Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
7 perusahaan; c. tujuan sentralisasi adalah kemudahan proses penelusuran dan temu kembali
rekod in-aktif perusahaan; d. Pusat penyimpanan rekod in-aktif merupakan tujuan dari manajemen rekod in-aktif perusahaan; e. adanya Panduan Kerja Manajemen Rekod In-
Aktif, f. pola bottom-up dalam rekrutmen staf g. bentuk Pusat Rekod Perusahaan adalah in-house records centre; dan h. tingkat kemampuan staf lebih menampakkan technical skill.
Atas dasar itulah, dari hasil penelitian tersebut Iskhandiningsih memberikan kesimpulan, bahwasanya:
1. Perusahaan memberikan dukungan yang diperlukan bagi pengembangan manajemen rekod inaktif dan Pusat Rekod Perusahaan dalam bentuk kepulusan, dana, proses
evaluasi dan revisi, dan pembentukan Pedoman Kerja Manajemen Rekod lnAktif; dan 2. Perusahaan masih perlu terus meningkatkan pengembangan manajemen rekod inaktif
dan Pusat Rekod Perusahaan yang sudah ada. Sedangkan, jika tesis tersebut dikorelasikan dengan kajian ini adalah sebagai berikut:
1. Pusat rekod sebagai unit kearsipan di perusahaan yang mempunyai tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan. Maksudnya adalah pusat rekod merupakan
representasi dari pencipta arsip yang mempunyai kewenangan untuk melakukan penyusutan arsip, termasuk menyerahkan arsip statisnya ke lembaga kearsipan; dan
2. Arsip inaktif yang disimpan di pusat rekod merupakan salah satu sumber lahirnya arsip statis
2
. Maksudnya adalah akumulasi arsip dinamis yang penggunaannya sudah menurun, namun arsip inaktif tersebut mempunyai nilai-nilai sebagai kriteria arsip statis
wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan.
B. Kerangka Konsep
1. Lembaga Kearsipan
Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Sedangkan, dalam
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan Lembaga Kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan
tanggungjawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Berdasarkan pengertian diatas, lembaga kearsipan mempunyai dua tanggungjawab
yang harus dilakukan, yaitu pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Hal
2
Penentuan arsip inaktif menjadi arsip statis ini, nantinya akan ditentukan oleh Jadwal Retensi Arsip.
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
8 tersebut sesuai dengan pendapat Cox 1992:31 yang menyatakan bahwa hal-hal berikut
ini merupakan elemen yang penting dalam mengelola lembaga kearsipan yaitu: a. Misi dari lembaga.
b. Sumber keuangan yang memadai. c. Prosedur kearsipan.
d. Tenaga kearsipan yang profesional. e. Keberhasilan program kearsipan dari suatu lembaga tergantung pada tenaga
pelaksananya. f.
Penyediaan fasilitas penyimpanan dan penggunaan arsip. g. Program kerjasama di bidang kearsipan.
3
Dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan membagi lembaga kearsipan menjadi 4 empat tingkatan yaitu:
a. Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI yang merupakan lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintah nonkementerian yang melaksanakan tugas negara di
bidang kearsipan yang berkedudukan di ibukota negara. b. Arsip daerah provinsi yang merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan kerja
perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah provinsi yang berkedudukan di ibukota provinsi. Dan, seringkali
disebut sebagai lembaga kearsipan daerah provinsi. c. Arsip daerah kabupatenkota yang merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan
kerja perangkat daerah yang melaksanakan tugas pemerintahan di bidang kearsipan pemerintahan daerah kabupatenkota yang berkedudukan di ibukota kabupatenkota.
Dan, seringkali disebut sebagai lembaga kearsipan daerah kabupatenkota. d. Arsip perguruan tinggi yang merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan
organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di perguruan tinggi. Dan, seringkali disebut
sebagai lembaga kearsipan perguruan tinggi. Namun, jika disesuaikan dengan kajian ini, lembaga kearsipan yang terkait adalah ANRI,
lembaga kearsipan daerah provinsi, dan lembaga kearsipan daerah kabupatenkota.
3
_. 2012. Kajian Memorial Presidensial. Pusjibang Siskar Arsip Nasional RI, Jakarta.
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
9
2. Pencipta Arsip
