commit to user
21
b. Sistem pokok soal subject filling system, sistem ini semua naskahdokumen disusun dan dikelompokkan berdasarkan
pokok soalmasalah. c. Sistem nomorangka numerical filling system, sistem ini yang
dijadikan kode surat adalah nomor yang ditetapkan sendiri oleh unit organisasi yang bersangkutan.
d. Sistem wilayahdaerah geographical filling system, sistem ini susunan arsip diatur berdasarkan judul nama wilayahdaerah.
e. Sistem tanggal chronological filling system, sistem ini arsip disusun berdasarkan waktu, seperti tahun, bulan dan tanggal.
8. Asas Penyimpanan Arsip
Menurut Ig. Wursanto 1991, 172 dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 macam asas yaitu:
a. Asas Sentralisasi Penyimpanan warkat yang dipusatkan central filling pada
unit tertentu. Jadi penyimpanan warkat pada setiap unit yang ada dalam organisasi kantor dipusatkan pada unit tertentu.
Sedang keuntungan dan kelemahan penyimpanan warkat dengan menggunakan asas sentralisasi dikemukakan oleh Zulkifly
Amsyah 2005, 16 keuntungannya adalah: Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan kearsipan.
Kantor hanya menyimpan 1 satu arsip, duplikasinya dapat dimusnahkan.
commit to user
22
Sistem penyimpanan dari berbagai macam arsip dapat diseragamkan.
Sedangkan beberapa kelemahan dalam asas sentralisasi adalah: Sentralisasi hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang
kecil. Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam. Unit kerja yang memerlukan arisp akan memerlukan waktu
lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. b. Asas Desentralisasi
Penyelenggaraan penyimpanan warkat dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap unit satuan kerja untuk mengurus
warkat sendiri-sendiri. Dalam hal demikian unit kearsipan secara sentral dalam bentuk apapun tidak ada. Sebaliknya di masing-
masing unit satuan kerja dipasang unit kearsipan bertugas menyelenggarakan kegiatan kearsipan di unit satuan masing-
masing. Keuntungan
penyimpanan warkat
menggunakan asas
desentralisasi ialah: Pengelolaan arsip yang dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing. Keperluan akan arsip mudah terpenuhi karena berada pada unit
kerja tersendiri. Penanganan arsip lebih mudah dilakukan karena arsip sudah
dikenal baik. Sedangkan kerugian menggunakan asas desentralisasi antara lain:
Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat menimbulkan duplikasi yang tersimpan.
commit to user
23
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan
sukar dijalankan. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-
petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.
c. Asas CampuranKombinasi Asas campuran merupakan asas kombinasi antara
sentralisasi dengan desentralisasi Ig. Wursanto, 1991: 174. Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalah
untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam asas campuran
ini terdapat dua pola kombinasi: 1 Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan
penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya sebagian
kecil unit
satuan kerja
yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara
sentralisasi dipusatkan. 2 Sebagian unit kerja menyelenggarakan penyimpanan
warkatnya secara sentral dipusatkan dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan
warkatnya secara desentralisasi.
9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
