commit to user
50
Tabel 4.2 Jumlah surat keluar sesuai bidang periode Januari-Maret
Tahun 2011 Kode
Bidang Bulan
Januari Februari Maret
000 Umum
81 98
94 100
Pemerintahan 19
20 26
200 Politik
- -
- 300
Keamanan -
- -
400 Kesejahteraan Masyarakat
- -
- 500
Perekonomian 3
2 -
600 PUKetenagakerjaan
8 11
14 700
Pengawasan -
- -
800 Pegawaian
28 54
47 900
Keuangan 1
- 1
Jumlah 152
185 182
Sumber: Sub Bagian Administrasi Dari tabel di atas dilihat jumlah surat keluar dari bulan Januari hingga
Maret diketahui paling adalah bidang Umum dan paling banyak yang diciptakan pada bulan Februari, paling sedikit yaitu bidang Keuangan, bidang Politik,
Keamanan, Kesejahteraan Masyarakat serta Pengawasan sama sekali tidak ada.
2. Penyimpanan Arsip
a. Asas Penyimpanan Arsip Berdasarkan pengamatan yang penulis lakukan di Sub Bagian
Administrasi diperoleh kesimpulan bahwa asas penyimpanan arsip yang diterapkan di PDAM Surakarta yaitu menggunakan asas
desentralisasi. Dengan menggunakan sistem ini setiap bagian atau unit kerja diberi wewenang untuk melaksanakan penyimpanan arsip.
commit to user
51
Asas desentralisasi digunakan karena pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai dengan kebutuhan unit kerja masing-masing sehingga
lebih menghemat waktu dan mudah terpenuhi karena pada lingkungan kerja sendiri dan sudah dikenal dengan baik. Asas desentralisasi yang
digunakan di PDAM Surakarta meskipun lokasi antara bagian yang satu dengan bagian yang lain terpisah namun masih dalam satu
gedung.
b. Sistem Penyimpanan Arsip Sistem penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta menggunakan sistem nomor. Nomor disini adalah kode klasifikasi dari tiap-tiap masalah.
Dalam menyimpan arsip, sistem yang digunakan adalah sistem nomor. Sistem kode klasifikasi tersebut disesuaikan dengan pola
klasifikasi masalah yang digunakan di seluruh wilayah Jawa Tengah. Kode klasifikasi tersebut mencakup sepuluh 10 pokok masalah yang
diklasifikasikan menurut nomor, sebagai berikut : 000
Umum 100
Pemerintahan 200
Politik 300
Keamanan 400
Kesejahteraan 500
Perekonomian 600
Pekerjaan Umum dan Ketenagaan 700
Pengawasan 800
Kepegawaian 900
Keuangan c. Prosedur Penyimpanan Arsip
Prosedur penyimpanan dalam kegiatan ini merupakan kegiatan pengelolaan arsip sebelum arsip-arsip disimpan di Filling Cabinet
commit to user
52
dengan cara sistematis, sehingga arsip-arsip tersebut dapat dengan mudah ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Prosedur penyimpanan arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta sebagai berikut:
1 Menyortir arsip Setelah suratarsip diperoleh kepastian bahwa surat siap
untuk disimpan maka kegiatan yang dilakukan selanjutnya adalah menyortir surat atau memisah-misahkan arsip. Arsipsurat
dikelompokkan menurut pokok masalah yang ada pada isi arsipsurat. Pokok masalah tersebut dapat diketahui dalam kartu
kendali surat masuk. 2 Mengindeks
Mengindeks berarti mencocokan masalah yang terkandung di dalam surat dengan masalah yang terdapat dalam kode
klasifikasi. Kode klasifikasi yang digunakan di Sub Bagian PDAM Surakarta adalah kode klasifikasi yang berdasarkan dengan pokok
masalah yang ada di lingkungan kantor PDAM Surakarta. Kode klasifikasi ini sangat penting karena sebagi alat
penentu dimana arsip disimpan, dimana letak arsip itu dalam urutan hubungan masalahnya pada susunan seluruh arsip yang
disimpan. Kode klasifikasi dapat juga menunjukkan adanya tata urutan yang sistematis masalah-masalah yang ada di dalam surat.
3 Penyimpanan Arsip Setelah arsip dikelompokan menurut kode klasifikasi
selanjutnya arsip-arsip diurutkan kronologis berdasarkan tanggal penerimaan. Hal ini bertujuan untuk memudahkan dalam hal
penemuan kembali arsip, baru kemudian dimasukkan ke dalam setiap ordner atau box file. Setiap ordner atau box file ditulis kode
masalahnya. Sehingga jelas arsip-arsip apa saja yang terdapat pada ordner tersebut.
commit to user
53
3. Penggunaan Arsip
