commit to user
23
Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di setiap unit kerja sehingga penghematan pemakaian peralatan
sukar dijalankan. Penataran dan latihan kearsipan perlu diadakan karena petugas-
petugas pada umumnya bertugas rangkap dan tidak mempunyai latar belakang pendidikan kearsipan.
Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini merupakan pemborosan.
c. Asas CampuranKombinasi Asas campuran merupakan asas kombinasi antara
sentralisasi dengan desentralisasi Ig. Wursanto, 1991: 174. Tujuan penyimpanan warkat dengan asas campuran ini adalah
untuk mengatasi kekurangan-kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi. Dalam asas campuran
ini terdapat dua pola kombinasi: 1 Sebagian besar unit satuan kerja menyelenggarakan
penyimpanan warkatnya sendiri-sendiri dan hanya sebagian
kecil unit
satuan kerja
yang menyelenggarakan penyimpanan warkatnya secara
sentralisasi dipusatkan. 2 Sebagian unit kerja menyelenggarakan penyimpanan
warkatnya secara sentral dipusatkan dan hanya sebagian kecil yang menyelenggarakan penyimpanan
warkatnya secara desentralisasi.
9. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Penyusutan arsip adalah termasuk kegiatan yang harus dilakukan dalam pengelolaan kearsipan. Dalam pasal 2 Peraturan No.34 tahun 1979
commit to user
24
disebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara :
1. Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-Badan
Pemerintah masing-masing. 2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional. Sedang menurut Sulistyo Basuki 2003, 320 menyebutkan metode
pemusnahan arsip
meliputi metode
pencacahan, pembakaran,
pemusnahan kimiawi dan pembuburan. Pencacahan
Pencacahan merupakan metode pemusnahan dokumen dan mikro yang paling sering digunakan di Indonesia. Alat pencacah ini dalam
bahasa Inggris disebut shredder, sebuah gawai mekanis yang menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik,
merobek kertas menjadi potongan-potongan kecil. Jenis pencacah lain ialah disintegrator, menggunakan pemotong berputar sehingga
menghasilkan potongan dokumen berupa partikel kecil-kecil. Jenis ini paling cocok untuk pengamanan tingkat tinggi. Ada pula mesin
pencacah yang dapat memotong kertas datar maupun gumpalan kertas.
Pembakaran Metode pembakaran merupakan metode yang telah lama dikenal,
bahkan dahulu merupakan metode paling populer. Metode ini pernah dianggap sebagai metode paling aman namun pengalaman
di lapangan menunjukkan bahwa dokumen yang dibakar seringkali terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada
commit to user
25
dokumen rahasia dapat diketahui oleh lawan. Disamping itu potongan kertas yang tak terbakar seluruhnya, masih dapat dibaca,
biayanya relatif mahal dan kini metode ini dianggap tidak bersahabat dengan lingkungan.
Pemusnahan Kimiawi Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan dokumen dengan
menggunakan bahan kimia guna melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Metode ini mencakup menghancur-lumatkan
arsip dinamis in-aktif termasuk mirofilm. Pembuburan
Pembuburan atau pulping merupakan metode pemusnahan dokumen rahasia yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak
terulangkan. Dokumen yang akan dimusnahkan dicampur dengan air kemudian dicacah lalu dialirkan melalui saringan. Hasil
pembuburan berupa residu kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur.
Untuk dapat melakukan penyusutan dan pemusnahan diperlukan adanya Jadwal Retensi Arsip. Berdasarkan petunjuk yang dikeluarkan
oleh Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia pada tanggal 10 Jadwal Retensi Arsip adalah suatu
daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip disimpan atau dimusnahkan. Jadwal retensi mempunyai tujuan untuk:
Penyisihan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak memiliki jangka waktu simpan lama.
Penyimpanan sementara arsip-arsip yang tidak diperlukan lagi bagi kepentingan administrasi.
Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.
commit to user
26
B. METODE PENGAMATAN
