commit to user
55
d. Pengaturan ruangan Ruang penyimpanan arsip harus dijaga agar tidak lembab dan
harus terang. Di Sub Bagian Administrasi dalam mengatur kelembaban udara dan untuk mengurangi banyak debu dengan
menggunakan AC. Selain berfungsi mengatur kelembaban udara A.C juga membantu mengurangi banyaknya debu. Intensitas cahaya
matahari yang masuk ruangan penyimpanan arsip juga mendapat perhatian dengan menggunakan penerangan dari lampu neon juga
cahaya matahari. Untuk menghindari jatuhnya sinar matahari secara langsung ke tempat penyimpanan arsip jendela-jendela ruangan
dibuat menghadap ke utara sehingga tidak menghadap ke arah datangnya matahari. Penerangan lampu digunakan saat malam hari
atau bila cuaca mendung. AC di ruangan tidak di hidupkan secara terus-menerus, hanya saat jam-jam kerja.
5. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip merupakan salah satu dari kegiatan pengelolaan arsip karena tidak selamanya arsip harus disimpan terus-menerus dalam
tempat penyimpanan. Kegiatan penyusutan arsip untuk memisahkan arsip aktif dan arsip inaktif serta menyingkirkan arsip-arsip yang tidak berguna
berdasarkan jadwal retensi arsip. Pengurangan arsip diberlakukan untuk arsip-arsip yang telah mencapai masa aktif atau daya simpan tertentu.
Berdasarkan wawancara diperoleh hasil sebagai berikut: Rata-rata masa aktif dari arsip yang disimpan di kantor PDAM
pada sub bagian administrasi adalah 5 tahun, akan tetapi untuk arsip seperti undangan 6 bulan saja sudah bisa disusut
wawancara dengan Ibu Yemmy Staff Ahli Administrasi tanggal 1 Februari 2011.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara dipindahkan ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga
negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. Tak jauh beda dengan apa yang dilakukan oleh PDAM kota Surakarta hanya saja untuk
commit to user
56
menyusutkan arsip dengan cara memindahkan arsip dari ruang penyimpanan yang berada di kantor ke gudang arsip yang berbeda lokasi.
Bila terjadi kekurangan tempat di lemari penyimpanan untuk menyimpan arsip baru dan juga untuk menghindari penumpukan arsip,
pihak Sub Administrasi PDAM Surakarta akan memindahkan arsip dengan daya simpan terlama dari dalam lemari penyimpanan untuk
dipindahkan ke gudang arsip yang berlokasi di Kleco. Di gudang tersebut seluruh arsip dari unit kerja masing-masing bagian kantor PDAM
Surakarta bercampur jadi satu. Tidak terdapat pula upaya pemeliharaan dan perawatan arsip-arsip di gudang terseut dikarenakan tidak ada
petugas khusus yang ditunjuk. Sehingga keadaan arsip-arsip disana sangat kacau karena tidak ditata dengan baik.
6. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip berarti adalah aktivitas menghancurkan secara fisik arsip yang telah habis nilai guna. Untuk dapat melaksanakan
pemusnahan arsip diperlukan adanya Jadwal Retensi. Jadwal retensi yaitu suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip
disimpandimusnahkan. Akan tetapi selama ini PDAM Surakarta belum pernah sekalipun melakukan pemusnahan arsip. Berdasarkan hasil
wawancara: Pemusnahan arsip lazim dilakukan bila retensi arsip inaktif atau
nilai guna arsip sudah mencapai 5 tahun sudah bisa dilakukan pemusnahan,
sebelumnya harus
dibuatkan berita
acara pemusnahan. Namun selama ini hal tersebut belum pernah
dilakukan aktivitas
pemusnahan wawancara dengan
Ibu Rusmiyatun Staf Ahli Administrasi tanggal 1 Februari 2011.
Adapun hal-hal yang menyebabkan belum adanya kegiatan pemusnahan arsip yaitu:
1. Tidak ada keberanian dari pegawai yang menangani arsip untuk melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip atas pertimbangan
commit to user
57
tertentu yaitu dikhawatirkan arsip-arsip tersebut masih akan diperlukan dikemudian hari.
2. Pegawai yang menangani arsip bukan tenaga arsiparis yang seutuhnya. Selama ini arsip dikelola oleh pegawai yang juga
menangani pekerjaan administratif lainnya sehingga tidak fokus dalam hal pekerjaan kearsipan.
7. Fasilitas Kearsipan
