commit to user
39
f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain. 3. Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama mempunyai tugas:
a. Melaksanakan administrasi Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama.
b. Menyusun program dan rencana kerja Unit Hukum, Kelembagaan dan Kerjasama.
c. Melaksanakan kegiatan hukum. d. Melaksanakan kegiatan kelembagaan.
e. Melaksanakan kegiatan kerjasama. f. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
4. Staf Ahli Perusahaan
Merupakan unsur perbantuan perusahaan yang berada di bawah dan tanggung jawab langsung kepada Direktur Utama.
Staf ahli Perusahaan terdiri dari: a. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan.
b. Staf Ahli Perusahaan Bidang Teknik.
Uraian Tugas 1. Staf Ahli Perusahaan Bidang Administrasi dan Keuangan mempunyai
tugas: a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang
administrasi dan keuangan.
commit to user
40
b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan saran bidang administrasi dan keuangan.
c. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain. 2. Staf Ahli Peusahaan Bidang Teknik mempunyai tugas:
a. Melaksanakan analisa, evaluasi, kajian dan telaah bidang teknik perusahaan.
b. Memberikan pertimbangan, pandangan, pendapat, masukan dan saran bidang teknik perusahaan.
c. Melaksanakan koordinasi dengan unit kerja lain.
commit to user
41
commit to user
42
BAB IV HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Pengelolaan Arsip di Sub Bagian Administrasi di PDAM Surakarta
Dalam uraian pembahasan mengenai pengelolaan arsip di PDAM
Surakarta akan diuraikan meliputi: 1.
Pengurusan surat masuk dan surat keluar
Pengurusan surat masuk dan surat keluar di PDAM Surakarta ditangani oleh unit tersendiri, yaitu Sub Bagian Administrasi. Sistem
pengurusan surat semacam ini dinamakan sistem satu pintu. Arsip yang dikelola Sub Bagian Administrasi kebanyakan ialah arsip yang berupa
surat. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa:
Surat dan dokumen yang dikelola antara lain surat undangan, surat permohonan bantuan, surat penawaran kerjasama, surat rencana
kunjungan kerja, surat perjanjian, nota dinas, surat faximile, arsip notulen, arsip laporan-laporan bulanan, surat keputusan direksi,
surat keputusan walikota, surat keputusan menteri, surat edaran dan lain sebagainya. Kebanyakan arsip di Administrasi di sini berupa
surat-
wawancara dengan
staff Administrasi
PDAM Surakarta yaitu Ibu Rusmiyatun tanggal 18 Februari 2011
Adapun prosedur pengurusan surat masuk dan surat keluar adalah sebagai berikut:
a. Prosedur pengurusan surat masuk Hal pertama yang dilakukan Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta ialah penerimaan dan pencatatan arsip. Kegiatan penerimaan arsip biasanya disertai dengan pencatatan terhadap arsip-
arsip yang diterima. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus diterima melalui prinsip satu pintu, tapi terkadang ada
