadi dua, yaitu: 1. Lembaga kearsipan, dukungan lembaga kearsipan diwujudkan dalam bentuk
sosialisasi kearsipan dan pembinaan secara teknis dalam konteks penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke lembaga kearsipan, serta kesiapan mengenai prasarana dan
sarana dalam menerima, menyimpan, merawat, dan menjaga arsip statis yang diterima dari BUMN.
2. Pencipta arsip BUMNBUMD, dukungan BUMNBUMD selaku pencipta arsip diwujudkan dalam bentuk pengelolaan manajemen arsip dinamis yang baik dengan
dukungan sumber daya kearsipan terutama dalam konteks penyusutan arsip. Lembaga
Kearsipan BUMNBUMD
Pencipta Arsip Pengelolaan Arsip Dinamis
Pengelolaan Arsip Statis
Penyerahan Arsip Statis
BUMNBUM D
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
32 Dan, lebih jauh lagi wujud hubungan tersebut dapat diimplementasikan dalam
bentuk kerja sama antara BUMNBUMD selaku pencipta arsip dan lembaga kearsipan, karena dengan adanya hubungan kerja sama ini akan memainkan peran penting dalam
memaksimalkan penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke lembaga kearsipan sesuai dengan amanat peraturan perundang-undangan.
E. Tata Cara Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD sesuai dengan Peraturan