commit to user
11
b. Surat pribadi Ada 2 kemungkinan dalam menangani surat-surat pribadi untuk
pimpinan. 1 Surat pribadi yang sangat rahasia, tidak boleh dibuka oleh
siapa pun langsung diserahkan kepada pimpinan. 2 Surat pribadi untuk pimpinan yang memungkinkan petugas
kearsipan untuk membantu pimpinan untuk memprosesnya. c. Bahan-bahan iklan
Surat-surat masuk yang berisikan iklan dapat dikenali dari amplopmya yang bermacam-macam bentuk, ukuran dan warnanya.
Bahan-bahan advertensi diurus setelah memproses surat-surat lainnya.
3. Pembukaan Surat
Pembukaan surat ialah kegiatan membuka dan mengeluarkan surat dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan
lebih lanjut. Dalam pembukaan surat perlu diperhatikan beberapa petunjuk
sebagai berikut: Sebelum surat dibuka harus diteliti lebih dahulu apakah semua surat
yang diterima itu benar-benar untuk instansi yang bersangkutan dan apakah semua surat-surat tersebut benar-benar boleh dibuka. Misal
dengan tanda Pribadi untuk surat pribadi pada sampul surat dan untuk surat rahasia diberi tanda Rahasia atau Khusus pada salah
satu sudut sampul. Bukalah sampul surat bagian atas lebar bagian lebar sampul dari
salah satu sisi, kiri atau kanan dengan hati-hati.
commit to user
12
Dalam membuka sampul hendaknya diusahakan jangan sampai surat atau isi sampul terpotong.
Mengeluarkan surat dengan hati-hati jangan sampai rusak atau robek. Apabila isi sampul terpaksa sobek atau rusak karena sesuatu hal,
direkatkan kembali surat tersebut dengan memakai pita plastik transparan tissue tape.
Selama surat masih dalam proses sampul surat harus disatukan diklip dengan surat berikut lampirannya dengan susunan dari atas
ke bawah sebagai berikut: Paling atas adalah surat
Di bawahnya lampiran kalau ada Paling bawah adalah sampul atau amplop surat.
Amplop surat dapat dibuka dengan 2 cara yaitu: a Dengan cara menyobek bagian pinggir sisi kanan, kiri atas
atau bawah dari sampul surat. Apabila tidak dalam keadaan terpaksa sebaiknya cara ini tidak dilakukan karena dipandang
tidak etis dan menunjukkan cara kerja yang tidak baik. b Dengan menggunakan alat pembuka pembuka amplop. Alat
yang dipergunakan untuk membuka amplop bermacam-macam tergantung pada kemampuan kantor untuk menyediakan
misalnya: pisau biasa, pisau silet mesin pembuka amplop manualtangan atau hand envelope opener, mesin pembuka
amplop listrik atau automatic mail opener yang dapat membuka amplop sekaligus menyusunnya dengan kemampuan
500 amplop per menit.
4. Pencatatan Surat
