IV-41
rencana dan titik dimana perusahaan memerlukan penyesuaian- penyesuaian atas aktivitas perencanaan dan pengendalian.
Manfaat sistem pengukuran kinerja yang baik adalah sebagai berikut:
1. Menelusuri kinerja terhadap harapan pelanggan sehingga akan membawa perusahaan lebih dekat kepada pelanggannya dan
membuat seluruh orang dalam organisasi terlibat dalam upaya memberi kepuasan kepada pelanggan.
2. Memotivasi pegawai untuk melakukan pelayanan sebagai bagian dari mata rantai pelanggan dan pemasok internal.
3. Mengidentifikasi berbagai pemborosan sekaligus mendorong upaya- upaya pengurangan terhadap pemborosan tersebut reduction of waste.
4. Membuat suatu tujuan strategis yang biasanya masih kabur menjadi lebih konkret sehingga mempercepat proses pembelajaran organisasi.
5. Membangun konsensus untuk melakukan suatu perubahan dengan memberi ”reward” atas perilaku yang diharapkan tersebut.
2.4.1 Integrated Performance Measurement System
Kaplan dan Norton 1996 mengatakan managers realised that focusing on individual performance measures such as cost, quality, time and
flexibility will lead to local optimisation. Performance measures harus dibuat
menjadi sistem yang terintegrasi untuk mendukung strategi perusahaan. Dengan menggunakan konsep ini, optimisasi global dapat dicapai dari
pada hanya sekedar optimisasi lokal. Neely dkk 1997 menjelaskan tentang syarat-syarat untuk
merancang performance measures, yaitu performance measures seharusnya :
·
Mendukung strategi perusahaan
·
Mudah untuk dipahami
·
Memberikan feedback yang akurat
IV-42
·
Didasarkan atas kuantitas yang dapat dipengaruhi atai dikontrol.
·
Reflek dengan business process
·
Relevan
·
Menjadi bagian dari manajemen
·
Terdefinisi dengan jelas
·
Memiliki visual impact
·
Terfokus pada proses perbaikan improvement
·
Konsisten
·
Memberikan feedback yang cepat
·
Memiliki kejelasan formula dan sumber data
·
Menggunakan rasio-rasio dari pada nilai mutlak
·
Menggunakan data yang dikumpulkansecara otomatis
·
Dilaporkan dalam format yang sederhana dan konsisten.
·
Melaporkan suatu trend-trend
·
Memberkan informasi
·
Objektif, tidak sekedar didasarkan pada opini-opini. Sedangkan Bititci, dkk 1996 menjelaskan tentang hal-hal yang
harus dibutuhkan untuk efesiensi dan efektivitas performance measurement system
, yaitu :
·
Reflek dengan kebutuhan stakeholder
·
Reflek dengan pesaing
·
Reflek dengan kriteria kompetitif suatu pasar
·
Dapat membedakan antara control dan improvement measures
·
fasilitas pengembagan strategi
·
Mengembangkan tujuan strategi secara logik bagi business process.
·
Fokus terhadap hal-hal yang kritis dari suatu bisnis.
·
Fasilitas resource bargaining
·
Fasilitas perencanaan performance
·
Manajemen harus proaktif
·
Mengakomodasi kuantitatif dan kualitatif measure.
IV-43
·
Memahami hubungan antar jenis-jenis ukuran measures Ada beberapa model performance measuremen system yang
terintegrasi, diantaranya : performance measurement untuk World class manufacturing
, performance criteria system, SMART System, performance measurement Questionnaires, Balanced Scorecard, Cambridge model, Integrated
performance measurement system model IPMS. Integrated Performance Measurement System
, yang selanjutnya disebut IPMSs merupakan sistem baru pengukuran kinerja yang dibuat di Centre
for Strategic Manufacturing , University of Strathclyde, Glasgow. Integrated
Performance Measurement System s IPMSs merupakan suatu metode yang
mengukur kinerja secara terintegrasi dan berbasis pada keinginan stakeholders
. Objectives ditentukan untuk memenuhi keinginan stakeholders, sehingga akan dapat ditentukan key performance indicators yang akan
digunakan untuk mengukur keberhasilannya. Selain itu, IPMSs juga tidak mensyaratkan apakah bottom line performance dari organisasi adalah
keuntungan atau tidak. Tujuan IPMS adalah mendeskripsikan dalam arti
yang tepat bentuk dari integrasi, efektif dan efisien sistem pengukuran kinerja.
Gambar 2.2. Pembagian Level Organisasi
Model Integrated Performance Measurement System IPMS membagi level bisnis suatu organisasi menjadi 4 level seperti gambar 2.2, yaitu:
1. Business Corporate – Bisnis Induk, 2. Business Unit Unit Bisnis,
Bisnis Induk
Aktivitas-aktivitas Unit Bisnis
Proses Bisnis
IV-44
3. Business Process Proses Bisnis, dan 4. Activity Aktivitas Bisnis.
Sehingga perancangan SPK dengan model IPMS harus mengikuti tahapan-tahapan sebagai berikut :
1. Identifikasi Stakeholder Requirement
Pada tiap-tiap level bisnis organisasi harus diketahui siapa saja stakeholder
-nya atau pihak-pihak yang berkepentingan pada bisnis tersebut. Selanjutnya diidentifikasikan permintaan atau keinginan
requirement mereka terhadap bisnis yang diistilahkan dengan stakeholder requirement
. Stakeholder dapat meliputi; pemegang sahampemilik, lingkungan sosial, pegawaikaryawan, pemerintahinstansi lain.
2. Penentuan Objectives
Penyusunan tujuan objectives harus didasarkan pada keterlibatan dan prioritas perkembangan kebutuhan bersama dengan target dan skala
waktu yang tepat. Tujuan seharusnya juga didasarkan pada pemikiran sejumlah masukan, yaitu; permintaan stakeholder, praktek dan performansi
bisnis kelas dunia, competitive gaps dan rencana pesaing. Tingkat performansi dimana organisasi mampu mencapainya dengan berbagai
batasan yang ada disebut target realistis. Tingkat performansi dimana organisasi
memiliki kemampuan
untuk mencapainya
dengan menghilangkan berbagai batasan yang ada yang dikatakan sebagai target
potensial
3. Penetapan KPI
Setelah didapatkan objective, maka dilakukan pengukuran masing– masing objective untuk mengetahui tingkat keberhasilannya. Untuk dapat
melakukan pengukuran tersebut maka kita harus menentukan indikator keberhasilan dari objectives, indikator inilah yang disebut sebagai key
performance indicators KPI. Dengan kata lain KPI merupakan ukuran
untuk mengetahui tingkat pencapaian masing-masing objectives.
4. Performance Measures
IV-45
Suatu bisnis organisasi seharusnya memiliki pengukuran performansi yang benar-benar menunjukkan tingkat performansi yang
dicapai, serta mampu menunjukkan seberapa berhasil pencapaian tujuan pada tiap level.
Pengukuran performansi untuk setiap bisnis memiliki perbedaan, oleh sebab itu diperlukan kejelian dan pemahaman yang baik dari bisnis
agar diperoleh pengukuran performansi yang benar. Untuk memperoleh ukuran performansi atau KPI yang benar perlu dilakukan validasi
terhadap KPI yang dibuat. Kemudian apabila KPI tersebut sudah valid, maka KPI dispesifikasikan untuk memudahkan dalam proses
pengukurannya. Proses spesifikasi KPI ini dilakukan untuk mengetahui deskripsi yang jelas tentang KPI, tujuan, keterkaitan dengan objectives,
target dan ambang batas, formulacara mengukur KPI, frekuensi pengukuran, frekuensi review, siapa yang mengukur, dan apa yang
mereka kerjakan.
2.5 Konsep CIMOSA
