commit to user
57
tertentu yaitu dikhawatirkan arsip-arsip tersebut masih akan diperlukan dikemudian hari.
2. Pegawai yang menangani arsip bukan tenaga arsiparis yang seutuhnya. Selama ini arsip dikelola oleh pegawai yang juga
menangani pekerjaan administratif lainnya sehingga tidak fokus dalam hal pekerjaan kearsipan.
7. Fasilitas Kearsipan
Keberhasilan suatu pekerjaan tidak akan terlepas dari peranan sarana dan prasarana yang menunjang. Demikian juga dengan pekerjaan kearsipan
yang juga membutuhkan fasilitas yang memadai untuk menunjang pelaksaannya. Fasilitas kearsipan yang tesedia di Sub Bagian Administrasi
PDAM Surakarta adalah sebagai berikut:
a. Alat penerimaan surat 1 Baki surat
Baki surat digunakan untuk meletakan surat yang baru saja diterima agar terpisah dengan surat yang sudah lama atau surat
yang telah selesai diproses. 2 Gunting, silet atau cutter
Gunting digunakan untuk membuka sampul surat agar rapi dan tidak merusak isi surat.
3 Alat tulis Merupakan alat atau fasilitas kearsipan yang diperlukan untuk
mencatat setiap kegiatan. 4 Meja kerja
Meja kerja ini digunakan untuk menulis kegiatan yang berhubungan dengan kearsipan seperti surat yang masuk di kantor
maupun surat balasan untuk instansi yang lain.
commit to user
58
b. Alat penyimpanan arsip Alat penyimpanan arsip yang ada di Sub Bagian Administrasi PDAM
Surakarta adalah sebagai berikut: 1 Stopmap map
adalah lipatan kertas karton atau manila yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Stopmap mempunyai bentuk dan ukuran
yang bermacam-macam. Di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta menggunakan beberapa stopmap yaitu:
a Stopmap biasa, sering disebut dengan stopmap folio karena hanya dapat untuk menyimpan yang paling luas ukuran 21
cmx34cm. Kegunaan stopmap ini untuk menyimpan sementara waktu.
b Stopmap jepitan adalah stopmap yang memakai jepitan dari logam untuk mengikat arsip dengan kuat sehingga tidak
mudah lepas. c Ordner adalah map besar terbuat dari karton tebal yang di
dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Label untuk
tiap odner berbeda, pokok masalah ditulis pada bagian depan di setiap ordner.
2 Sekatguide Adalah suatu pembatas atau petunjuk antara pokok masalah
dengan rincian atau sub-sub masalah. 3 Pelubang kertasperforator
Alat yang digunakan untuk melubangi arsip yang akan disimpan di dalam ordner.
4 Filling Cabinet Filling cabinet adalah perabotan yang berbentuk persegi panjang
yang diletakkan secara vertikal atau berdiri yang digunakan untuk menyimpan arsip. Filling cabinet ini terdiri dari laci-laci
susunannya mulai dari atas ke bawah.
commit to user
59
5 Lemari Penyimpanan Arsip model CRS Manual CRS Manual merupakan lemari penyimpanan arsip yang disusun
sejajar di atas sebuah rel. Bagian bawah lemari menggunakan roda sehingga mudah digeser.
c. Alat Pelaksana Korespondensi Alat pelaksanaan korespodensi adalah alat yang digunakan untuk
melaksanakan korespodensi atau surat menyurat. Alat korespondensi yang terdapat di Sub Bagian Administrasi:
1 Komputer Komputer dipergunakan untuk menyimpan file-file surat dan
untuk mengetik surat-surat, laporan-laporan, buku agenda surat masuk dan surat keluar dll. Komputer digunakan untuk
mendukung pekerjaan kantor agar lebih cepat dan menghemat waktu.
2 Scanner Perangkat yang digunakan untuk mengcopy data ke komputer.
3 Printer Alat untuk mencetak kartu kendali dan kartu disposisi.
4 Mesin Ketik Mesin ketik itu digunakan untuk mengisi atau mengetik formulir
atau berkas yang tidak bisa diisi atau diketik dengan komputer. Di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta terdapat 2 jenis mesin
ketik yaitu mesin ketik manual dan mesin ketik elektronik. 5 Stapler.
Alat yang digunakan untuk mengkaitkan surat dengan lembar disposisi.
6 Remover Remover berfungsi untuk mencabut staples.
7 Mesin fotocopy Mesin fotocopy digunakan untuk menggandakan arsip-arsip.
commit to user
60
8 Faximile Faximile digunakan sebagai alat komunikasi dan sebagai media
pengiriman produk surat. Biasanya surat yang dikirim melalui faximile berupa surat yang bersifat segera atau penting.
9 Kartu Kendali Kartu kendali adalah kartu untuk mencatat surat-surat yang masuk
atau keluar, pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Disamping sebagai pencatat surat, kartu kendali
berfungsi juga sebagai penyampaian surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali yang digunakan ada 2 yaitu:
kartu kendali surat masuk digunakan untuk mencatat surat- surat yang masuk.
Gambar 4.1 Kartu Kendali Surat Masuk
Index Kode
Nomer Urut Isi ringkas
Dari Tanggal surat
Nomer surat Lampiran
Pengolah Tanggal diteruskan
Tanggal terima Catatan
Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta
commit to user
61
kartu kendali surat keluar digunakan untuk mencatat surat- surat yang keluar.
Gambar 4.2 Kartu Kendali Surat Keluar
Index : Kode :
Nomor Urut :
Isi ringkas :
Kepada :
Pengolah: Tgl. Surat:
Lampiran :
Catatan :
Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta 10 Lembar Disposisi
Lembar disposisi adalah lembaran untuk menulis perintah dari atasan kepada bawahan yang digunakan untuk menindak lanjuti
surat yang masuk:
commit to user
62
Gambar 4.3 Kartu disposisi
Sumber : Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta 11 Stempel atau cap dinas
Stempel yang digunakan untuk menstempel surat-surat dinas sebagai bukti resmi dari PDAM Surakarta dalam melaksanakan
kegiatan yang berhubungan dengan pihak lain.
commit to user
63
Tabel 4.3 Daftar fasililtas kearsipan
No Nama Fasilitas
Jumlah 1
Meja kerja 2
2 Baki surat
2 3
Gunting 2
4 Siletcutter
2 5
Pelubang kertasperforator 2
6 Stappler
3 7
Komputer 1
8 Remover
1 9
Printer 1
10 Scanner
1 11
Faximile 1
12 Mesin ketik
2 13
Mesin fotocopy 2
14 Filling kabinet
2 15
Lemari penyimpanan model CRS 1
Jumlah 25
Sumber: Sub Bagian Administrasi
8. Pegawai kearsipan
