commit to user
12
Dalam membuka sampul hendaknya diusahakan jangan sampai surat atau isi sampul terpotong.
Mengeluarkan surat dengan hati-hati jangan sampai rusak atau robek. Apabila isi sampul terpaksa sobek atau rusak karena sesuatu hal,
direkatkan kembali surat tersebut dengan memakai pita plastik transparan tissue tape.
Selama surat masih dalam proses sampul surat harus disatukan diklip dengan surat berikut lampirannya dengan susunan dari atas
ke bawah sebagai berikut: Paling atas adalah surat
Di bawahnya lampiran kalau ada Paling bawah adalah sampul atau amplop surat.
Amplop surat dapat dibuka dengan 2 cara yaitu: a Dengan cara menyobek bagian pinggir sisi kanan, kiri atas
atau bawah dari sampul surat. Apabila tidak dalam keadaan terpaksa sebaiknya cara ini tidak dilakukan karena dipandang
tidak etis dan menunjukkan cara kerja yang tidak baik. b Dengan menggunakan alat pembuka pembuka amplop. Alat
yang dipergunakan untuk membuka amplop bermacam-macam tergantung pada kemampuan kantor untuk menyediakan
misalnya: pisau biasa, pisau silet mesin pembuka amplop manualtangan atau hand envelope opener, mesin pembuka
amplop listrik atau automatic mail opener yang dapat membuka amplop sekaligus menyusunnya dengan kemampuan
500 amplop per menit.
4. Pencatatan Surat
Setiap kantor niscaya mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar. Menurut Zulkifly
Amsyah 2005, 53-61 ada 3 tiga prosedur yang umum digunakan:
commit to user
13
1. Prosedur Buku Agenda a. Buku Agenda
Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan data dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai
alat bantu untuk mencari surat yang tersimpan dalam file. Walaupun dalam buku agenda tidak tercamtum nomor file buku ini
memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari surat terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat
dan lain-lain. Hubungan erat antara buku agenda dengan file penyimpanan surat adalah karena file penyimpanan surat masih
sering menggunakan sistem filing kronologis yang juga merupakan susunan dari catatan surat masuk pada buku agenda atau surat
keluar pada buku verbal maka surat yang disimpan dengan sistem kronologis dapat ditemukan.
b. Buku Ekspedisi Buku ekspedisi digunakan sebagai tanda bukti penerimaan,
pengiriman atau pendistribusian surat atau barang. Data yang dicatat disini lebih sedikit daripada buku agenda, yaitu nomor surat,
tujuan surat, isi surat dan paraf penerima. Di dalam unit kerja biasanya mempunyai buku ekspedisi.
2. Prosedur Kartu Kendali Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat masuk
mempergunakan Kartu Kendali, surat digolongkan ke dalam surat penting, surat biasa dan surat rahasia.
Dengan kartu kendali, penemuan informasi suatu surat lebih mudah dibanding dengan menggunakan Buku Agenda. Sebab Kartu Kendali
disusun sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda disusun secara kronologis.
commit to user
14
3. Prosedur Tata Naskah Yaitu prosedur Tata Naskah yang lazim disingkat prosedur Takah
adalah suatu kegiatan administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu
persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map
jepit snelchekter-map yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwewenang terhadap pengolahan surat
bersangkutan.
5. Pengarahan Surat
