commit to user
9
4. Tata Aliran Surat Masuk
Menurut Ig. Wursanto 1991, 110 menyebutkan bahwa pada dasarnya pengurusan dan pengendalian surat masuk dibagi menjadi 5
langkah, yaitu:
1. Penerimaan Surat
Surat-surat dinas yang datangmasuk diterima oleh Petugas Penerima Surat. Menurut cara pengirimannya, penerimaan surat
dibedakan menjadi: 1 Surat yang diterima melalui Pos dan Telkom yang dapat dibedakan
menjadi 2 macam yaitu diantar oleh petugas pos dan diambil sendiri oleh petugas dari kantor yang bersangkutan.
2 Surat yang diterima melalui pengantar surat, kurir atau caraka dari kantor pengirim.
2. Penyortiran Surat
Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantorinstansi lain ke dalam kelompok atau golongan
yang telah ditentukan. Surat terlebih dahulu diklasifikasikan ke dalam kelompok:
a. Surat dinasbisnis Surat yang berasal dari perorangan atau perusahaan yang ditujukan
kepada perusahaan atau pimpinan perusahaan yang bertindak mewakili kepentingan perusahaan.
b. Surat Pribadi Surat yang berasal dari perorangan atau organisasi yang ditujukan
kepada pimpinan selaku pribadi.
commit to user
10
Sedang menurut Ursula Ernawati 2004, 61 surat melalui beberapa penyortiran. Penyortiran pertama First Sorting, pada tahap ini surat-surat
bisnis sudah dipisahkan dari surat-surat pribadi. Selanjutnya menyortir surat-surat bisnisdinas menrut sifat dan kepentingannya menjadi:
a. Surat Pentingmendesak Surat yang memerlukan tindakan segera. Kadangkala si pengirim
Pentingurgent tidak mencantumkannya. Pada umumnya surat-surat yang memakai
Spesial Mail Service Surat Hantaran Khusus adalah surat penting karena biayanya lebih mahal dibandingkan dengan cara pengiriman
biasa. b. Surat biasa
Surat yang mempunyai derajat kepentingan di bawah surat penting. Biasanya diselesaikan setelah surat penting.
c. Surat rahasia Surat yang hanya boleh dibuka oleh orang yang dituju. Bila isi
surat rahasia tersebar luas akan menimbulkan kerugian bagi pihak yang dituju oleh surat tersebut.
Penyortiran kedua mengatur surat-surat pribadi menurut jenisnya, biasanya dipisahkan menjadi 3 kelompok:
a. Surat-surat bisnisdinas Surat yang pada saat klasifikasi dan penyortiran pertama telah
dipisahkan dari surat-surat lainnya berikutnya diseleksi dan dikelompokkan menurut jenis-jenisnya. Contoh: surat dari kantor
cabang, surat dari client, surat supplier.
commit to user
11
b. Surat pribadi Ada 2 kemungkinan dalam menangani surat-surat pribadi untuk
pimpinan. 1 Surat pribadi yang sangat rahasia, tidak boleh dibuka oleh
siapa pun langsung diserahkan kepada pimpinan. 2 Surat pribadi untuk pimpinan yang memungkinkan petugas
kearsipan untuk membantu pimpinan untuk memprosesnya. c. Bahan-bahan iklan
Surat-surat masuk yang berisikan iklan dapat dikenali dari amplopmya yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan warnanya.
Bahan-bahan advertensi diurus setelah memproses surat-surat lainnya.
3. Pembukaan Surat
Kategori