2. Membuat permohonan faktur pajak opname part dan bahan.
3. Memeriksa dan menandatangani faktur service.
4. Membuat daftar tagihan Account Receivable bengkel untuk fleet dan
asuransi. 5.
Memeriksa dan melengkapi waranty claim ke administrasi. 6.
Menyelesaikan dan membuat buku pengeluaran kupon service gratis. 7.
Membuat dan melengkapi customer kontrak service, pengeluaran service. 8.
Membuat dan melengkapi buku pengeluaran tagihan supplier serta buku lainnya.
9. Membuat laporan Account Payble jasa, part dan bahan.
10. Membuat dan memonitoring laporan Account Receivable.
11. Melakukan stock taking part dan bahan.
12. Filling atas dokumen faktur pajak dan surat pemberitahuan masa serta
laporan penjualan. 13.
Memonitoring dan update perjanjian kerja sama.
F. Billing Service
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas proses administrasi service yang terdiri dari:
Aktivitas Utama: 1.
Menerima perintah kerja bengkel dan input kode jasa per kategori customer. 2.
Mencetak faktur service. 3.
Membuat Surat Pesanan Kendaraan SPK pekerjaan luar atas perintah kepala regu.
Universitas Sumatera Utara
4. Memonitor Perintah Kerja Bengkel PKB belum tutup dan kwitansi belum
cetak. 5.
Billing faktur service.
G. Cashier Service
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas penerimaan pembayaran service yang terdiri dari:
Aktivitas Utama yakni aktivitas penerimaan 1.
Membuat tanda terima sementara atau kwitansi atas penerimaan Cheque, giro maupun tunai.
2. Menghitung dengan seksama atas penerimaan tunai.
3. Melakukan penerimaan credit card, debit card dan melakukan proses otoritas.
4. Melakukan input penerimaan dan update AR.
5. Menandatangani surat izin keluar kendaraan atas pembayaran service dan
menyerahkan kunci kepada customer. Aktivitas Pelaporan:
1. Membuat rekap penerimaan harian dan menyetor penerimaan ke kasir besar
setiap hari. 2.
Membuat laporan kas opname harian. 3.
Memonitor dokumen sistem administration head atas penerimaan dan deposit. 4.
Menerima bukti PPH Pasal 23 dan membuat buku pengeluaran untuk update AR dan filling atas bukti potong PPh pasal 23.
5. Melakukan rekap bukti potong PPh pasal 23 dan melaporkan ke pajak pusat.
Universitas Sumatera Utara
H. Part Administration
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas proses administrasi penjualan spare part indirect yang terdiri dari:
Aktivitas Utama 1.
Menerima dan meneruskan ke Head Office ordering dari sales part. 2.
Menerima, memeriksa dan registrasi faktur dari Head Office. 3.
Monitoring supply atas ordering part. 4.
Melakukan input faktur per customer. 5.
Membuat, memeriksa, melengkapi dan monitoring berita acara manajemen keuangan sesuai ketentuan part Head Office.
6. Membuat daftar tagihan per customer.
7. Melengkapi data customer atas collection dari kolektor untuk diserahkan
ke kasir. 8.
Mengupdate Account Receivable berdasarkan buku penerimaan dari kasir. 9.
Membuat laporan Account Receivable. 10.
Monitoring dan registrasi jaminan dealer sesuai ketentuan Head Office. 11.
Membuat buku pengeluaran yang berhubungan dengan part.
I. Sales Administration
Tugas dan tanggung jawab utama yaitu menyiapkan dan melakukan aktivitas proses penjualan
Aktivitas Utama: 1.
Melakukan registrasi atas penerimaan. 2.
Mendistribusikan surat pesanan kepada yang kembali dan up date status surat
Universitas Sumatera Utara
pesanan yang hilang atau batal. 3.
Melakukan input atas surat pesanan yang kembali dan up date status surat pesanan yang hilang atau batal.
4. Melakukan follow up terhadap surat pesanan yang belum kembali.
5. Melakukan pemeriksaan kelengkapan syarat yang harus dipenuhi dalam
penjualan down payment dan purchase order. 6.
Melakukan pencatatan dan pemeriksaan terhadap Account Receivable 7.
Melakukan proses penagihan Account Receivable dengan melengkapi semua persyaratan.
8. Membuat permintaan faktur pajak on time dan filling faktur pajak pengeluaran.
9. Membuat dan melengkapi proses tagihan accessories dan biaya balik nama
serta menyerahkannya ke kasir.
J. Billing Sales
