Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
32 Dan, lebih jauh lagi wujud hubungan tersebut dapat diimplementasikan dalam
bentuk kerja sama antara BUMNBUMD selaku pencipta arsip dan lembaga kearsipan, karena dengan adanya hubungan kerja sama ini akan memainkan peran penting dalam
memaksimalkan penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke lembaga kearsipan sesuai dengan amanat peraturan perundang-undangan.
E. Tata Cara Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD sesuai dengan Peraturan
Perundang-Undangan yang Berlaku
Dalam mengimplementasikan suatu kegiatan, tentulah membutuhkan adanya suatu prosedurtata cara dalam melaksanakan kegiatan tersebut, karena dengan adanya
prosedurtata cara tersebut tujuan dari kegiatan tersebut dapat terlaksana secara teratur, terperinci, dan sempurna, serta tidak terjadi ketimpangan dalam pelaksanaan kegiatan
tersebut. Prosedurtata cara tersebut juga berlaku pada bidang kearsipan. Sebagai bidang
teknis, tentunya pelaksanaan kearsipan tidak akan terlepas dari prosedurtata cara, termasuk penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke lembaga kearsipan. Seperti
disebutkan pada sub bab sebelumnya, penyerahan arsip statis sebagai kegiatan yang terkait dengan dua lembaga BUMNBUMD dengan lembaga kearsipan membutuhkan
adanya sebuah prosedurtata cara dalam melaksanakan kegiatan penyerahan arsip statis tersebut.
Namun, dari delapan 8 lokus dalam kajian ini, kesemuanya belum melakukan prosedur penyerahan arsip statis ini. Dan dari 8 lokus tersebut beranggapan, bahwasanya
belum adanya sosialisasi dan pembinaan secara teknis mengenai prosedur penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke lembaga kearsipan yang dilakukan oleh lembaga
kearsipan. Bahkan, untuk akuisisi arsip BUMD belum menjadi prioritas kegiatan bagi lembaga kearsipan daerah, baik provinsi maupun kabupatenkota.
Belum adanya sosialisasi dan pembinaan secara teknis, bahkan ada yang belum menjadi prioritas kegiatan bagi lembaga kearsipan, tentunya ini menjadi suatu hal yang
sangat disayangkan, mengingat penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke lembaga kearsipan adalah amanat dua undang-undang, yaitu Undang-Undang Nomor 8 Tahun
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
33 1997 tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan. Pada dasarnya prosedurtata cara penyerahan arsip statis BUMNBUMD sudah
ada dalam peraturan perundang-undangan, dalam bentuk peraturan pemerintah sebagai peraturan pelaksana dari dua undang-undang. Adapun peraturan pemerintah tersebut
terdiri dari 1 Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan, sebagai peraturan pelaksana dari
Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan. Dan, 2 Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, sebagai peraturan pelaksana dari Undang- Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Penjabaran prosedur penyerahan
dalam dua peraturan pemerintah tersebut dijabarkan dalam tabel dibawah ini:
Tabel. 3 Prosedur Penyerahan Arsip Statis dalam dua Peraturan Pemerintah
Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 tentang Tata Cara Penyerahan dan
Pemusnahan Dokumen Perusahaan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun
2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Pasal 7 ayat 1
”Dalam pelaksanaan penyerahan dokumen perusahaan ..., pimpinan perusahaan wajib
memberitahukan terlebih dahulu kepada Kepala Arsip Nasional”
Ayat 2 ”Kepala Arsip Nasional memberikan jawaban
atas surat pimpinan perusahaan sebagaimana dimaksud dalam ayat 1 paling lambat 60
enam puluh hari sejak tanggal diterimany surat pemeberitahuan penyerahan dokumen
perusahaan yang dengan rinci menyebutkan: 6. Waktu penerimaan;
7. Tempat penerimaan; 8. Pejabat yang ditunjuk untuk menerima
penyerahaan dokumen; dan 9. Rincian dokumen yang dapat diterima.
Pasal 81 Ayat 1
”Prosedur penyerahaan
arsip statis
dilaksanakan sebagai berikut: a. Penyeleksian dan pembuatan daftar arsip
usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;
b. Penilaian oleh penitia penilai arsip terhadap usul serah;
c. Pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan BUMNBUMD
kepada kepala lembaga kearsipan sesaui wilayah kewenangannya, disertai dengan
surat
pernyataan dari
pimpinan BUMNBUMD
bahwa arsip
yang diserahkan auntentik, terpercaya, utuh,
dan dapat digunakan; d. Verifikasi dan persetujuan dari kepala
lembaga kearsipan
sesuai wilayah
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
34
Ayat 3 ”Apabila setelah lewat jangka waktu 60
enam puluh hari sebagaimana dimaksud dalam ayat 2 Kepala Arsip Nasional tidak
memberikan
jawaban, maka
pimpinan perusahaan dapat langsung menyerahkan
dokumen perusahaan” Pasal 8
Ayat 1 ”Penyerahan
dokumen perusahaan
sebagaimana dalam pasal 7 dilaksanakan dengan
pembuatan berita
acara yang
sekurang-kurangnya memuat: a. Keterangan tempat, hari, tanggal, bulan,
dan tahun dilakukan penyerahan; b.Keterangan
tentang pelaksanaan
penyerahan; dan c. Tanda tangan dan nama jelas pejabat yang
menyerahkan dan pejabat yang menerima penyerahan.”
Ayat 2 ”Berita
Acara penyerahan
dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam
ayat 1 sekurang-kurangnya dibuat dalam rangkap 2 dua, dengan ketentuan:
a.
Lembar pertama
untuk pimpinan
perusahaan; dan b. Lembar kedua untuk Kepala Arsip
Nasional.” Ayat 3
”Pada setiap lembar berita acara penyerahan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud
dalam ayat 2 dilampirkan dalam daftar pertelaan dan dokumen perusahaan yang
diserahkan” kewenangannya;
e. Penetapan arsip yang akan diserahkan oleh BUMNBUMD; dan
f. Pelaksanaan serah terima arsip statis oleh pimpinan BUMNBUMD kepada kepala
lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan
diserahkan.
Walaupun prosedur penyerahan arsip statis dalam dua peraturan pemerintah tersebut tidak menjelaskan secara terperincidetail, namun jika dicermati secara seksama
dari dua peraturan pemerintah tersebut, ada beberapa unsur yang perlu ada dalam
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
35 penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke lembaga kearsipan disamping fisik
arsipdokumen, yaitu surat pemberitahuan beserta daftar usul arsipnya dari pimpinan BUMNBUMD, surat persetujuan dari Kepala Lembaga Kearsipan, berita acara
penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke lembaga kearsipan, dan daftar pertelaanarsip yang diserahkan ke lembaga kearsipan.
Oleh karena itu, kedua peraturan pemerintah ini dapat menjadi landasan awal dalam menyusun atau membuat peraturan pelaksana yang lebih teknis dan terperinci
mengenai penyerahan arsip statis BUMNBUMD ke lembaga kearsipan, sehingga unit kearsipan pada BUMNBUMD dapat mengimplementasikan kewajibannya untuk
menyerahkan arsip statis miliknya ke lembaga kearsipan, disamping adanya sosialisasi dan pembinaan secara teknis mengenai penyerahan arsip ini.
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
36
BAB V KESIMPULAN DAN REKOMENDASI
