kajian arsip statis perguruan tinggi 568241c9a516d

KAJIAN ARSIP STATIS PERGURUAN TINGGI

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA JAKARTA, 2013

KAJIAN PENYERAHAN ARSIP STATIS BUMN/BUMD KE LEMBAGA KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Jalan Ampera Raya Nomor 7 Jakarta 12560 Telp. (62) (21) 7805851 http://www.anri.go.id email: info@anri.go.id

LAPORAN

KAJIAN ARSIP STATIS PERGURUAN TINGGI

Tim Kajian: Stella Sigrid Juliet, S.S Drs. Bambang P.W., M, Si Oloan E.H.P. Marpaung, S.AP

Hendro Subekti, S.Sos Harry Bawono, S.Sos Achmad Syarif Rachmaji, S.IP

PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN DEPUTI BIDANG INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA JAKARTA, 2013

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi i

ABSTRAK

Arsip perguruan tinggi merupakan lembaga kearsipan yang diamanahkan oleh Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang berkewajiban menjalankan pengelolaan kearsipan di perguruan tinggi bagi tersedianya informasi yang terekam dalam arsip civitas akademika sebagai aset universitas dan memori kolektif bangsa. Pengelolaan arsip perguruan tinggi yang baik merupakan instrumen bagi terselamatkannya memori kolektif bangsa di lingkungan civitas akademika.

Namun pada implementasinya, pengelolaan arsip perguruan tinggi ini masih menemui berbagai kendala, baik dari segi kebijakan, kelembagaan, sistem kearsipan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, dan sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi itu sendiri. Padahal, arsip yang tercipta dari kegiatan administrasi umum, proses belajar mengajar, penelitian, pengabdian masyarakat, dan aktivitas civitas akademika itu juga digunakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja perguruan tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara.

Kajian tentang Arsip Perguruan Tinggi ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana pengelolaan arsip perguruan tinggi di 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia telah dilakukan, memahami kendala yang dihadapi dalam mengelola arsip perguruan tinggi, sekaligus menemukan upaya untuk mengatasi kendala itu dengan harapan bahwa Arsip Perguruan Tinggi ini mampu berjalan secara optimal sebagaimana diamanahkan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Judul : Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi Tebal : (VI + 53 halaman)

Referensi : Buku, Peraturan Perundang-undangan, Website

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi ii

KATA PENGANTAR

Pengelolaan arsip perguruan tinggi yang baik merupakan instrumen bagi terselamatkannya memori kolektif bangsa di lingkungan civitas akademika, serta digunakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja perguruan tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara. Berkaitan dengan hal tersebut, maka untuk mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional, Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan, Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada Tahun Anggaran 2013 melaksanakan kegiatan pengkajian di bidang kearsipan tentang Arsip Perguruan Tinggi.

Kami menyadari kajian ini masih terdapat kekurangan, namun diharapkan kajian ini dapat digunakan sebagai bentuk evaluasi atas implementasi Arsip Perguruan Tinggi agar mampu berjalan sebagaimana diamanahkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan.

Tak lupa, pada kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih kepada Pimpinan ANRI, Universitas Andalas, Universitas Negeri Padang, Universitas Gadjah Mada, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Universitas Hasanuddin, Universitas Jenderal Soedirman, Universitas Udayana, anggota tim, narasumber, informan, dan semua pihak yang telah membantu pengkajian ini sehingga dapat selesai dengan baik. Semoga Tuhan Yang Maha Esa membalas semua amal baik yang telah diberikan, Amin.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi iii

DAFTAR ISI

ABSTRAKSI ……….. i

KATA PENGANTAR ……… ii

DAFTAR ISI ……….. iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ………... 1

B. Permasalahan……….. 2

C. Pertanyaan Kajian……… 2

D. Tujuan Kajian……….. 2

E. Manfaat Kajian………. 3

F. Pembatasan Kajian………... 3

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL A. Tinjauan Pustaka... 4

1. Beberapa Penelitian Pembentukan Arsip Perguruan Tinggi... 4

2. Konsep Terkait Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi... 5

B. Kerangka Pemikiran... 15

BAB III METODOLOGI KAJIAN A. Jenis Kajian……….. 16

B. Objek Kajian……… 16

C. Teknik Pengumpulan Data... 16

D. Prosedur Pengolahan Data... 17

E. Instrumen Kajian... 18

F. Analisis Kajian... 18

BAB IV DESKRIPSI DAN ANALISIS A. Gambaran Umum Lokus Kajian... 19

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi iv

C. Analisis Hasil Kajian ……….. 24

1. Kebijakan... 24

2. Kelembagaan... 27

3. Sistem Kearsipan... 29

4. Sumber Daya Manusia Kearsipan... 31

5. Prasarana dan Sarana Kearsipan... 34

6. Sistem Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi... 38

BAB V PENUTUP A. Kesimpulan………... 45

B. Rekomendasi………. 45

DAFTAR REFERENSI... 47

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi v

DAFTAR BAGAN

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi vi

DAFTAR TABEL

Tabel 1 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kebijakan... 25 Tabel 2 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kelembagaan... 27 Tabel 3 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Sistem Kearsipan... 29 Tabel 4 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Sumber Daya Manusia

Kearsipan... 31 Tabel 5 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Prasarana dan Sarana

Kearsipan... 34 Tabel 6 Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Pengelolaan Arsip Statis

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 1 BAB I

PENDAHULUAN

A.Latar Belakang

Peran perguruan tinggi yang sangat penting dalam penyelenggaraan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat sebagaimana termuat dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi memberi pengaruh terhadap khasanah arsip yang dihasilkan oleh perguruan tinggi. Khasanah arsip itu wajib dikelola secara optimal demi terselamatkannya memori kolektif yang dimiliki perguruan tinggi itu sendiri. Untuk itu, secara khusus, perguruan tinggi negeri wajib membentuk Arsip Perguruan Tinggi sebagaimana telah diamanatkan dalam Pasal 16 ayat 4 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Arsip Perguruan Tinggi ini dibentuk untuk menyelamatkan arsip penting yang berkaitan dengan bukti status intelektualitas serta pengembangan potensi yang melahirkan inovasi dan karya-karya intelektual lainnya, yang berkaitan dengan fungsi perguruan tinggi sebagai lembaga penelitian, lembaga pendidikan dan pengabdian masyarakat. Lebih lanjut, perlu disadari bahwa penyelenggaraan kearsipan perguruan tinggi ini tidak saja menjadi tanggung jawab perguruan tinggi semata, namun juga bagi Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai penyelenggara dan pembina kearsipan nasional, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemdikbud), serta Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Menpan&RB) yang juga berperan dalam menaungi berdirinya Arsip Perguruan Tinggi itu sendiri.

Maraknya permasalahan mengenai ijasah palsu yang dilakukan oleh para pejabat publik maupun masyarakat umum, plagiat karya ilmiah, hilangnya arsip hasil penelitian yang disebabkan oleh berbagai faktor telah memicu perhatian yang besar pada arsip perguruan tinggi ini kembali. Namun pada implementasinya, pengelolaan arsip perguruan tinggi ini masih menemui berbagai kendala dari segi kebijakan hingga sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi itu sendiri. Padahal, arsip yang tercipta dari kegiatan administrasi umum, proses belajar mengajar, penelitian, pengabdian masyarakat, dan aktivitas civitas akademika itu juga digunakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja perguruan tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara.

Berkaitan dengan hal tersebut, maka Pusat Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan ANRI melakukan kajian tentang Arsip Perguruan Tinggi yang diharapkan

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 2 mampu memberikan gambaran terkini mengenai implementasi Arsip Perguruan Tinggi pada 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia.

B.Permasalahan

Pengelolaan arsip perguruan tinggi yang baik menjadi instrumen bagi terselamatkannya memori kolektif bangsa di lingkungan civitas akademika. Sayangnya, pengelolaan arsip perguruan tinggi di beberapa perguruan tinggi negeri di Indonesia masih belum dilaksanakan secara optimal dengan berbagai kendala yang dihadapi. Untuk itu, Kajian tentang Arsip Perguruan Tinggi ini dilakukan untuk mengetahui sejauh mana pengelolaan arsip perguruan tinggi telah dilakukan, memahami kendala yang dihadapi dalam mengelola arsip perguruan tinggi, sekaligus menemukan upaya untuk mengatasi kendala tersebut.

C.Pertanyaan Kajian

Untuk lebih fokus, maka pertanyaan umum diatas diuraikan dalam rumusan

grandquestion yaitu: “Bagaimana implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi pada 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia?”

Adapun subquestions yang dibahas dalam kajian ini yaitu:

1. Bagaimana kebijakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi? 2. Bagaimana kelembagaan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi?

3. Bagaimana sumber daya manusia dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi? 4. Bagaimana sarana dan prasarana dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi? 5. Bagaimana sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi?

D.Tujuan Kajian

Sesuai dengan perumusan masalah dan pertanyaan kajian yang dikemukakan diatas, maka kajian ini bertujuan untuk:

1. Mendeskripsikan kebijakan arsip perguruan tinggi; 2. Mendeskripsikan kelembagaan arsip perguruan tinggi;

3. Mendeskripsikan sumber daya manusia arsip perguruan tinggi; 4. Mendeskripsikan sarana dan prasarana arsip perguruan tinggi; 5. Mendeskripsikan sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 3 E.Manfaat Kajian

Kajian mengenai Arsip perguruan tinggi diharapkan bermanfaat bagi:

1. Perguruan Tinggi, selaku pencipta arsip dan penyelenggara kearsipan, untuk memperoleh gambaran empiris mengenai implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi yang menyangkut kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi;

2. ANRI, selaku penyelenggara dan pembina kearsipan nasional, untuk memperoleh informasi empiris mengenai implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi yang menyangkut kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi sehingga dengan kewenangan yang dimiliki ANRI dapat membantu dalam implementasi Arsip Perguruan Tinggi secara optimal.

F. Pembatasan Kajian

Kajian ini berupaya mengetahui secara menyeluruh mengenai implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi. Namun demikian, harus diakui bahwa kajian ini masih memiliki pembatasan ruang lingkup, antara lain:

1. Kajian ini hanya melakukan studi banding pada beberapa perguruan tinggi negeri di dalam negeri yang jumlahnya terbatas; dan

2. Kajian ini hanya mengkaji implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi secara umum, khususnya pengelolaan arsip statis perguruan tinggi.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 4 BAB II

KERANGKA KONSEPTUAL A.Tinjauan Pustaka

Tinjauan pustaka yang digunakan dalam kajian ini terdiri atas penelitian terkait pembentukan Arsip Perguruan Tinggi di beberapa perguruan tinggi negeri (mengingat minimnya hasil penelitian maupun pengkajian mengenai Arsip Perguruan Tinggi), konsep terkait penyelenggaraan arsip perguruan tinggi, dan kerangka konseptual mengenai sistem penyelenggaraan perguruan tinggi.

1. Beberapa Penelitian Pembentukan Arsip Perguruan Tinggi (University Archives)

1.1 Kajian tentang Pembentukan University Archives di Universitas Diponegoro Hasil kajian ini memperlihatkan bahwa kesiapan kebijakan kearsipan secara kualitas belum sepenuhnya mampu menunjang keberadaan University Archives

dikarenakan kebijakan kearsipan yang ada belum mampu diterapkan secara maksimal di lingkungan Universitas Diponegoro. Sementara itu, kesiapan kelembagaan melalui usulan nomenklatur UPT Perpustakaan dan Arsip secara kualitas mampu dan dapat dikembangkan untuk menjalankan dan mengemban tugas pokok dan fungsi dari University Archives. Kesiapan sistem pengelolaan arsip secara kualitas perlu ditingkatkan dengan memanfaatkan teknologi informasi yang mampu memperlihatkan kesinambungan pengelolaan arsip dinamis aktif, arsip dinamis inaktif dan arsip statis serta memadukan pengelolaan perpustakaan, khususnya dalam menampilkan penyajian informasi berbasis kepada kebutuhan pengguna. Kesiapan prasarana dan sarana kearsipan secara kualitas perlu disinergikan antara peraturan ataupu pedoman-pedoman kearsipan yang dikeluarkan Ditjen Dikti Depdiknas dengan kondisi dan karakteristik yang dimiliki, termasuk pengembangan kualitas keberadaan dan fungsi records center. Kesiapan SDM kearsipan secara kualitas dan kuantitas mampu memperlihatkan dan menjamin penyelenggaraan kearsipan yang berkesinambungan dari pengelolaan arsip dinamis menuju pengelolaan arsip statis.

1.2 Kajian tentang Pembentukan University Archives di Institut Pertanian Bogor Hasil kajian ini memperlihatkan bahwa program pembentukan University Archives merupakan salah satu upaya strategis untuk menyelenggarakan dan mendayagunakan arsip sebagai tulang punggung manajemen dan bahan akuntabilitas

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 5 kinerja Institut Pertanian Bogor dalam menyelenggarakan pendidikan. Pembentukan

University Archives berusaha menyesuaikan diri terhadap perubahan dan perkembangan tatanan penyelenggaraan perguruan tinggi dengan tetap mengikuti kaidah-kaidah kearsipan. Lebih lanjut, perlu didukung adanya sistem pengelolaan arsip yang terpadu dan berbasis kepada kebutuhan pengguna dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi. Ketersediaan prasarana dan sarana kearsipan merupakan syarat mutlak dalam rangka kemandirian pengelolaan yang ditopang oleh prosedur pengelolaan arsip sesuai standar yang berlaku. Keberadaan University Archives akan berlangsung dengan maksimal apabila didukung oleh SDM yang memiliki kemampuan dan keahlian didalam mengelola arsip baik arsip dinamis maupun statis.

1.3Kajian tentang Pembentukan University Archives di Universitas Pattimura (Unpatti)

Hasil kajian ini memperlihatkan bahwa dalam implementasinya, pembentukan

University Archives baru sebatas perolehan dukungan kebijakan lain yang mendukung proses penyelenggaraan kearsipan. Persiapan kelembagaan dalam pembentukan

University Archives belum memenuhi persyaratan dan masih perlu ditingkatkan terutama keberadaan unit kearsipan di rektorat, fakultas, UPT, dan satuan kerja lainnya di lingkungan Unpatti. Persiapan pengelolaan arsip dalam rangka pembentukan University Archives secara kualitas masih perlu ditingkatkan baik pengelolaan arsip dinamis maupun statis. Persiapan prasarana dan sarana dalam rangka pembentukan University Archives secara kuantitas maupun kualitas untuk mengelola arsip dinamis dan statis. Persiapan SDM Kearsipan dalam rangka pembentukan University Archives secara kualitas dan kuantitas masih perlu ditingkatkan guna menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip dinamis dan statis.

2. Konsep Terkait Penyelenggaraan Arsip Perguruan Tinggi

Teori terkait penyelenggaraan arsip perguruan tinggi yang digunakan dalam kajian ini antara lain:

2.1 Konsep Perguruan Tinggi

Perguruan tinggi merupakan lembaga pendidikan tinggi yang menyelenggarakan pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengembangan ilmu

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 6 dan teknologi, serta menyelenggarakan pengabdian masyarakat. Perguruan tinggi diselenggarakan berdasarkan dua asas yaitu:

a. kemandirian moral untuk membangun perguruan tinggi sebagai kekuatan moral dalam pembangunan masyarakat yang demokratis dan mampu bersaing secara global;

b. wawasan global guna mencerdaskan kehidupan bangsa dengan mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan teknologi, budaya dan seni.

Sesuai amanat Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional, tujuan pendidikan nasional tidak hanya mencakup pengembangan dimensi intelektual dan produktivitas tetapi juga mencakup dimensi kepribadian, sosial, dan lingkungan sehingga kontribusi dan peran perguruan tinggi dapat dirasakan oleh masyarakat dan pembangunan. Hal ini diaktualisasikan dalam Tri Dharma Perguruan Tinggi yang meliputi:

a. Pendidikan, upaya pembentukan kekuatan penalaran akademis melalui proses pendidikan dan pengajaran;

b. Penelitian, berorientasi kepada pemenuhan kebutuhan masyarakat, pelayanan umum dan pranata sosial; dan

c. Pengabdian masyarakat, upaya menghubungkan pemikiran-pemikiran akademis dengan masalah kehidupan sosial bermasyarakat.

Berkenaan dengan kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi tersebut, informasi ataupun karya-karya ilmiah maupun penelitian bernilai guna tinggi yang dihasilkan oleh perguruan tinggi merupakan bagian khasanah arsip, selain arsip-arsip yang dihasilkan dari adanya proses administrasi dan aktivitas akademika di lingkungan perguruan tinggi, seperti:

a. Administrasi pembantu pimpinan, meliputi administrasi akademik dan kemahasiswaan dan administrasi umum;

b. Administrasi pelaksana, meliputi administrasi unit pelaksana teknis/instalasi (pusat/fakultas), administrasi fakultas dan administrasi lembaga.

2.2 Konsep Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Keberadaan

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 7 lembaga kearsipan sebagai instrumen dalam penyelenggaraan kearsipan nasional telah diatur dalam Pasal 16 ayat 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan bahwa lembaga kearsipan terdiri atas ANRI, Arsip daerah provinsi, Arsip daerah kabupaten/kota, dan Arsip perguruan tinggi.

Arsip Perguruan Tinggi merupakan lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Sejalan dengan otonomi penyelenggaraan pendidikan tinggi dan kedudukan perguruan tinggi sebagai penyelenggara kearsipan sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan maka terdapat penyesuaian terkait dengan kewenangan, keberadaan dan nomenklatur lembaga kearsipan di lingkungan perguruan tinggi dengan sebutan Arsip Perguruan Tinggi.

2.2 Konsep Unit Kearsipan

Penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi membutuhkan sumber daya pendukung yang memadai sebagai fondasi yang kuat untuk mencapai tujuan penyelenggaraan kearsipan dengan optimal. Sumber daya pendukung penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi, meliputi: organisasi kearsipan, sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta pendanaan kearsipan. Dalam hal ini, organisasi unit kearsipan perguruan tinggi yang melaksanakan fungsi dan tugas kearsipan dinamis dan statis di lingkungan perguruan tinggi, yaitu:

a. Unit kearsipan I

Unit kearsipan I berada pada LKPT, mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun yang berasal dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi. Unit Kearsipan I memiliki fungsi:

a) Penerimaan arsip inaktif dari satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi;

b) Pengolahan dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi; c) Penyimpanan arsip inaktif;

d) Pelaksanaan pemusnahan arsip; dan

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 8 b. Unit kearsipan II

Unit kearsipan II berada di lingkungan sekretariat rektorat, sekretariat fakultas, dan sekretariat UPT atau dengan sebutan lain. Unit kearsipan II mempunyai tugas melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dari unit pengolah/unit kerja, dan pembinaan kearsipan di lingkungannya. Selain itu, unit kearsipan II melaksanakan fungsi:

a) Pengolahan dan penyajian arsip inaktif menjadi informasi; b) Pelaksanaan pemusnahan arsip;

c) Penyiapan penyerahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun kepada unit kearsipan I pada LKPT; d) Penyiapan penyerahan arsip statis kepada LKPT; dan

e) Melakukan evaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya. 2.3Konsep Arsip Perguruan Tinggi

Menurut Pasal 1 nomor 17 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip Perguruan Tinggi adalah lembaga kearsipan berbentuk satuan organisasi perguruan tinggi, baik negeri maupun swasta yang melaksanakan fungsi dan tugas penyelenggaraan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi. Adapun tujuan pembentukan Arsip Perguruan Tinggi menurut William Maher (1992, 152) adalah sebagai berikut:

a. Menilai, menyimpan, mengelola, mengolah, menyajikan, dan merawat arsip yang bernilai guna tinggi bagi perguruan tinggi untuk kepentingan pengguna;

b. Menyediakan fasilitas yang memadai bagi kegiatan retensi dan preservasi arsip;

c. Menyediakan pelayanan informasi yang dapat membantu pelaksanaan kegiatan perguruan tinggi;

d. Memberikan pelayanan penelitian dengan penyediaan bahan berupa khasanah kearsipan yang dibutuhkan;

e. Menyebarluaskan pengetahuan dan pemahaman dari tujuan program dan sasaran perguruan tinggi serta kemungkinan pengembangannya;

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 9 g. Menyediakan sumber informasi untuk memacu teknik pembelajaran dan

pengajaran yang lebih kreatif.

Khasanah arsip perguruan tinggi merupakan informasi yang harus dapat diakses oleh para stakeholder perguruan tinggi dan publik, oleh sebab itu, komponen-komponen pengontrol dan pendukung sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi, seperti kebijakan, kelembagaan, SDM, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya yang saling terintegrasi dan terpadu perlu ditingkatkan. Lebih lanjut, pencipta arsip di lingkungan Perguruan Tinggi berada pada satuan kerja dan organisasi civitas akademika. Keberadaan arsip statis satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi ini dapat berada pada unit kearsipan sekretariat rektorat, fakultas, dan unit dengan sebutan nama lain. Adapun yang dimaksud dengan arsip statis perguruan tinggi merupakan:

a. Arsip statis satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi yang berasal dari arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun berada pada unit kearsipan sekretariat rektorat, fakultas, dan unit dengan sebutan nama lain selaku unit kearsipan II perguruan tinggi; b. Arsip statis satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi yang berasal dari

arsip inaktif yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun berada pada lembaga kearsipan daerah selaku unit kearsipan I perguruan tinggi; dan

c. Arsip statis di lingkungan organisasi civitas akademika umumnya tersimpan pada sekretariat organisasi.

Sementara itu, jenis Arsip Perguruan Tinggi diantaranya meliputi:

a. Arsip bukti keberadaan perguruan tinggi, yakni bukti mengenai memori dan identitas perguruan tinggi, yang memuat ciri khas dan informasi khusus tentang perguruan tinggi, antara lain:

a) Struktur organisasi dan tata kerja;

b) Keputusan presiden tentang Pengangkatan Rektor/ Pembantu Rektor;

c) Keputusan Menteri Pendidikan Nasional tentang pengangkatan Dekan/Pembantu Dekan;

d) Pedoman ketatalaksanaan;

e) Pendirian, perubahan, penyatuan lembaga-lembaga perguruan tinggi; dan

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 10 f) Lambang, logo, simbol dan identitas perguruan tinggi maupun

lembaga.

b. Official archives yang merupakan bukti kinerja perguruan tinggi, antara lain:

a) Semua kebijakan yang ditandatangani oleh pimpinan perguruan tinggi yang bersifat mengatur;

b) Rencana strategis perguruan tinggi; c) Perencanaan anggaran tahunan;

d) Neraca dan laporan keuangan tahunan;

e) Program kerja jangka pendek, menengah, dan panjang; f) Memory of Understanding; dan

g) Keputusan rektor atau pimpinan perguruan tinggi yang bersifat mengatur dan menetapkan.

c. Arsip mengenai lulusan pertama;

d. Arsip perseorangan/tokoh perguruan tinggi

Pencipta arsip perseorangan perguruan tinggi adalah civitas akademika yang memiliki peran strategis dalam penyelenggaraan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara di lingkungan perguruan tinggi, antara lain:

a) Semua arsip yang berkaitan dengan perjalanan karier sebagai mahasiswa dan atau dosen, yakni:

1) Arsip berkaitan dengan mahasiswa/dosen, diantaranya: surat keterangan sebagai mahasiswa/dosen, surat pemberhentian sebagai mahasiswa/dosen, surat pengangkatan guru besar, dan sejenisnya;

2) Arsip berkaitan dengan peran serta dalam organisasi kemahasiswaan/senat akademik, diantaranya: surat sebagai anggota atau pengurus organisasi kemahasiswaan/senat akademik, surat pemberhentian sebagai anggota atau pengurus organisasi kemahasiswaan/senat akademik, dan sejenisnya. b) Semua arsip yang berkaitan dengan prestasi akademik, seperti:

1) Piagam/sertifikat penghargaan; 2) Karya cipta; dan

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 11 3) Personal paper sebagai bukti kumpulan karya ilmiah yang dihasilkan oleh kalangan civitas akademika perguruan tinggi, seperti: disertasi, tesis dan skripsi; hasil penelitian; dan pidato ilmiah.

2.4Konsep Sumber Daya Manusia Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi

Sumber daya manusia kearsipan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi harus profesional dan memiliki kompetensi yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan. Pengembangan sumber daya manusia kearsipan di lingkungan perguruan tinggi ini terdiri atas arsiparis, tenaga pengelola arsip, dan tenaga pendukung lainnya yang memiliki kompetensi dan profesionalitas di bidang arsip perguruan tinggi. Dalam hal ini, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi juga harus melaksanakan pembinaan dan pengembangan arsiparis di lingkungannya yang dapat dilakukan melalui upaya:

a. pengadaan arsiparis;

b. pengembangan kompetensi dan keprofesionalan arsiparis melalui penyelenggaraan, pengaturan, serta pengawasan pendidikan dan pelatihan kearsipan;

c. pengaturan peran dan kedudukan hukum arsiparis; dan

d. penyediaan jaminan kesehatan dan tunjangan profesi untuk sumber daya manusia kearsipan.

2.5Konsep Prasarana dan Sarana Kearsipan dalam Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi

Prasarana kearsipan merupakan infrastruktur kearsipan yang merupakan komponen pendukung bagi terlaksananya proses kegiatan pengelolaan arsip perguruan tinggi seperti gedung, ruang simpan, jaringan dan sejenisnya. Sedangkan sarana kearsipan merupakan peralatan kearsipan yang merupakan komponen pendukung terlaksananya proses kegiatan pengelolaan arsip perguruan tinggi, seperti lemari, rak arsip, boks arsip, dan sejenisnya. Pencipta arsip, dalam hal ini, Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi harus menyediakan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip perguruan tinggi. Lembaga Kearsipan Perguruan Tinggi juga harus

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 12 mengembangkan prasarana dan sarana kearsipan dengan mengatur standar kualitas dan spesifikasi sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Idealnya, prasarana dan sarana kearsipan di lingkungan perguruan tinggi ini dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi mengingat khasanah Arsip Perguruan Tinggi yang tercipta dari berbagai bentuk dan media juga perlu diselamatkan dan dilindungi bagi bagi kepentingan bangsa dan negara.

2.6Konsep Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi

Pengelolaan arsip statis di lingkungan perguruan tinggi merupakan proses pengendalian arsip perguruan tinggi secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, akses dan layanan bagi publik dalam suatu sistem kearsipan perguruan tinggi. Pengelolaan arsip statis di lingkungan perguruan tinggi dilaksanakan oleh LKPT terhadap arsip statis yang diserahkan oleh satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi dan civitas akademika. Pengelolaan arsip statis perguruan tinggi dilaksanakan melalui:

c. Akuisisi Arsip Statis Perguruan Tinggi

Untuk efektivitas akuisisi arsip statis di lingkungan perguruan tinggi, LKPT membuat pedoman akuisisi arsip statis yang bertujuan:

a) Mengarahkan keseluruhan kegiatan sesuai dengan sasaran akuisisi arsip statis;

b) Memberi batasan-batasan yang perlu dilakukan untuk memperoleh arsip statis di lingkungan perguruan tinggi;

c) Mencegah terjadinya perolehan arsip yang tidak layak disimpan secara permanen di LKPT;

d) mengatur proses serah terima antara pihak LKPT dengan pihak yang menyerahkan arsip statis; dan

e) mengontrol keseluruhan penyelenggaraan kegiatan akuisisi arsip statis di lingkungan perguruan tinggi.

d. Pengolahan Arsip Statis Perguruan Tinggi

Pengolahan arsip statis di LKPT menghasilkan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding aids) untuk kepentingan akses dan layanan arsip statis kepada pengguna arsip.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 13 a) Asas asal usul adalah asas yang mengaitkan arsip ke sumber asalnya dengan pengertian bahwa arsip diatur tanpa melepaskan arsip dari instansi yang menciptakannya; dan

b) Asas aturan asli adalah asas yang mengaitkan arsip dengan pengaturan arsip.

Pengolahan arsip statis ini dilakukan dengan menata informasi dan fisik arsip untuk menghasilkan sarana bantu penemuan arsip statis (finding aids). Adapun jenis sarana bantu penemuan kembali arsip statis adalah guide

arsip, daftar arsip, dan inventaris arsip. c. Preservasi Arsip Perguruan Tinggi

Arsip statis yang disimpan LKPT akan mengalami proses kerusakan jika disimpan dalam waktu lama. Kertas sebagai salah satu media perekam arsip merupakan bahan organik yang dapat terurai seiring dengan waktu. Di sisi lain, arsip foto, film, rekaman suara, serta arsip elektronik lainnya memiliki risiko kerusakan karena mengandung bahan-bahan yang tidak stabil. Preservasi arsip statis merupakan upaya untuk mempertahankan arsip statis dalam keadaan sebaik mungkin, sehingga arsip statis dapat bertahan dalam jangka waktu yang lama. Prinsip preservasi arsip statis adalah sebagai berikut:

a) Arsip statis harus selamanya dilestarikan;

b) Semua aspek dari format asli, nilai kesejarahan, teks, gambar, dan keadaan fisik akan dilestarikan jika memungkinkan;

c) Preservasi preventif dilakukan untuk mencegah kerusakan dan mengurangi semua efek pada arsip statis;

d) Preservasi kuratif dilakukan jika diidentifikasi adanya kerusakan dan kebutuhan akan adanya prioritas. Semua tindakan dilakukan secara profesional; dan

e) Arsip statis yang asli dapat diakses namun untuk arsip yang kondisinya rusak/rapuh dalam bentuk copy/salinan.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 14 d. Akses dan Layanan Arsip Perguruan Tinggi

Akses dan layanan arsip statis harus memperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut:

a) Berdasarkan hukum dan ketentuan peraturan perundang-undangan arsip statis sudah dapat dibuka (principle of legal authorization); b) Ketersediaan sarana bantu penemuan kembali arsip statis (finding

aids), baik manual maupun elektronik;

c) Kondisi fisik dan informasi arsip statis yang akan diakses dan diberikan kepada pengguna arsip statis dalam keadaan baik;

d) Akses dan layanan arsip statis harus mempertimbangkan keamanan dan pelestarian, atau terhindar dari risiko kerusakan, kehilangan, dan vandalisme pengguna arsip statis;

e) Akses arsip statis dilaksanakan secara wajar, dengan pelayanan paling mendasar, tanpa biaya, kecuali dinyatakan lain/diatur dengan PNBP (Pendapatan Negara Bukan Pajak);

f) Ketersedian akses arsip statis dilakukan melalui prosedur yang jelas (transparan) kepada semua pengguna arsip statis tanpa membedakan (diskriminasi) apapun kebangsaannya, latar belakang, usia, kualifikasi atau kepentingan penelitiannya; dan

g) Prosedur akses harus sederhana mungkin untuk menjamin perlindungan arsip statis dan penghilangan, pengubahan, pemindahan atau perusakan.

Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan akses dan layanan arsip statis di lingkungan perguruan tinggi adalah pengguna arsip statis baik internal maupun eksternal, kontrol penggunaan arsip statis, layanan arsip statis baik administratif, penelitian, pendidikan, maupun pengabdian kepada masyarakat.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 15 B. Kerangka Pemikiran

Kajian ini berupaya mendeskripsikan implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi dengan memperhatikan variabel kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia, prasarana dan sarana sebagai faktor yang memengaruhi implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi sebagaimana digambarkan pada bagan sebagai berikut:

Bagan 1. Kerangka Pemikiran Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi

KEBIJAKAN KELEMBAGAAN PRASARANA & SARANA

IMPLEMENTASI

PENGELOLAAN

ARSIP

PERGURUAN

TINGGI

SISTEM PENGELOLAAN ARSIP STATIS SDM

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 16 BAB III

METODOLOGI KEARSIPAN

A.Jenis Kajian

Jenis kajian didasarkan pada manfaat, tujuan, dimensi waktu, dan pengumpulan data (Prasetyo dan Jannah, 2008:37). Manfaat yang diperoleh yaitu kajian terapan dimana hasil kajian dapat segera dirasakan manfaatnya oleh berbagai stakeholders (pemangku kepentingan). Tujuan yang diharapkan yaitu kajian deskriptif yang dilakukan untuk memberikan gambaran yang lebih detail mengenai implementasi arsip perguruan tinggi di 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia. Dimensi waktu yang dilakukan yaitu kajian

cross sectional yang dilakukan dalam waktu tertentu. Pengumpulan data yang dilakukan melalui kajian kualitatif menggunakan observasi, telaah dokumen, dan wawancara (interview) yang berisi beberapa pertanyaan dengan struktur baku kepada informan untuk mendapatkan data kualitatif.

B.Objek Kajian

Lokasi kajian dilakukan di 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri di Indonesia, dengan objek kajian yaitu implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi. Adapun lokasi kajian yang dimaksud yaitu:

1. Universitas Andalas, Sumatera Barat; 2. Universitas Negeri Padang, Sumatera Barat; 3. Universitas Gadjah Mada, DI Yogyakarta;

4. Universitas Sebelas Maret Surakarta, Jawa Tengah; 5. Universitas Jenderal Soedirman, Jawa Tengah; 6. Universitas Hassanudin, Sulawesi Selatan 7. Universitas Udayana, Bali.

C.Teknik Pengumpulan Data 1. Studi Lapangan

Teknik pengumpulan data secara langsung pada objek penelitian. Dalam hal ini dibagi menjadi dua teknik pengumpulan data, yaitu:

a. Wawancara (Interview)

Penggunaan metode wawancara bertujuan untuk memperoleh data utama yang diperlukan dalam rangka membandingkan antara data observasi dan telaah

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 17 dokumen. Wawancara terstruktur dilakukan dengan menggunakan pedoman wawancara yang ditentukan oleh pewawancara.

b. Pengamatan (observasi)

Untuk melengkapi data yang tidak diperoleh melalui wawancara, maka dilakukan pengamatan langsung secara partisipan terhadap aktivitas atau kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan implementasi arsip perguruan tinggi. Melalui pengamatan langsung, diharapkan perolehan data dan fakta yang objektif untuk mendukung hasil penelitian.

2. Studi Dokumen

Teknik pengumpulan data yang diperoleh dengan memelajari arsip perguruan tinggi, literatur, dan bahan-bahan tertulis yang berhubungan dengan permasalahan kajian.

D.Prosedur Pengolahan Data

Prosedur pengolahan data yang digunakan dalam kajian ini dilakukan melalui: 1. Data Wawancara

Data wawancara diolah dengan membuat catatan hasil wawancara yaitu jawaban atas pertanyaan terbuka yang mengacu kepada pedoman wawancara yang kemudian ditulis secara rinci dan dibuat catatan. Catatan hasil wawancara kemudian dianalisis dan dibuat kesimpulan sementara. Kesimpulan sementara yang diperoleh dari masing-masing informan setelah cukup lengkap dibuatkan kompilasi data dari keseluruhan data yang ada, kemudian dibuatlah kesimpulan akhir.

2. Data Observasi

Selama mengadakan pengamatan langsung, peneliti membuat catatan yang dilakukan secara sistematis berurutan. Untuk selanjutnya dianalisa dan dibandingkan dengan teori yang terkait.

3. Data Telaah dokumen

Berdasarkan data yang diambil dari dokumen resmi seperti kebijakan dan prosedur operasional standar (SOP) yang dianalisis untuk membandingkan dengan keadaan yang ada di lapangan.

Semua data yang diperoleh dari wawancara, observasi, maupun studi pustaka diolah dan dianalisa untuk mendapatkan hasil penelitian yang diuraikan secara deskriptif.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 18 E.Instrumen Kajian

Instrumen yang digunakan dalam kajian ini yaitu:

1. Hasil wawancara dengan memerhatikan aspek kebijakan, kelembagaan, sistem kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, sarana dan prasarana, serta sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi;

2. Hasil pengamatan langsung terkait dengan aspek kebijakan, kelembagaan, sistem kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, sarana dan prasarana, serta sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi.

F. Analisis Kajian

Analisis kajian dilakukan dengan memerhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Proses analisis data yang dilakukan secara bersamaan dengan proses pengumpulan data;

2. Mereduksi informasi atau data yang terkumpul kedalam aspek kebijakan, kelembagaan, sistem kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, sarana dan prasarana, serta sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi;

3. Reduksi data tercatat, yaitu memilih, mengubah data kedalam bentuk lain, menajamkan, menggolongkan, membuang yang tidak perlu, mengorganisasikan data kedalam kategori tertentu untuk dilakukan pembahasan lebih lanjut;

4. Interpretasi, mengidentifikasi pola-pola, kecenderungan, dan penjelasan untuk menarik suatu kesimpulan; dan

5. Penyajian data dalam bentuk matriks/tabel data kualitatif, menyusun telaahan data menjadi informasi yang memungkinkan penarikan kesimpulan yang akurat dan saran-saran yang dapat memecahkan masalah penelitian.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 19 BAB IV

DESKRIPSI DAN ANALISIS

A.Gambaran Umum Lokus Kajian

Sebelum memasuki hasil analisis implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi, maka terlebih dahulu disampaikan gambaran umum 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri yang diteliti dalam kajian ini sebagai berikut:

1. Universitas Andalas (Unand)

Universitas Andalas adalah salah satu perguruan tinggi negeri di Kota Padang, Sumatera Barat, Indonesia. Universitas ini merupakan universitas tertua di luar Pulau Jawa yang didirikan pada tanggal 23 Desember 1955 oleh Wakil Presiden Mohammad Hatta. Pada saat itu, Universitas Andalas merupakan universitas keempat yang diresmikan oleh Pemerintah Indonesia.

Saat terjadinya gempa bumi pada tahun 2009, identifikasi kerusakan yang terjadi di lingkungan kampus Universitas Andalas memperlihatkan bahwa hampir semua gedung mengalami kerusakan bervariasi. Kerusakan paling berat terjadi di Fakultas Teknik Universitas Andalas. Sebagai respons cepat atas gempa tersebut, maka dibentuk Tim Emergency Response and Recovery untuk membantu masyarakat yang terkena musibah gempa. Selain itu, dibentuk pula 2 posko gempa, yaitu di Kampus Limau Manis untuk koordinasi dan penghimpunan mahasiswa untuk jadi relawan dan Posko Kampus Universitas Andalas di Jalan Perintis Kemerdekaan untuk relawan dan penghimpunan berbagai sumbangan. Mengingat Universitas Andalas berada dalam kawasan yang rawan terhadap bencana alam, idealnya, Universitas Andalas perlu memperhatikan faktor pelindungan dan penyelamatan khasanah arsip perguruan tinggi yang dimilikinya yang digunakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja perguruan tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara.

2. Universitas Negeri Padang (UNP),

Universitas Negeri Padang (UNP) adalah hasil konversi IKIP Padang menjadi universitas, yang pada mulanya bernama Perguruan Tinggi Pendidikan Guru (PTPG). Semenjak didirikan pada tanggal 1 September 1954, UNP telah mengalami banyak perubahan. Dalam sejarah perkembangannya, perubahan yang terjadi meliputi bukan saja nama dan tempat kedudukannya, tetapi juga status serta program pendidikan yang

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 20 dikembangkannya, sesuai dengan kebijakan untuk memenuhi tuntutan perkembangan pendidikan di tanah air. Perubahan ini dapat diklasifikasikan dalam lima periode, yaitu periode PTPG Batusangkar, periode FKIP Universitas Andalas Bukittinggi di Batusangkar, periode FKIP Universitas Andalas Padang, periode IKIP Jakarta Cabang Padang, periode IKIP Padang dan periode UNP.

Adapun, visi UNP adalah menjadi universitas unggul, dinamis dan bermutu tinggi, berbasis pendidikan tenaga kependidikan, berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan. Sementara, misi UNP adalah menyelenggarakan tri dharma perguruan tinggi di bidang kependidikan dan nonkependidikan yang berkualitas dan demokratis melalui pengoptimalan sumber daya secara mandiri dan/atau kerjasama antar lembaga, berlandaskan nilai-nilai ketaqwaan, yang meliputi program pendidikan akademik dan pendidikan profesional; penelitian inovatif dan tepat guna; pengabdian kepada masyarakat yang relevan; hubungan dan kerjasama antar universitas dengan perguruan tinggi lain, lembaga pemerintah dan non-pemerintah, baik daerah, nasional, maupun internasional. Sama halnya dengan Universitas Andalas yang berada dalam kawasan yang rawan terhadap bencana alam, idealnya, UNP juga perlu memperhatikan faktor pelindungan dan penyelamatan khasanah arsip perguruan tinggi yang dimilikinya yang digunakan sebagai bentuk akuntabilitas kinerja perguruan tinggi dan bahan pertanggungjawaban nasional yang perlu diselamatkan bagi kepentingan bangsa dan negara.

3. Universitas Gadjah Mada (UGM)

Universitas Gadjah Mada memiliki Arsip Universitas Gadjah Mada yang didirikan dengan SK Rektor No.259/P/SK/HT/2004 dan diresmikan tanggal 11 September 2004 oleh rektor UGM, Prof.Dr.Sofian Effendi bersama Kepala ANRI periode tahun 2009, Drs. Djoko Utomo, MA. Adapun visi yang dimiliki Arsip universitas Gadjah Mada yakni menjadi pusat pengembangan dan layanan informasi kearsipan dalam menunjang universitas riset kelas dunia dan bertata kelola baik. Sementara itu, misi yang dimiliki Arsip Universitas Gadjah Mada adalah sebagai berikut:

a. Menyelamatkan arsip universitas sebagai sumber informasi dan memori kolektif Universitas Gadjah Mada;

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 21 b. Melaksanakan pengelolaan arsip statis (Archives Management), pengelolaan arsip inaktif dan pengembangan Records Center, serta pengembangan teknologi informasi kearsipan; dan

c. Melaksanakan dan mengoptimalkan layanan internal dan eksternal informasi kearsipan.

Berdasarkan Keputusan Rektor Universitas Gadjah Mada Nomor 256/P/SK/HT/2004, kedudukan dan rincian tugas arsip Universitas adalah sebagai berikut:

a. Arsip Universitas dipimpin oleh Kepala, berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Rektor;

b. Dalam pelaksanaan tugas, Kepala dibantu oleh seorang Sekretaris; c. Sekretaris bertanggung jawab kepada Kepala.

Dalam hal ini, Arsip Universitas Gadjah Mada terdiri atas Bidang Layanan dan Bidang Database.

4. Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS)

Universitas Sebelas Maret Surakarta (UNS) terletak di Surakarta, Jawa Tengah. UNS merupakan universitas negeri yang didirikan pada 11 Maret 1976. Awalnya merupakan gabungan dari 5 (lima) perguruan tinggi di Surakarta, Institut Pelatihan dan Pendidikan Guru Surakarta, Sekolah Menengah Olahraga Surakarta, Akademi Administrasi Bisnis Surakarta, Universitas Gabungan Surakarta, dan Fakultas Obat-obatan Departemen Pertahanan dan Keamanan Pengembangan Tinggi Nasional Surakarta. UNS memiliki 9 fakultas, yaitu Fakultas Sastra dan Seni Rupa, Fakultas Kedokteran, Fakultas Ekonomi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Fakultas Pertanian, Fakultas Teknik, dan Fakultas Hukum.

Selain itu, UNS juga didukung oleh lembaga penelitian dan pengembangan, yakni Lembaga Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat, Lembaga Pengembangan Pendidikan. Disamping itu, terdapat juga Unit Pelaksana Teknis (UPT) yang terdiri atas UPT Perpustakaan, Komputer, Pelayanan dan Pengembangan Bahasa, Mata Kuliah Umum, UNS Press dan Laboratorium MIPA Pusat.

5. Universitas Jenderal Soedirman (Unsoed)

Sesuai dengan amanat yang tersurat dalam Pembukaan UUD 1945 dan desakan masyarakat Banyumas akan kebutuhan pendidikan tinggi, para pemimpin

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 22 formal dan informal Banyumas menggagas perlunya didirikan perguruan tinggi/universitas di wilayah Banyumas. Sebagai tindak lanjut gagasan ini dibentuklah Yayasan Pembina Universitas Jenderal Soedirman dengan Akte Notaris No. 32 tanggal 20 September 1961. Selanjutnya, atas desakan masyarakat, dinas instansi, dan TNI, Yayasan Pembina Universitas Jenderal Soedirman berusaha mewujudkan berdirinya universitas. Dengan Surat Keputusan Presiden RI No. 195 tertanggal 23 September 1963, berdirilah Universitas Jenderal Soedirman secara resmi didirikan, dan diresmikan oleh Menteri PTIP Prof. Dr. Tojib Hadiwidjaja bertempat di rumah Dinas Residen Banyumas.

Pada awalnya Universitas Jenderal Soedirman memiliki tiga fakultas, yaitu Fakultas Pertanian (pelimpahan dari Universitas Diponegoro Semarang), Fakultas Biologi, dan Fakultas Ekonomi. Dalam perkembangannya, Unsoed membuka beberapa fakultas lagi, yaitu: Fakultas Peternakan, Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu Sosial dan Politik, Fakultas Kedokteran dan Ilmu-ilmu Kesehatan, dan Fakultas Sains dan Teknik.

Saat ini, Universitas Jenderal Soedirman telah memiliki 11 program diploma tiga, 34 program studi S1, 3 program profesi, yang tersebar dalam delapan fakultas. Di samping itu Universitas Jenderal Soedirman juga telah membuka sembilan (9) program pascasarjana jenjang strata 2 yaitu Program Magister Manajemen, Magister Ekonomi Manajemen, Magister Ekonomi Pembangunan, Magister Ilmu Hukum, Magister Administrasi Publik, Magister Ilmu Lingkungan, Magister Ilmu Tanaman, Magister Sumber Daya Ternak, dan Magister Biologi. Unsoed akan membuka program doktoral (S3) Biologi dan Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan.

6. Universitas Hasanuddin (Unhas)

Mengawali berdirinya Universitas Hasanuddin secara resmi pada tahun 1956, di kota Makassar pada tahun 1947 telah berdiri Fakultas Ekonomi yang merupakan cabang Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia (UI) Jakarta berdasarkan keputusan Letnan Jenderal Gubernur Pemerintah Hindia Belanda Nomor 127 tanggal 23 Juli 1947. Karena ketidakpastian yang berlarut-larut dan kekacauan di Makassar dan sekitarnya, maka fakultas yang dipimpin oleh Drs L.A. Enthoven (Direktur) ini dibekukan dan baru dibuka kembali sebagai cabang Fakultas Ekonomi UI pada 7 Oktober 1953 di bawah pimpinan Prof. Drs. G.H.M. Riekerk. Fakultas Ekonomi benar-benar hidup sebagai cikal bakal Universitas Hasanuddin setelah dipimpin Prof.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 23 Drs. Wolhoff dan sekretarisnya Drs. Muhammad Baga pada tanggal 1 September 1956 sampai diresmikannya Universitas Hasanuddin pada tanggal 10 September 1956.

Visi yang dimiliki Universitas Hasanuddin yaitu menjadi Pusat Unggulan Dalam Pengembangan Insani, Ilmu Pengetahuan, Teknologi, Seni dan Budaya Berbasis Benua Maritim Indonesia yang diwujudkan melalui misi yang dimiliki yaitu: 1. Menyediakan lingkungan belajar berkualitas untuk mengembangkan

kapasitas pembelajar yang inovatif dan proaktif;

2. Melestarikan, mengembangkan, menemukan dan menciptakan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan budaya;

3. Menerapkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi, seni dan budaya bagi kemaslahatan Benua Maritim Indonesia

7. Universitas Udayana

Universitas Udayana sejak Oktober 2008 telah membentuk Pusat Arsiparis Universitas Udayana. Pada tanggal 25 Mei 2012 Pusat Arsiparis berubah nama menjadi Pusat Arsip sesuai dengan SK Rektor No. 249/UN.14/HK.00.01/2012. Badan ini dibentuk dilatarbelakangi oleh adanya fenomena arsip di lingkungan Universitas Udayana yang masih belum terorganisir dengan baik sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam perkembangannya, Pemerintah mengeluarkan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan dimana dalam Pasal 27 mewajibkan agar Perguruan Tinggi Negeri di Indonesia membentuk lembaga yang khusus menangani arsip Perguruan Tinggi yang bersangkutan.

Pusat Arsip ini dimaksudkan untuk dapat melaksanakan kegiatan akuisisi, menata, mengorganisir, mengolah, melestarikan dan memperlancar pengelolaan kearsipan hingga tahap penyusutan arsip di lingkungan Universitas Udayana. Disamping itu, mengupayakan adanya panduan/pedoman pelaksanaan tugas pokok di lingkungan Universitas Udayana berdasarkan kebijakan/standar/norma sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku baik yang dikeluarkan oleh Kemdiknas maupun ANRI serta instansi lainnya.

Adapun, visi yang dimiliki Pusat Arsip Universitas Udayana yakni menjadikan arsip sebagai salah satu sumber data dan informasi yang valid dalam mewujudkan Lembaga Pendidikan Tinggi yang menghasilkan Sumber Daya Manusia Unggul,

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 24 Mandiri dan Berbudaya. Sementara itu, misi yang dimiliki Pusat Arsip Universitas Udayana yaitu:

a. Mengelola arsip secara profesional sebagai sumber data dan informasi yang akurat tentang Universitas Udayana;

b. Mengkaji, merawat dan melestarikan arsip Universitas Udayana sebagai sejarah perkembangan Universitas Udayana dari masa ke masa;

c. Mengembangkan sistem Teknologi Informasi Kearsipan melalui sistem digital dengan mengadakan kerjasama antar unit di lingkungan Universitas Udayana dan pihak luar; dan

d. Mendorong sumber daya manusia di lingkungan Universitas Udayana agar senantiasa memiliki kesadaran akan arti pentingnya suatu arsip.

B.Deskripsi Kajian

Pengelolaan University Archives terdiri dari kebijakan, kelembagaan, sumber daya manusia, sarana dan prasana, serta sistem pengelolaan arsip statis perguruan tinggi yang sangat signifikan dalam mewujudkan visi yang dimiliki universitas. Untuk itu, kajian ini mencoba memerhatikan implementasi pengelolaan arsip perguruan tinggi dalam rangka menyelesaikan permasalahan yang dihadapi dan mencarikan solusi/pemecahan masalah.

C.Analisis Hasil Kajian

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi lapangan di 7 (tujuh) perguruan tinggi negeri maka didapatkan hasil analisis kajian berdasarkan unsur kebijakan, kelembagaan, sistem kearsipan, sumber daya manusia kearsipan, sarana dan prasarana, dan sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi sebagai berikut:

1. Kebijakan

Berdasarkan instrumen pengukuran kebijakan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 25 Tabel 1. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kebijakan

No. Nama

Perguruan Tinggi Negeri

Instrumen Pengukuran Kebijakan Perguruan Tinggi telah

memiliki NSPK Pengelolaan Arsip

Perguruan Tinggi

Kebijakan terhadap Arsip Perguruan Tinggi yang ditetapkan oleh Pimpinan

Perguruan Tinggi 1. Universitas

Andalas

Sudah memiliki NSPK Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi

Kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi telah ditindaklanjuti secara formal. 2. Universitas

Negeri Padang

Belum memiliki NSPK Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, kegiatan yang terkait pengelolaan arsip perguruan tinggi masih bersifat desentralisasi (dikelola oleh masing-masing subunit kerja)

Kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi belum ditindaklanjuti secara formal, meskipun demikian pihak pimpinan mendukung terbentuknya arsip perguruan tinggi

3. Universitas Gajah Mada

Sudah memiliki NSPK Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, diantaranya:

-Pedoman Pelaksanaan Akuisisi Arsip, Panduan Pengelolaan Arsip Statis Tekstual, Panduan Umum Digitalisasi Arsip, Panduan Ringkas Pengelolaan Arsip Foto, Panduan Tata Kelola Arsip Inaktif, Panduan Akses dan Layanan Kearsipan, Panduan Layanan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SiKS), Panduan Ringkas Pengelolaan Arsip Rekaman Suara; dan sebagainya.

Kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi telah ditindaklanjuti secara formal

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 26 4. Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Sudah memiliki NSPK Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, diantaranya:

-Pedoman Klasifikasi Arsip, JRA, dan TND;

-SOP Penataan Berkas Aktif, Penyusutan Arsip, Penataan Arsip Inaktif, Pengolahan Arsip Statis, Pengolahan Arsip Kaset, Video, Kearsitekturan dan Foto, Pemeliharaan dan Perawatan Arsip;

-dan sebagainya

Kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi telah ditindaklanjuti secara formal

5. Universitas Hasanuddin

Baru memiliki NSPK pengelolaan arsip dinamis dan beberapa pedoman yang dikeluarkan oleh Kemdikbud.

Kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi belum ditindaklanjuti secara formal, meskipun demikian pihak pimpinan mendukung terbentuknya arsip perguruan tinggi.

6. Universitas Jenderal Soedirman

Sudah memiliki NSPK Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, diantaranya:

-Pedoman Pola Klasifikasi Arsip Substantif dan Fasilitatif;

-Pedoman Jadwal Retensi Arsip; dan sebagainya.

Kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi telah ditindaklanjuti secara formal

7. Universitas Udayana

Sudah memiliki NSPK Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, diantaranya:

-Pedoman Umum

Kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi telah ditindaklanjuti secara formal

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 27 Pengelolaan Arsip Inaktif,

Penyusutan Arsip;

-SOP Layanan Informasi dan Arsip, Pengelolaan, Perawatan dan Pelestarian Arsip Inaktif; dan sebagainya.

Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran kebijakan menunjukkan bahwa telah tersedia berbagai NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi, seperti pedoman dan SOP (Standard Operating Procedures) yang berlaku di masing-masing perguruan tinggi. Kendati beberapa diantaranya masih belum dalam bentuk produk hukum, namun hal itu menunjukkan bahwa NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi itu telah menjadi acuan atau petunjuk yang mendukung bagi terselenggaranya kegiatan pengelolaan arsip perguruan tinggi. Sementara itu, beberapa perguruan tinggi negeri yang belum memiliki NSPK pengelolaan arsip perguruan tinggi masih mengikuti pedoman yang dikeluarkan oleh Kemdikbud, seperti Peraturan Mendiknas RI No.42 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan di lingkungan Departemen Pendidikan Nasional dan Keputusan Mendikbud Nomor 0623 Tahun 1983 tentang Pedoman Klasifikasi Arsip. Meskipun demikian, dukungan pihak pimpinan terhadap terbentuknya arsip perguruan tinggi telah diberikan sepenuhnya, kendati kebijakan mengenai arsip perguruan tinggi belum ditindaklanjuti secara formal.

2. Kelembagaan

Berdasarkan instrumen pengukuran kelembagaan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:

Tabel 2. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Kelembagaan

No. Nama

Perguruan Tinggi Negeri

Instrumen Pengukuran Kelembagaan Nomenklatur Terkini

Arsip Perguruan Tinggi

Struktur Organisasi Terkini Arsip Perguruan Tinggi 1. Universitas

Andalas

Belum ada Masih melekat pada Bagian Tata Usaha

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 28 2. Universitas

Negeri Padang

Belum ada Masih melekat pada Bagian Tata Usaha masing-masing subunit kerja

3. Universitas Gajah Mada

Arsip Universitas Gadjah Mada

Telah terbentuk Arsip Perguruan Tinggi yang bertanggungjawab langsung terhadap Rektor

4. Universitas Sebelas Maret Surakarta

Belum ada (masih dalam rancangan

Pembentukan UPT Pusat Arsip Universitas Sebelas

Maret Surakarta)

Masih melekat pada Bagian TU, RT, HTL

5. Universitas Hasanuddin

Belum ada Masih melekat pada Bagian Tata Usaha dan Rumah Tangga

6. Universitas Jenderal Soedirman

Belum ada (masih berupa usulan

UPT Kearsipan)

Masih melekat pada Biro Administrasi Umum dan Keuangan

7. Universitas Udayana

Pusat Arsip Masih melekat pada Bidang Umum dan Keuangan

Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran kelembagaan menunjukkan bahwa lembaga formal arsip perguruan tinggi pada Universitas Andalas, Universitas Negeri Padang, Universitas Sebelas Maret Surakarta, Universitas Hasanuddin, dan Universitas Jenderal Soedirman masih belum terbentuk karena berbagai kendala seperti faktor kebijakan maupun pendanaan. Kendati demikian, perguruan tinggi negeri seperti Universitas Sebelas Maret Surakarta dan Universitas Jenderal Soedirman telah mengupayakan rancangan Keputusan Rektor tentang Usulan Pembentukan Unit Pelaksanaan Teknis (UPT) Pusat Arsip/Kearsipan. Hingga saat ini, hanya Universitas Gadjah Mada yang telah membentuk Arsip Universitas Gadjah Mada yang bertanggungjawab langsung terhadap Rektor, sedangkan Universitas Udayana kendati telah memiliki Pusat Arsip, namun masih melekat pada Bidang Umum dan Keuangan.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 29 Dalam hal ini, nomenklatur arsip perguruan tinggi yang dimiliki oleh Universitas Gadjah Mada dan Universitas Udayana saat ini belum memiliki keseragaman. Hal penting inilah yang perlu diperhatikan yaitu struktur organisasi arsip perguruan tinggi terkini pada 6 (enam) perguruan tinggi tersebut tidak berdiri sendiri dan bertanggungjawab langsung kepada Rektor sebagaimana yang dimiliki Arsip Universitas Gadjah Mada, namun masih melekat pada Biro atau Bagian yang dijabat oleh pejabat setingkat eselonering III. Idealnya, Arsip Perguruan Tinggi ini berdiri sesuai dengan yang telah diamanahkan dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 27 ayat 1 yaitu arsip perguruan tinggi merupakan lembaga kearsipan perguruan tinggi.

3. Sistem Kearsipan

Berdasarkan instrumen pengukuran sistem kearsipan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:

Tabel 3. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Sistem Kearsipan

No. Nama

Perguruan Tinggi Negeri

Instrumen Pengukuran Sistem Kearsipan Pelaksanaan SOP dalam

Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi

Pelaksanan Pengelolaan Arsip Statis Perguruan

Tinggi 1. Universitas

Andalas

Telah menerapkan SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, walaupun belum maksimal

Telah melaksanakan akuisisi, pengolahan, preservasi, akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi

2. Universitas Negeri Padang

Penerapan SOP pengelolaan arsip perguruan tinggi masih bersifat desentralisasi

Baru melaksanakan kegiatan akuisisi, namun belum melaksanakan kegiatan pengolahan, preservasi, akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi

3. Universitas Gajah Mada

Telah menerapkan SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi di lingkungan perguruan tinggi secara

Telah melaksanakan kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, akses dan layanan arsip statis

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 30 optimal perguruan tinggi secara

optimal 4. Universitas

Sebelas Maret Surakarta

Telah menerapkan SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi di lingkungan perguruan tinggi, walaupun SOP yang dimiliki belum dituangkan dalam bentuk produk hukum

Telah melaksanakan kegiatan akuisisi, pengolahan, akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi, namun belum optimal dalam melaksanakan preservasi arsip

5. Universitas Hasanuddin

Baru menerapkan SOP pengelolaan arsip dinamis

Belum melaksanakan pengelolaan arsip statis, namun telah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis (hingga penyusutan arsip) 6. Universitas

Jenderal Soedirman

Telah menerapkan SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, kendati belum maksimal

Baru mulai melaksanakan kegiatan akuisisi, pengolahan, preservasi, akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi

7. Universitas Udayana

Telah menerapkan SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi dalam bentuk produk hukum

Telah melaksanakan akuisisi, pengolahan, preservasi, akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi

Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran sistem kearsipan menunjukkan bahwa 6 (enam) perguruan tinggi negeri tersebut telah memiliki SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi, kendati beberapa diantaranya belum dalam bentuk produk hukum. Hingga saat ini, hanya Universitas Jenderal Soedirman yang belum memiliki SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi di lingkungannya. Lebih lanjut, penerapan pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi tersebut sudah dilaksanakan, kendati belum maksimal.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 31 Mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi yang meliputi kegiatan akuisisi arsip, pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis perguruan tinggi telah dilaksanakan oleh Universitas Andalas, Universitas Gadjah Mada, Universitas Jenderal Soedirman dan Universitas Udayana. Dalam hal ini, Universitas Jenderal Soedirman telah mulai melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi, kendati belum memiliki SOP Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi. Sedangkan, Universitas Sebelas Maret Surakarta telah melaksanakan kegiatan akuisisi, pengolahan, akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi, namun belum optimal dalam melaksanakan kegiatan preservasi arsip. Selanjutnya, Universitas Negeri Padang baru melaksanakan kegiatan akuisisi, namun belum melaksanakan kegiatan pengolahan, preservasi, dan layanan arsip statis perguruan tinggi. Hal serupa juga didapatkan di Universitas Hasanuddin yang belum melaksanakan kegiatan pengelolaan arsip statis, namun telah melaksanakan pengelolaan arsip dinamis (hingga tahap penyusutan arsip).

4. Sumber Daya Manusia Kearsipan

Berdasarkan instrumen pengukuran Sumber Daya Manusia (SDM) Kearsipan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:

Tabel 4. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran SDM Kearsipan

No. Nama

Perguruan Tinggi Negeri

Instrumen Pengukuran SDM Kearsipan

Kuantitas Kualitas

1. Universitas Andalas

Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 22 orang (terdiri atas 15 orang arsiparis terampil, 1 orang arsiparis ahli, dan 6 tenaga pengelola arsip)

a).Latar belakang pendidikan arsiparis terdiri atas SLTA, D3 dan S1;

b) Belum ada pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi SDM Kearsipan, namun mengikutsertakan SDM yang dimiliki pada pelatihan dan pendidikan kearsipan yang diselenggarakan oleh

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 32 instansi lain.

2. Universitas Negeri Padang

Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 43 orang (terdiri atas 13 orang arsiparis terampil, 3 orang arsiparis ahli, dan 17 orang tenaga pengelola arsip)

a).Latar belakang pendidikan arsiparis terdiri atas SLTA, D3, dan S1; b) Belum ada pelatihan dan

pendidikan kearsipan bagi SDM Kearsipan, namun mengikutsertakan SDM yang dimiliki pada pelatihan dan pendidikan kearsipan yang diselenggarakan instansi lain.

3. Universitas Gajah Mada

Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 20 orang (7 orang arsiparis terampil, 1 orang arsiparis ahli, dan 12 orang pengelola arsip)

a).Latar belakang pendidikan arsiparis terdiri atas D3 Kearsipan dan S1;

b)Adanya pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi SDM Kearsipan.

4. Universitas Sebelas Maret Surakarta

Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 35 orang (terdiri atas 33 orang arsiparis terampil dan 2 orang arsiparis ahli)

a).Latar belakang pendidikan arsiparis terdiri atas: - SLTA/SMK, - D3 Kearsipan,

-S1 Administrasi Negara, ekonomi;

b)Adanya pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi SDM Kearsipan. 5. Universitas

Hasanuddin

Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 15 orang (terdiri atas 2 orang arsiparis ahli dan 11 orang arsiparis terampil)

a).Latar belakang pendidikan arsiparis terdiri atas D3 dan S1;

b)Adanya pelatihan dan pendidikan kearsipan

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 33 bagi SDM Kearsipan. 6. Universitas

Jenderal Soedirman

Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 16 orang (terdiri atas 12 orang arsiparis terampil dan 4 orang arsiparis ahli)

a).Latar belakang pendidikan arsiparis terdiri atas: - SLTA/SMK, - D3 Kearsipan, - S1 Hukum, Ekonomi. b) Belum ada pelatihan dan

pendidikan kearsipan bagi SDM Kearsipan. 7. Universitas

Udayana

Arsiparis yang dimiliki saat ini berjumlah kurang lebih 25 orang arsiparis

a).Latar belakang pendidikan arsiparis terdiri atas SLTA dan S1;

b)Adanya pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi SDM Kearsipan.

Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran SDM Kearsipan menunjukkan bahwa, secara kuantitatif, ketujuh perguruan tinggi negeri telah memiliki arsiparis dengan jumlah yang cukup memadai baik untuk arsiparis tingkat terampil maupun ahli, serta tenaga pengelola arsip untuk mengelola arsip perguruan tinggi di masing-masing unit kerja/fakultas/UPT. Idealnya, arsiparis yang dimiliki di setiap unit kerja/fakultas/UPT minimal berjumlah kurang lebih 3-5 orang arsiparis yang bertujuan agar kegiatan pengelolaan arsip perguruan tinggi dapat berjalan secara optimal. Lebih lanjut, secara kualitatif, arsiparis yang dimiliki ketujuh perguruan tinggi negeri berlatar belakang pendidikan mulai dari SLTA/SMK hingga S1 (Sarjana) dari berbagai jurusan seperti Kearsipan, Administrasi Negara, Hukum, dan Ekonomi. Idealnya, terdapat arsiparis yang berasal dari jurusan Ilmu Kearsipan ataupun arsiparis dengan kompetensi kearsipan yang cukup mumpuni dengan harapan pencapaian kualitas pengelolaan arsip perguruan tinggi yang baik.

Sementara itu, pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi sumber daya manusia kearsipan telah diselenggarakan oleh Universitas Gadjah Mada, Universitas Sebelas Maret Surakarta, dan Universitas Udayana. Sebaliknya, Universitas Andalas, Universitas Negeri Padang, Universitas Jenderal Soedirman, dan Universitas

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 34 Hasanuddin belum pernah menyelenggarakan pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi sumber daya manusia di lingkungannya. Kendati demikian, pihak perguruan tinggi telah berupaya meningkatkan kualitas sumber daya manusia kearsipan yang dimiliki dengan mengikutsertakan sumber daya manusia kearsipan yang dimiliki pada pelatihan dan pendidikan kearsipan yang diselenggarakan instansi pusat seperti Arsip Nasional Republik Indonesia, maupun di instansi lainnya. Idealnya, sumber daya manusia kearsipan di lingkungan perguruan tinggi juga harus dilengkapi dengan keahlian dan keterampilan dalam mengelola arsip statis terutama pada kegiatan akuisisi, pengolahan, pembuatan daftar arsip, dan layanan arsip statis bagi pengguna.

5. Prasarana dan Sarana Kearsipan

Berdasarkan instrumen pengukuran prasarana dan sarana kearsipan, didapatkan hasil analisis kajian sebagai berikut:

Tabel 5. Hasil Analisis Berdasarkan Instrumen Pengukuran Prasarana dan Sarana Kearsipan

No.

Nama Perguruan Tinggi Negeri

Instrumen Pengukuran Prasarana dan Sarana Kearsipan

Kuantitas Kualitas

1. Universitas Andalas

a) Prasarana yang dimiliki belum memadai ditandai dengan belum adanya gedung (records center

atau depo) tersendiri, walaupun sudah terdapat ruangan untuk penyimpanan arsip;

b) Sarana yang dimiliki cukup memadai ditandai dengan adanya rak, lemari, boks arsip, komputer, dan sejenisnya.

a) Prasarana yang dimiliki belum memenuhi standar bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi;

b) Sarana yang dimiliki cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi.

2. Universitas Negeri Padang

a) Prasarana yang dimiliki belum memadai ditandai

a) Prasarana yang dimiliki belum memenuhi standar

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 35 dengan belum adanya

gedung (records center

atau depo) tersendiri, walaupun sudah terdapat ruang kecil di masing-masing unit kerja untuk penyimpanan arsip;

b)Sarana yang dimiliki cukup memadai ditandai dengan adanya filling cabinet, lemari, boks arsip, komputer, dan sejenisnya.

bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi;

b) Sarana yang dimiliki cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi.

3. Universitas Gajah Mada

a) Prasarana yang dimiliki cukup memadai dalam mengelola arsip perguruan tinggi;

b) Sarana yang dimiliki cukup memadai ditandai dengan adanya filling cabinet, lemari, boks arsip, komputer, dan sejenisnya.

a) Prasarana yang dimiliki cukup memenuhi standar bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi;

b) Sarana yang dimiliki cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi dan mengikuti kemajuan teknologi informasi dan komunikasi

4. Universitas Sebelas Maret Surakarta

a) Prasarana yang dimiliki belum memadai ditandai dengan belum adanya gedung (records center

atau depo) tersendiri, saat ini pengelolaan dan penyimpanan arsip masih berada satu atap dengan UPT. Perpustakaan UNS; b) Sarana yang dimiliki

a) Prarana yang dimiliki belum memenuhi standar bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi;

b) Sarana yang dimiliki cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 36 cukup memadai ditandai

dengan adanya rak, lemari, boks arsip, komputer, dan sejenisnya. 5. Universitas

Hasanuddin

a) Prasarana yang dimiliki belum memadai ditandai dengan adanya gedung (records center), yang masih menyatu dengan perpustakaan;

b) Prasarana yang dimiliki cukup memadai ditandai dengan adanya rak, lemari, boks arsip, komputer, dan sejenisnya.

a) Prasarana yang dimiliki cukup memenuhi standar bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi;

b) Sarana yang dimiliki cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi.

6. Universitas Jenderal Soedirman

a) Prasarana yang dimiliki belum memadai ditandai dengan baru tersedia ruangan untuk penyimpanan arsip;

b) Sarana yang dimiliki cukup memadai ditandai dengan adanya rak, lemari, boks arsip, komputer, dan sejenisnya.

a) Prasarana yang dimiliki belum memenuhi standar bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi;

b) Sarana yang dimiliki cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi.

7. Universitas Udayana

a) Prasarana yang dimiliki belum memadai ditandai dengan belum adanya gedung (records center

atau depo) tersendiri, walaupun telah terdapat ruangan untuk penyimpanan arsip;

a) Prasarana yang dimiliki belum memenuhi standar bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi;

b) Sarana yang dimiliki cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 37 b) Sarana yang dimiliki

cukup memadai ditandai dengan adanya rak, lemari, boks arsip, komputer, dan sejenisnya.

Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran prasarana kearsipan menunjukkan bahwa, secara kuantitatif, diketahui bahwa hingga saat ini hanya Universitas Gadjah Mada yang telah memiliki prasarana yang cukup memadai dalam mengelola arsip perguruan tinggi. Sementara itu, 6 (enam) perguruan tinggi negeri lainnya belum memiliki prasarana kearsipan yang cukup memadai, ditandai dengan belum adanya gedung (records center atau depo) tersendiri, kendati telah terdapat ruangan untuk penyimpanan arsip di lingkungan perguruan tinggi yang bersangkutan. Selain itu, masih terdapat gedung (records center atau depo) yang menyatu dengan perpustakaan sehingga mengakibatkan kegiatan pengelolaan arsip perguruan tinggi ini tidak berjalan secara maksimal. Dapat dikatakan bahwa, secara kualitatif, prasarana yang dimiliki belum memenuhi standar bagi pengelolaan arsip perguruan tinggi itu sendiri. Salah satu kendala yang dihadapi yaitu masalah pendanaan kearsipan yang sangat minim. Idealnya, kedepannya, prasarana kearsipan telah dimiliki Arsip Perguruan Tinggi masing-masing, terpisah dari unit kerja lain seperti perpustakaan, serta memperhatikan faktor pelindungan dan penyelamatan arsip dari bencana alam maupun bencana sosial.

Sementara itu, Hasil analisis berdasarkan instrumen pengukuran sarana kearsipan menunjukkan bahwa keenam perguruan tinggi negeri itu telah memiliki sarana kearsipan yang cukup memadai, kendati dengan segala keterbatasan yang dimiliki diatas. Hal ini ditandai dengan adanya filling cabinet, lemari, boks arsip, komputer, dan sejenisnya di lingkungan perguruan tinggi itu sendiri. Dapat dikatakan, secara kualitatif, sarana kearsipan yang dimiliki cukup optimal digunakan dalam pengelolaan arsip perguruan tinggi. Idealnya, sarana kearsipan yang dimiliki mampu mengikuti kemajuan teknologi informasi dan komunikasi sebagaimana telah diterapkan oleh Universitas Gadjah Mada, mengingat kedepannya perlu adanya pemanfaatan sistem pengelolaan arsip perguruan tinggi berbasis teknologi.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 48 Lampiran

PEDOMAN WAWANCARA

PENYUSUNAN KAJIAN TENTANG ARSIP STATIS PERGURUAN TINGGI

A. Kebijakan

1. Apakah perguruan tinggi Saudara telah membuat Norma, Standar, Prosedur, dan Kriteria (NSPK) Pengelolaan Arsip di Perguruan Tinggi?

2. Apakah perguruan tinggi Saudara sudah mempunyai kebijakan terhadap Arsip Perguruan Tinggi?

3. Jika sudah, apakah Arsip Perguruan Tinggi tersebut sudah ditetapkan oleh Pimpinan Perguruan Tinggi?

4. Jika belum, apa yang menjadi kendala untuk membentuk Arsip Perguruan Tinggi tersebut?

B. Kelembagaan

1. Bagaimanakah struktur organisasi pada perguruan tinggi Saudara pada saat ini dalam mengelola Arsip Perguruan Tinggi?

2. Apakah di perguruan tinggi Saudara sudah terdapat Arsip Perguruan Tinggi sebagaimana diamanatkan pada pasal 16 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan? Bila sudah ada, bagaimanakah struktur Arsip Perguruan Tinggi Saudara?

3. Apa nomenklatur arsip perguruan tinggi?

4. Sampai sejauh mana tugas pokok dan fungsi arsip perguruan tinggi Saudara dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?

5. Menurut pendapat Saudara, bagaimana kewenangan dan tanggungjawab arsip perguruan tinggi dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?

C. Sistem Kearsipan

1. Apakah unit kerja Saudara telah memiliki Standard Operational Procedures (SOP) mengenai pengelolaan arsip statis perguruan tinggi?

2. Jika ada, apakah SOP kegiatan kearsipan tersebut merupakan produk hukum yang dikeluarkan oleh perguruan tinggi Saudara?

3. Sampai sejauh mana pelaksanaan SOP tersebut digunakan unit kerja Saudara dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 49 4. Apakah sudah dilaksanakan akuisisi arsip statis perguruan tinggi?

5. Apakah sudah dilaksanakan pengolahan arsip statis perguruan tinggi? 6. Apakah sudah dilaksanakan preservasi arsip statis perguruan tinggi?

7. Apakah sudah dilaksanakan akses dan layanan arsip statis perguruan tinggi? 8. Apakah ada kendala dalam melaksanakan SOP tersebut di unit kerja Saudara?

D. Sumber Daya Manusia Kearsipan

1. Apakah Arsip Perguruan Tinggi Saudara telah memiliki arsiparis atau tenaga pengelola arsip statis perguruan tinggi?

2. Bila ya, berapa jumlah arsiparis atau tenaga pengelola arsip statis perguruan tinggi yang dimiliki saat ini?

o _Arsiparis

Arsiparis Terampil = ... orang Arsiparis Ahli = ... orang o _{Tenaga Pengelola Arsip = ... orang} o _{Lainnya, sebutkan ... = ... orang}

3. Apakah latar belakang pendidikan arsiparis atau tenaga pengelola arsip statis perguruan tinggi Saudara?

o _{SLTA/SMK, jurusan ...} o _{D3, jurusan ...} o _{S1, jurusan ...} o _{S2, jurusan ...} o _{S3, jurusan ...} 4. Menurut pendapat Saudara, berapakah jumlah ideal arsiparis atau tenaga pengelola

untuk arsip perguruan tinggi?

5. Menurut pendapat Saudara, apakah latar belakang pendidikan arsiparis atau tenaga pengelola arsip statis perguruan tinggi telah memadai dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?

6. Adakah program pelatihan dan pendidikan kearsipan bagi sumber daya manusia pada arsip perguruan tinggi Saudara, khususnya dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?

7. Bila sudah ada, apakah program pelatihan dan pendidikan kearsipan tersebut telah cukup memadai?

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 50

E. Sarana dan Prasarana

1. Sarana apa saja yang dimiliki arsip perguruan tinggi Saudara saat ini dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?

2. Menurut pendapat anda, apakah sarana tersebut telah cukup memadai dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi? Berikan alasannya.

3. Prasarana (gedung) apa saja yang dimiliki arsip perguruan tinggi Saudara saat ini dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi?

4. Menurut pendapat anda, apakah prasarana tersebut telah cukup memadai dalam mengelola arsip statis perguruan tinggi? Berikan alasannya.

F. Sistem Pengelolaan Arsip Statis Perguruan Tinggi

1. Akuisisi Arsip Statis Perguruan Tinggi

a. Bagaimana prosedur penyerahan arsip yang terdapat di unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan perguruan tinggi?

b. Bagaimana penilaian arsip statis perguruan tinggi dilakukan?

- Oleh siapa penilaian arsip statis perguruan tinggi tersebut dilakukan? (Apakah dibentuk Tim/tidak);

- Apakah dasar penilaian arsip statis perguruan tinggi? (Apakah menggunakan JRA/tidak).

c. Menurut anda, arsip statis apa saja yang dimiliki arsip perguruan tinggi Saudara? (Beri tanda centang (√) pada kolom berikut ini)

NO. Jenis Arsip Statis Ada Tidak

Ada 1. Bukti keberadaan perguruan tinggi

a. Struktur organisasi dan tata kerja

b. Keputusan presiden tentang Pengangkatan Rektor/ Pembantu Rektor

c. Keputusan Menteri Pendidikan Nasional tentang pengangkatan Dekan/Pembantu Dekan

d. Pedoman Ketatalaksanaan

e. Pendirian, perubahan, penyatuan lembaga-lembaga perguruan tinggi

f. Lambang, logo, simbol dan identitas perguruan tinggi maupun lembaga

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 51 2. Bukti kinerja perguruan tinggi (official archives)

a. Semua kebijakan yang ditandatangani oleh pimpinan perguruan tinggi yang bersifat mengatur

b. Rencana strategis perguruan tinggi c. Perencanaan anggaran tahunan

d. Neraca dan laporan keuangan tahunan e. Program kerja jangka pendek, menengah,

dan panjang

f. Memory of Understanding

g. Keputusan rektor atau pimpinan perguruan tinggi yang bersifat mengatur dan menetapkan

3. Arsip mengenai lulusan pertama

4. Arsip perseorangan/tokoh perguruan tinggi a. Semua arsip yang berkaitan dengan

perjalanan karier sebagai mahasiswa dan atau dosen, seperti:

-Arsip yang berkaitan dengan mahasiswa/dosen, seperti: surat keterangan sebagai mahasiswa/dosen, surat pemberhentian sebagai

mahasiswa/dosen, surat pengangkatan guru besar;

- Arsip berkaitan dengan peran serta dalam organisasi kemahasiswaan/senat

akademik, seperti: surat sebagai anggota atau pengurus organisasi

kemahasiswaan/senat akademik, surat pemberhentian sebagai anggota atau pengurus organisasi kemahasiswaan/senat akademi.

b. Semua arsip yang berkaitan dengan prestasi akademik

- Piagam/sertifikat penghargaan - Karya cipta

- Personal paper, bukti kumpulan karya

ilmiah yang dihasilkan oleh kalangan civitas akademika perguruan tinggi seperti: Disertasi, Tesis dan Skripsi; Hasil penelitian; Pidato Ilmiah.

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 52 5. Lainnya, sebutkan:

a. ... b. ... c. ... d. ... e. ...

2. Pengolahan Arsip Statis Perguruan Tinggi

a. Bagaimana pendeskripsian Arsip Statis Perguruan Tinggi tersebut dilakukan? b. Dalam melakukan penataan, Arsip Statis Perguruan Tinggi ditata berdasarkan

prinsip asal usul (provenance) dan/atau prinsip aturan asli (original order)?

c. Apakah dalam melakukan entry data sudah melalui MPD (Metode Pengumpulan Data) secara elektronik?

d. Sarana bantu penemuan arsip:

- Adakah Daftar Arsip Statis Perguruan Tinggi dan berdasarkan apa daftar arsip statis perguruan tinggi tersebut disusun? (jenis arsip, bentuk arsip atau konten arsip);

- Adakah Inventaris Arsip Statis Perguruan Tinggi?; - Adakah Guide Arsip Statis Perguruan Tinggi?

e. Adakah rak khusus untuk menyimpan Arsip Statis Perguruan Tinggi?

f. Adakah sampul, boks, atau alat khusus untuk menyimpan Arsip Statis Perguruan Tinggi?

g. Adakah ruang transit bagi arsip statis perguruan tinggi sebelum digunakan oleh pengguna/user?

h. Apa standar ruang transit akses dan layanan untuk arsip statis perguruan tinggi?

3. Preservasi Arsip Statis Perguruan Tinggi

a. Bagaimana prosedur pemeliharaan Arsip Statis Perguruan Tinggi?

b. Berapa kali dalam setahun kegiatan fumigasi dilakukan terhadap Arsip Statis Perguruan Tinggi?

c. Bagaimana cara perawatan (restorasi) Arsip Statis Perguruan Tinggi? d. Bagaimana pelaksanaan reproduksi Arsip Statis Perguruan Tinggi? e. Adakah kegiatan alih media Arsip Statis Perguruan Tinggi?

f. Bagaimana kegiatan alih media tersebut dilakukan? g. Apa saja arsip yang dialihmediakan tersebut?

Kajian tentang Arsip Statis Perguruan Tinggi 53 4. Akses dan Layanan Arsip Statis Perguruan Tinggi

a. Bagaimana prosedur yang diterapkan dalam pelayanan penggunaan arsip statis perguruan tinggi?

- Adakah prosedur bagi pegawai dalam menyediakan arsip statis perguruan tinggi yang dibutuhkan oleh user (pengguna)?

- Adakah prosedur/aturan bagi user (pengguna) dalam menggunakan arsip statis perguruan tinggi?

b. Berapa lama waktu yang dibutuhkan dalam memberikan pelayanan arsip statis perguruan tinggi?

c. Apakah perguruan tinggi Saudara sudah menyediakan arsip statis kepada publik dalam rangka jaringan informasi kearsipan nasional (JIKN)?

d. Berapa banyak pengguna arsip statis perguruan tinggi dalam seminggu?

e. Arsip statis perguruan tinggi apa saja yang biasanya dipinjam oleh user (pengguna)?

G. Penunjang

1. Apa yang menjadi hambatan dalam melakukan pengelolaan arsip statis perguruan tinggi ini?

2. Apa saran dan masukan dari Bapak/Ibu mengenai kegiatan kami ini?

TERIMA KASIH PUSAT PENGKAJIAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN