commit to user
14
3. Prosedur Tata Naskah Yaitu prosedur Tata Naskah yang lazim disingkat prosedur Takah
adalah suatu kegiatan administrasi dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari sesuatu
persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map
jepit snelchekter-map yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwewenang terhadap pengolahan surat
bersangkutan.
5. Pengarahan Surat
1 Surat-surat yang telah digolongkan ke dalam surat penting oleh pencatat dalam kartu kendali rangkap tiga. Kolom-kolom dalam
kartu kendali semua diisi oleh pencatat kecuali kolom kepada karena pencatat tidak dapat mengetahui kepada siapa surat-surat
tersebut akan diteruskan. 2 Surat-surat berikut tiga kartu kendali disampaikan kepada
pengarah surat. 3 Pengarah surat mengadakan pemeriksaan, apakah pengisian
kolom-kolom sudah benar. 4 Setelah dianggap benar kemudian pengarah mengisi kolom
kepada dengan menuliskan nama pejabat atau unit kerja yang akan menerima surat-surat tersebut.
5 Surat-surat berikut dua kartu kendali kartu kendali II dan III oleh pengarah disampaikan kepada pejabat pengolah surat-surat
tersebut melalui pengantar surat. Kartu kendali I tetap berada di tangan pengarah surat masuk untuk diarsip sebagai alat kontrol.
commit to user
15
Kartu kendali I dikumpulkan dan setelah satu tahun dijilid dan berfungsi sebagai buku agenda.
6 Kartu kendali II dan III oleh pengolah diparaf sebagai bukti bahwa surat-surat sudah diterima. Kartu kendali II dikembalikan
kepada pengarah untuk disimpan sehingga kartu kendali II ini dapat berfungsi sebagai ekspedisi. Selanjutnya kartu kendali II
diserahkan kepada penata arsip. Bagan 2.1
Proses tata aliran surat masuk
UNIT KEARSIPAN PENGOLAH
PENERIMA PENCATAT PENGARAH P. ARSIP
Keterangan: a : amplop berisi surat
2 : kartu kendali warna hijau b : surat
3 : kartu kendali warna merah 1 : kartu kendali warna putih
b 1
2 3
1 2
2 2
3
3
2 2
a
commit to user
16
5. Tata Aliran Surat Penting Keluar
Menurut Sutarto 1980, 237 mengemukakan proses tata aliran surat penting sebagai berikut:
1. Mencatat Surat Keluar Untuk surat keluar yang akan dikirim keluar dicatat pada Kartu
Kendali rangkap 3. Surat yang telah ditandatangani oleh Pimpinan Pengolah dicatat Petugas Pengolah yang bersangkutan. Cara-cara
pencatatannya tidak berbeda dengan pencatatan surat masuk. 2. Penyampaian
Setelah surat dicatat pada Kartu Kendali rangkap 3, maka surat
keluar bersama-sama dengan Kartu Kendali I dan II disampaikan
kepada Unit Kearsipan untuk distempel dan aslinya dikirim.
Kartu Kendali
I berwarna
putih diserahkan
kepada
pengarahpengendali. Arsip surat dicap jam dan tanggal keberangkatannya atau
pengirimannya di bagian belakang arsip surat.
Kemudian arsip surat bersama-sama dengan Kartu Kendali
berwarna hijau disampaikan kepada Pengolah.
Oleh Pengolah Kartu Kendali II berwarna hijau tersebut diparaf dan dikembalikan kepada Pengarah dan selanjutnya diserahkan
kepada Penata Arsip untuk disimpan sebagai pengganti arsip surat
disimpan oleh Pengolah.
commit to user
17
6. Tata Aliran Surat Biasa Keluar
