Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
27 Struktur organisasi kearsipan bukanlah struktur organisasi yang terpisah dari
struktur organisasi BUMNBUMD, melainkan struktur organisasi kearsipan seperti pada gambar. 3 lebih bersifat sebagai hubungan atau wilayah kerja kearsipan yang tidak hanya
terbatas pada penyimpanan arsip saja, melainkan pada pengelolaan arsip inaktif, pengolahan dan penyajian arsip menjadi informasi, pemusnahan arsip, penyerahan arsip
statis, serta pembinaan dan pengevaluasian penyelenggaraan kearsipan yang ada di BUMNBUMD.
Selanjutnya adalah pelaksanaan kearsipan sebagai bagian yang tidak terpisakan dari sebuah organisasi, termasuk yang terjadi di BUMNBUMD. Seperti dikatakan pada
sub bab sebelumnya, BUMNBUMD selaku pencipta akan selalu menciptakan arsip dalam pelaksanaan operasionalnya dan disebut sebagai arsip dinamis. Dalam kearsipan arsip
dinamis dilakukan dengan cara manajemen pengelolaan arsip dinamis, yaitu proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Secara umum pelaksanaan kearsipan pada Sembilan 9 lokus kajian ini sudah
berjalan baik, hal ini dapat dibuktikan dengan adanya beberapa aspek kearsipan yang ada pada BUMNBUMD, seperti: pedoman kearsipan, daftar arsip, klasifikasi arsip, dan
jadwal retensi arsip. Sedangkan, dari segi prasarana, BUMNBUMD ini telah memiliki ruang penyimpanan arsip tersendiri, rak arsip, dan boks arsip.
C. Karateristik Arsip Statis BUMNBUMD
Dari sembilan 9 lokus kajian ini, semuanya telah menyimpan arsipnya secara rapi dan teratur serta memiliki sarana kearsipan yang memadai dalam menyimpan dan
menjaga arsipnya, seperti adanya ruang penyimpanan, ketersedian boks dan rak arsip, serta adanya pengelola arsip
Keberadaan arsip statis selayaknya berada di lembaga kearsipan untuk disimpan dan dikelola, kegiatan tersebut disebut juga dengan pengelolaan arsip statis
14
. Menurut Betty R. Ricks dan Boedi Martono, keberadaan arsip statis tidak lebih dari antara 1
sampai dengan 5 arsip yang dimiliki lembaga pencipta arsip, hal tersebut juga sesuai dengan pendapat Boedi Martono yang memprosentasekan keberadaan arsip kurang dari
14
Dalam beberapa literature pengelolaan arsip statis disebut juga sebagai manajemen arsip statis
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
28 10.
15
Artinya, jumlah arsip yang termasuk arsip statis dan wajib diserahkan ke lembaga kearsipan hanyalah sebagian kecil dari jumlah arsip yang ada di BUMNBUMD red.
unit kearsipan BUMNBUMD. Keberadaan arsip di BUMNBUMD mempunyai peran strategis dan penting. Hal
tersebut sesuai dengan apa yang diungkapkan oleh Bambang P. Widodo, bahwasanya peran penting keberadaan arsip di perusahaan atau disebut dengan arsip perusahaan,
keberadaan arsip perusahaan menyangkut beberapa hal, yaitu: 1. Keberadaan arsip yang mencatat segala peristiwa dan aktivitas perusahaan di masa
lalu, baik itu menyangkut cakupan pasar market share maupun proses peramalan forecast penjualan bagi perusahaan di masa mandatang;
2. Keberadaan arsip sangat dibutuhkan sebagai data tambahan dalam proses marketing intelligence; dan
3. Keberadaan arsip tidak bisa digantikan oleh sumber informasi yang lainnya, terutama dalam hal orisinalitas originality dan otentisitas authenticity, khususnya
terhadap jenis arsip konvensional.
16
Walaupun keberadaan arsip sangat penting seperti yang telah disebutkan diatas, namun khusus untuk arsip yang dikategorikan sebagai arsip statis harus tetap diserahkan
kepada lembaga kearsipan sebagaimana yang telah diamanatkan oleh undang-undang. Secara umum, arsip yang dikategorikan sebagai arsip statis adalah arsip yang memiliki
nilai guna kesejarahansekunder dan telah habis retensinya
17
serta berketerangan dipermanenkan. Secara rinci, arsip yang termasuk dalam kategori arsip statis pada
BUMNBUMD adalah sebagai berikut: 1. Kebuktianevidential contoh: bukti keberadaan, struktur organisasi, fungsi,
prosedur, dan transaksi yang bersifat khusus; 2. Pertanggungjawaban contoh: laporan kinerja perusahaan, keuangan, laporan hasil
produksi perusahaan, maupun laporan tahunan;
15
Widodo, Bambang. P._. Modul Akuisisi Arsip Edisi 1. Universitas Terbuka, Jakarta.
16
Widodo, Bambang. P._. Pendekatan Kesisteman Arsip Perusahaan dalam Manajemen. Majalah Cakrawala Baru Ed. 3.
17
Definisi arsip yang telah habis retensinya adalah arsip yang sudah tidak digunakan lagi dan telah melewati masa sebagai arsip inaktif
Kajian tentang Penyerahan Arsip Statis BUMNBUMD ke Lembaga Kearsipan
29 3. Informasional contoh: informasi mengenai pendiri maupun jajaran pimpinan
BUMNBUMD, dan peristiwa yang terjadi di BUMNBUMD; 4. Intrinsik contoh: gambar desain produk perusahaan, denah area produksi
perusahaan; dan 5. Telah habis masa retensinya sesuai dengan JRAD dan berketerangan permanen.
Pada dasarnya, semua responden dalam kajian ini telah memahami dan mengetahui arsip-arsip yang masuk dalam kategori arsip statis seperti: sejarah pendirian perusahaan,
laporan kinerja perusahaan, dan profil pimpinan perusahaan.
Sedangkan, menurut Sulstiyo Basuki, arsip yang dilestarikan meliputi informasi tentang hubungan karyawan, gerakan karyawan, data biografis tokoh dalam badan
korporasi. Arsip mendokumentasikan mengapa sebuah badan korporasi dibentuk, apa prioritasnya, siapa tokoh yang berpengaruh, mengapa badan korporasi berhasil atau
gagal, bagaimana perkembangannya, bagaimana badan korporasi menerima dan menyesuaikan dengan teknologi baru, bagaimana menyesuaikan diri dengan pasar yang
berubah dan bagaimana badan korporasi melihat dirinya sendiri, misalnya cukup besar atau kecil saja. Dokumen yang dapat digunakan untuk menemukan informasi ini dimuat
dalam notulen pertemuan direksi, laporan komisi, laporan tahunan, rincian anggaran belanja, korespodensi intern dan ekstern, garis haluan dan pedoman prosedur, laporan
kegiatan khusus, pernyataan rencana strategis dan badan organisasi. hal. 331-332
D. Hubungan Antara BUMNBUMD dengan Lembaga Kearsipan
