Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
24 tentang Dokumen Perusahaan dan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
Kearsipan.
B. Organisasi Kearsipan di BUMNBUMD
Struktur organisasi merupakan hal yang mutlak ada pada suatu organisasi, terutama pada perusahaan seperti Badan Usaha Milik NegaraDaerah BUMNBUMD, karena
dengan adanya struktur organisasi ini tujuan perusahaan akan dapat tercapai. BUMNBUMD sebagai perusahaan milik pemerintah mempunyai struktur organisasi
perusahaan pada umumnya, hal tersebut dapat dilihat pada jenis BUMNBUMD yang telah diatur oleh Undang-Undang Nomor 19 Tahun 2003 tentang BUMNBUMD dan Undang-
Undang Nomor 5 Tahun 1962 tentang Perusahaan Daerah. Berdasarkan pada sub bab sebelumnya karakteristik kelembagaan susunan
organisasi pada BUMN dan BUMD sama dengan pada perusahaan pada umumnya. Oleh karena itu, struktur organisasi pada BUMNBUMD dapat dibagi menjadi 3 tiga
kelompok, yaitu: 1. Direksi;
2. Komisaris; dan 3. Dewan pengawas.
Pelaksana operasional perusahaan dilaksanakan oleh direksi, yang terdiri dari beberapa direktur dan dipimpin oleh seorang direktur utama. Oleh karena itu, unit-unit
kerja pada struktur organisasi perusahaan berada dibawah direksi yang nantinya dibagi menjadi beberapa sub direktur dan unit kerja seperti gambar dibawah ini.
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
25 Gambar. 2
Bagan Struktur Organisasi Direksi Perusahaan
Dalam bagan tersebut, jumlah direksi dan unit kerja pada struktur organisasi BUMNBUMD berbeda antara satu dengan yang lainnya sesuai dengan kebutuhan pada
BUMNBUMD tersebut. Kearsipan sebagai salah satu bagian kegiatan dari perusahaan, idealnya berbentuk
unit kerja yang memang mempunyai fungsi khusus dalam bidang kearsipan. Hal ini mengingat dari definisi arsip yang merupakan sebuah rekam kegiatan yang dilakukan oleh
organisasi red. perusahaan. Selain itu, keberadaan unit kearsipan sebagai salah satu unit kerja pada struktur organisasi BUMNBUMD merupakan amanat Undang-Undang Nomor
43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Pasal 16 ayat 2 bahwasanya unit kearsipan sebagaimana dimaksud pada ayat 1 wajib dibentuk oleh setiap lembaga negara,
pemerintah daerah, perguruan tinggi negeri, badan usaha milik negara BUMN, dan badan usaha milik daerah BUMD.
Namun, dari delapan 8 lokus kajian ini, hanya Bank Jateng yang memiliki unit kearsipan tersendiri yaitu Sub Divisi Kearsipan yang dipimpin oleh seorang Kepala Sub
Divisi dan mempunyai dua seksi yaitu Kepala Seksi Administrasi dan Kepala Seksi Penyiangan Arsip. Sedangkan, BUMNBUMD yang lainnya belum memiliki unit kerja
kearsipan tersendiri, walaupun fungsi kearsipannya melekat pada unit kerja lainnya. Oleh karena itu, keberadaan unit kearsipan pada struktur organisasi BUMNBUMD dapat
dikategorikan menjadi dua kategori, yaitu: Direktur Utama
Direktur Direktur
Direktur
Unit Kerja
Unit Kerja
Unit Kerja
Unit Kerja
Unit Kerja
Unit Kerja
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
26 1. BUMNBUMD yang unit kerja yang khusus melakukan kegiatan kearsipan dengan
nomenklatur kearsipan, seperti: Bank Jateng. 2. BUMNBUMD yang unit kerja salah satu fungsinya melaksanakan fungsi kearsipan,
seperti: PT. Angkasa Pura II Polonia Medan, Bulog Divre Sulut, PDAM Kota Semarang, PDAM Kab. Banyumas, PTPN III, Bank Sulut.
Selain itu, unit kearsipan sebagai unit kerja memiliki fungsi sebagai berikut: 1. Pengelolaan arsip inaktif dari unit pengolah di lingkungannya;
2. Pengolahan arsip dan penyajian arsip menjadi informasi; 3. Pemusnahan arsip di lingkungan lembaganya;
4. Penyerahan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan; 5. Pembinaan dan pengevaluasian dalam rangka penyelenggaraan kearsipan di
lingkungannya. Jika diamati dari fungsi unit kearsipan pada struktur organisasi BUMNBUMD,
maka dapat dijabarkan menjadi dua point penting, pertama, adanya tanggung jawab yang harus dilakukan oleh unit kearsipan dalam mengendalikan, mengontrol, dan mengatur
semua arsip yang terciptaada di BUMN?BUMD, bukan sekedar menyimpan arsipnya saja. Dan, point yang kedua, unit kearsipan merupakan unit kerja indukpusat dari
beberapa unit pengolah yang ada di unit kerja, jika digambarkan dalam bentuk bagan adalah sebagai berikut:
Gambar. 3 Bagan Organisasi Kearsipan di BUMNBUMD
Unit Kearsipan
Unit Pengolah Unit Pengolah
Unit Pengolah
Unit Pengolah Unit Pengolah
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
27 Struktur organisasi kearsipan bukanlah struktur organisasi yang terpisah dari
struktur organisasi BUMNBUMD, melainkan struktur organisasi kearsipan seperti pada gambar. 3 lebih bersifat sebagai hubungan atau wilayah kerja kearsipan yang tidak hanya
terbatas pada penyimpanan arsip saja, melainkan pada pengelolaan arsip inaktif, pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi, pemusnahan arsip, penyerahan arsip
statis, serta pembinaan dan pengevaluasian penyelenggaraan kearsipan yang ada di BUMNBUMD.
Selanjutnya adalah pelaksanaan kearsipan sebagai bagian yang tidak terpisakan dari sebuah organisasi, termasuk yang terjadi di BUMNBUMD. Seperti dikatakan pada
sub bab sebelumnya, BUMNBUMD selaku pencipta akan selalu menciptakan arsip dalam pelaksanaan operasionalnya dan disebut sebagai arsip dinamis. Dalam kearsipan arsip
dinamis dilakukan dengan cara manajemen pengelolaan arsip dinamis, yaitu proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Secara umum pelaksanaan kearsipan pada Sembilan 9 lokus kajian ini sudah
berjalan baik, hal ini dapat dibuktikan dengan adanya beberapa aspek kearsipan yang ada pada BUMNBUMD, seperti: pedoman kearsipan, daftar arsip, klasifikasi arsip, dan
jadwal retensi arsip. Sedangkan, dari segi prasarana, BUMNBUMD ini telah memiliki ruang penyimpanan arsip tersendiri, rak arsip, dan boks arsip.
C. Karateristik Arsip Statis BUMNBUMD
