Penggunaan Arsip Pemeliharaan Arsip

commit to user 53

3. Penggunaan Arsip

Dalam pelaksanaan kegiatan organisasi, kadang memerlukan arsip yang sudah lama disimpan untuk melaksanakan tugasnya. Terkadang terdapat pegawai yang memerlukan arsip untuk kepentingan tertentu sehingga mengharuskannya untuk meminjam arsip tersebut ke Sub Bagian Administrasi. Di Sub Bagian Administrasi untuk peminjaman tidak ada prosedur peminjaman secara khusus. Pegawai yang ingin menggunakan arsip yang masih aktif dan inaktif dapat dengan mudah menggunakannya tanpa harus melalui ketentuan tertentu. Dalam peminjaman tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan. Berdasarkan hasil wawancara dengan staff administrasi yang mengatakan bahwa: tidak disertai dengan bukti peminjaman secara tertulis, tetapi secara lisan dengan menyebutkan arsip yang akan dipinjam dan untuk lama peminjamanya juga tidak ditentukan, namun jika peminjaman terlalu lama dan arsip akan digunakan oleh penanggung jawab maka peminjam akan diminta untuk segera untuk mengembalikan arsip yang dipi Wawancara dengan Ibu Yemi tanggal 1 Februari 2011. Dengan demikian peminjaman arsip di Sub Bagian Administrasi PDAM Surakarta ini belum baik. Tidak ada ketentuan tertentu dalam peminjaman arsip dan dalam peminjaman arsip yang tanpa bukti tertulis seperti kartu peminjaman merupakan suatu kelemahan karena hal ini membuat tidak adanya bukti yang cukup kuat untuk mengurus arsip jika terjadi kehilangan. Selain itu lama peminjaman arsip tidak akan ditentukan sehingga pegawai yang meminjam arsip akan bersikap kurang disiplin. commit to user 54

4. Pemeliharaan Arsip

Pemeliharaan arsip merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk mengusahakan keselamatan arsip mulai dari cara menyimpan, mengambil kembali, mengawasi, merawat, melindungi arsip dari berbagai faktor yang dapat merusak dan memusnahkannya. Pemeliharaan arsip memiliki tujuan menjaga keselamatan arsip agar arsip-arsip tersebut tidak rusak. Faktor- faktor yang merusak arsip dapat berasal dari dalam arsip maupun luar arsip. Faktor dari dalam yang merusak dari dalam arsip adalah bahan yang digunakan untuk membuat arsip. Sedangkan faktor yang merusak arsip dari luar arsip yaitu kelembaban udara, serangan serangga. Kegiatan pemeliharaan arsip di Sub Bagian Administrasi meliputi: a. Pemeliharaan fisik arsip Pemeliharaan arsip fisik ini dapat berupa perawatan dan penjagaan arsip dengan membersihkannya dari unsur debu yang menempel atau anai-anai dan rayap. Bila ditemukan terdapat jamur arsip-arsip yang lembabbasah dipisahkan dan dikeluarkan dari lemari penyimpanan lalu dikeringkan dengan diangin-anginkan supaya tidak timbul jamur pada kertas. b. Pemeliharaan tempat penyimpanan arsip Untuk menghindari kerusakan arsip dari serangga perusak kertas maka tempat penyimpanan arsip yaitu filling cabinet dan lemari arsip diberikan bahan-bahan pencegah serangga yaitu kapur barus. c. Menyimpan kebersihan ruang penyimpanan arsip. Ruang arsip hendaknya senantiasa bersih dari debu. Dalam menjaga kebersihan ruang penyimpanan dilakukan dengan cara lantai disapu dan dipel, sedangkan untuk menjaga kebersihan meja kerja, filling cabinet, lemari arsip, ordner dan peralatan lainnya dari debu dengan menggunakan lap atau sulak. commit to user 55 d. Pengaturan ruangan Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tidak lembab dan harus terang. Di Sub Bagian Administrasi dalam mengatur kelembaban udara dan untuk mengurangi banyak debu dengan menggunakan AC. Selain berfungsi mengatur kelembaban udara A.C juga membantu mengurangi banyaknya debu. Intensitas cahaya matahari yang masuk ruangan penyimpanan arsip juga mendapat perhatian dengan menggunakan penerangan dari lampu neon juga cahaya matahari. Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung ke tempat penyimpanan arsip jendela-jendela ruangan dibuat menghadap ke utara sehingga tidak menghadap ke arah datangnya matahari. Penerangan lampu digunakan saat malam hari atau bila cuaca mendung. AC di ruangan tidak di hidupkan secara terus-menerus, hanya saat jam-jam kerja.

5. Penyusutan Arsip