Prosedural Pengolahan Dokumen Haji

53 Langkah awal prosedur pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur ini adalah membuka pendaftaran calon jamaah haji. Jamaah haji dapat memperoleh informasi tentang penyelenggaraan ibadah haji di pusat-pusat informasi yang telah ditunjuk oleh Kantor Kemeterian Agama RI, seperti yang ada pada Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur yang terletak di Jl. Terusan I Gusti Ngurah Rai Kota Jakarta Timur. Sebelum melakukan pendaftaran, Petugas Penyelenggara Ibadah Haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur memberikan arahan-arahan kepada calon jamaah haji tentang alur pendaftaran haji regular serta memberikan pemahaman tentang persyaratan yang perlu dipenuhi oleh jamaah haji. 2

a. Persyaratan Pendaftaran Haji

Adapun persyaratan dokumen peserta haji yang harus dibawa ketika melakukan pendaftaran ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah sebagai berikut 3 : 1 fotocopi KTP sesuai domisili yang masih berlaku sebanyak 2 lembar 2 fotocopi Kartu Keluarga KK sebanyak 5 lembar 3 surat keterangan sehat dari Puskesmas setempat 4 fotocopi Ijazah terakhir atau Akte Kelahiran atau Surat Nikah atau surat Domisili dari kecamatan sebanyak 2 lembar 2 Observasi langsung dalam proses pendaftaran haji Kantor Kemeneterian Agama Kota Jakarta Timur, Jakarta, Januari, 2014. 3 Wawancara Pribadi dengan petugas Seksi Peneyelenggaraan Haji bagian Analis Penyelenggaran haji, Jakarta, 29 Januari 2014. 54 5 fotocopy buku tabungan haji dengan saldo minimal Rp 25 juta rupiah sebanyak 2 lembar. kelengkapan dokumen persyaratan jamaah haji tersebut digunakan untuk melakukan pendaftaran haji.

b. Proses Pendaftaran

Pendaftaran haji reguler dilakukan di Kantor Kementerian Agama KabupatenKota tempat domisili calon jamaah haji. Untuk gambaran dari petunjuk teknis pendaftaran haji secara umum dapat dilihat pada gambar di bawah ini: Gambar. 4-1: Petunjuk Teknis Prosedur Pendaftaran Prosedur pendaftaran melalui beberapa tahapan yaitu diantaranya 4 : 1 Membuka rekening tabungan haji pada BPS BPIH yang telah ditentukan oleh kementerian agama. 2 Memeriksakan kesehatan ke Puskesmas domisili untuk memperoleh surat keterangan sehat setempat. 3 Calon jamaah haji datang ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta untuk melakukan pendaftaran haji dengan membawa semua 4 Poster di Kantor bagian Seksi Penyelenggaran Ibadah Haji . Calon Jamaah Haji BPS Kankemenag BPS Kankemenag 55 persyaratan pendaftaran haji. Dalam alur pendaftaran jamah haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur terdapat beberapa tahapan atau proses pengolahan databerkas jamaah haji, dimulai dari pengambilan formulir hingga penyerahan SPPH, alur pendaftarannya yaitu seperti berikut: Gambar. 4-2: Alur Pendaftaran Pada Kankemenag Jaktim Sumber: Banner Mading Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur Proses dalam alaur pendaftaran haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah Sebagai berikut: a Meja 1: Jamaah haji mengambil dan mengisi lembar formulir SPPH setelah melakukan pemeriksaan berkas-berkas pendaftaran yang diminta oleh petugas. Untuk MEJA 1 Mengambil Mengisi Formulir SPPH MEJA 2 Mengambil Nomer Antrian Pendaftaran LOKET 1 Penyerahan Berkas Entry Data LOKET 2 Foto Sidik jari LOKET 3 Penyerahan SPPH 56 mengetahui biodata yang harus diisi dapat dilihat pada lampiran SPPH. b Meja 2: Jamaah haji yang telah selesai mengisi formulir SPPH mengambil nomor antrian kepada petugas. Nomor antrian digunakan untuk menyerahkan berkas-berkas dan formulir pendaftaran ke loket1. c Loket 1: Jamaah haji menyerahkan berkas pendaftaran formulir SPPH ysng sudah diisi, Setelah berkas diterima oleh petugas, berkas segera dientry secara online oleh petugas guna pengisian SPPH online. Entry data tersistem langsung ke pusat pendaftaran haji melalui Siskohat. d Loket 2: Pengambilan foto dan sidik jari ini digunakan untuk kelengkapan SPPH jamaah haji yang sedang dientry oleh petugas secara online. e Loket 3: Setelah SPPH selesai dientry oleh petugas, kemudian SPPH diprint dan langsung diserahkan kepada jamaah haji untuk pengambilan no. porsi di BPS BPIH. 4 Calon Jamaah haji melakukan setoran awal sebesar RP 25.000.000 Dua Puluh Lima Juta Rupiah ke BPS BPIH dengan membawa SPPH yang telah disyahkan oleh pejabat Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur untuk mendapatkan nomor porsi. 57 5 Setelah dari BPS BPIH calon jamaah haji melapor ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dengan menyerahkan bukti setoran awal lembar ke-3 warna kuning, ke-4 warna biru dan ke-5 warna merah yang dibubuhi dengan foto 3x4= 34 dan 4x6= 10 lembar, ukuran 80 background putih. 5 6 Untuk selanjutnya calon jamaah haji menunggu waktu pelunasan. Prosedur pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur ketika proses pendaftaran haji berlangsung dilakukan secara manual dan tersistem. Pengolahan dokumen secara manual dapat diamati ketika calon jamaah haji mengisi formulir SPPH dan pengecekan berkas persyaratan pendaftaran haji oleh petugas. Sedangkan pengolahan secara komputerisasi dapat kita amati ketika pengentryan data jamaah dan proses pengambilan foto biometrik sidik jari secara langsung dengan digital yang tersistem secara online, dan dilengkapi dengan menggunakan alat-alat yang lebih modern dan tersistem dengan fasilitas yang terkait dengan SISKOHAT.

c. Pelunasan BPIH

Kesempatan untuk melunasi BPIH tahun berjalan diberikan kepada jamaah yang telah terdaftar dan mendapat nomor porsi masuk dalam alokasi porsi provinsi. Pelunasan diadakan dua gelombang dengan memprioritaskan mereka yang belum haji. 5 Observasi ketika proses pendaftaran haji Kantor Kemeneterian Agama KotaJakarta Timur. 58 Pada Tahun 2014 Porsi kuota untuk wilayah DKI Jakarta khususnya Jakarta Timur sebanyak 7084 jamaah dengan pemotongan 20 menjadi 5688 jamaah haji. Proses Laporan lunas BPIH pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah sebagai berikut: 6 1 Sebelumnya jamaah melakukan pelunasan BPIH di BPS BPIH 2 Menyerahkan lembar bukti setoran lunas ke Kantor Kementerian Agama Kota. Dengan kelengkapan dokumen seperti berikut: a BPIH lunas warna merah dan kuning b Bagi jamaah yang sudah memiliki paspor harap diserahkan kepada Seksi Penyelenggara Haji dan Umrah Jakarta Timur c Fotokopi surat keterangan sehat dari puskesmas kecamatan sebanyak 2 lembar d Pasfoto ukuran 3x4 15 lembar dan 4x6 2 lembar dengan tampak wajah 80 dan background putih 3 Petugas Kankemenag Jakarta Timur mencatat nama dan identitas calon jamaah haji ke buku agenda pelunasan haji. Setelah calon jamaah haji selesai melakukan pelunasan BPIH di BPS BPIH dan melakukan laporan daftar lunas BPIH ke Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur, petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur segera mendata jamaah secara manual dengan pembukuan. 7 6 Wawancara dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti, petugas Haji Pada 2 Juli 2014. 7 Wawancara Pribadi dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti. 59 Kemudian kelengkapan dokumen pelunasan BPIH diserahkan ke bagian pengolahan dokumen haji untuk proses selanjutnya yaitu proses pengurusan penerbitan paspor yang dilakukan di Kantor Imigrasi. 8 Pengolahan dokumen pelunasan BPIH yang dilakukan oleh petugas Seksi Penyelenggaran haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sesuai dengan siklus pengolahan dokumen dengan tahap pengolahan dokumen secara manual. Yang mana dilakukannya penncatatan nomor bukti pelunasan, penyusunan dan penyimpanan pada buku Agenda dan pelaporan ke bagian penyusunan arsip.

2. Dokumentasi

Proses pengurusan dan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji pada tahun 1435 H2014 M dilaksanakan di Kantor Imigrasi teredekat dengan pengantar dari Kantor Kementerian Agama KotaKabupaten. Hal tersebut berdasarkan Peraturan Bersama Menteri Agama Republik Indonesia dan Menteri Hukum dan HAM Republik Indonesia No. 2 tahun 2009 dan No. M.MH02.HM.03.02 tahun 2009 tentang Penerbitan Paspor Biasa bagi Jemaah Haji.

a. Persyaratan Penerbitan Paspor

Dalam rangka pengurusan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji, petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur harus melampirkan beberapa persyaratan dokumen jamaah haji terlebih dahulu yang meliputi 9 : 8 Wawancara Pribadi dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti. 9 Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah, Jakarta, 2 juli 2014 60 1 Fotokopi KTP yang masih berlaku 2 lembar kertas A4 2 Fotokopi KK Kartu Keluarga sebanyak 2 lembar kertas A4 3 Fotokopi Akta KelahiranIjazahSurat Nikah 2 lembar kertas A4 4 Dalam ahal Akte KelahiranIjazaSurat nikah tidak ada, maka dapat diganti dengan Surat Keterangan tambahan identitas dari Kepala Kantor Kementerian Agama Kota setempat 5 Fotokopi Lembar Bukti Setoran Lunas BPIH tahun 1435 H 2 lembar 6 Paspor biasa bagi yang sudah memilikinya namun sudah habis masa berlakunya. 7 Melampirkan formulir SPRI PERDIM 11, nama terdiri dari 3 kata. Untuk mengetahui formulir SPRI PERDIM 11 Kantor Imigrasi, dapat dilihat di bagian lampiran skripsi. Untuk pengurusan penerbitan paspor biasa jamaah haji, pihak Kantor kementerian agama Kota Jakarta Timur memberitahukan kepada calon jamaah haji secara langsung dan via telephon ketika pelunasan haji, sehingga persyaratan dokumen jamaah haji dapat dilengkapi secepatnya. Petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur menerima berkas persyaratan penerbitan paspor secara manual dan untuk pengisian formulir SPRI PERDIM 11 calon jamaah haji dilakukan secara langsung dengan tertulis. 10 10 Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah. 61

b. Proses Pengurusan Paspor

Pengurusan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji, mula-mula dilakukan oleh pihak Kantor Kementerian Agama KotaKabupaten setempat selaku penerima berkas jamaah haji dan selanjutnya akan diproses oleh pihak Kantor Imigrasi selaku penerbit paspor biasa bagi jamaah haji. Berikut tata cara pengurusan paspor yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur khususnya bagian Kasi Penyelenggaraan Haji dalam menyiapkan langkah-langkah awal dalam pengurusan penerbitan paspor di Kantor Imigrasi: 11 1 Database Siskohat menjadi acuan pengendalian pengurusan paspor 2 Menyusun jadawal pengurusan paspor biasa jamaah haji dengan Kantor Imigrasi 3 Pentapan petugas kankemenag jaktim untuk pengurusan paspor di Kantor Imigrasi 4 Membuat surat keterangan tambahan identitas bila diperlukan 5 Membuat surat pengantar penerbitan paspor jamaah haji 6 Memverifikasi data antara paspor dengan buki setor lunas. 7 Mengceklis persyaratan pada lembar pengantar penerbitan paspor jamaah haji. 8 Merekap data jamaah haji yang telah mendaftar ulang dan memenuhi persyaratan untuk penerbitan paspor. 11 Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah. 62 Permintaan penerbitan paspor biasa bagi jamaah haji dilakukan secara kolektif oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada Kepala Kantor Imigrasi terdekat domisili dengan membawa surat pernyataan dari Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dan berkas dokumen persyaratan secara keseluruhan. Setelah menyerahkan Surat Pengantar Penerbitan Paspor jamaah haji oleh petugas Kankemenag Jakarta timur kemudian jamaah melakukan pengambilan foto, sidik jari dan tanda tangan. Paspor yang sudah diterbitkan dan diterapkan cap “Jemaah Haji Indonesia Indonesian Hajj” oleh Imigrasi, kemudian diserahkan kepada petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur. 12 Pemegang paspor yang akan digunakan untuk keperluan ibadah haji tidak dapat diambil untuk keperluan apapun. Paspor yang telah diserahkan kepada Kantor Kementerian Agama Jakarta Timur selanjutnya akan dipilah berdasarkan BPS BPIH untuk diserahkan ke Kantor Wilayah DKI Jakarta guna proses pemvisaan. Prosedural pengolahan dokumen haji pada proses pengurusan paspor dilakukan secara manual dan komputerisasi, secara manual ketika berkas persyaratan diterima oleh petugas penyusun arsip Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur yang mana melakukan penceklisan kelengkapan 12 Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah. 63 persyaratan. Namun, pengolahan secara komputerisasi ketika pengurusan paspor di Kantor Imigrasi.

c. Proses Pemvisaan

Proses pemvisaan dilakukan oleh Kementerian Agama Pusat namun proses awal pengurusannya dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur atau setempat, yang mana tahap dalam pemvisaan melalui Kantor Wilayah Kementerian Agama. Pemvisaan dilakukan setelah paspor sudah dterbitkan. 13 Untuk proses pengurusan pemvisaan paspor haji petugas bagian Kasi Penyelengaraan Haji Dan Umrah Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur melakukan beberapa langkah yaitu sebagai berikut: 14 1 Memploting paspor jamaah haji setiap 10 eksemplar paspor berdasarkan BPS BPIH dan pada cover belakang paspor dilampirkan lembar ke-2 bukti pelunasan BPIH. 2 Membuat daftar nominatif pemvisaan paspor jamaah haji. 3 Menempelkan stiker daerah pada paspor bagian bawah dengan ditulis nomor DT. II. sesuai dengan daftar nominative pemvisaan paspor haji. 4 Menempelkan stiker emberkasi pada cover depan paspor biasa 5 Menempelkan pasfoto ukuran 4x6 pada cover depan paspor biasa 6 Menyiapkan tempat pengamananpenyimpanan paspor. 13 Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah. 14 Obervasi di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur. 64 7 Mengirim paspor jamaah haji yang sudah dilengkapi beserta daftar nominatif ke Kantor Wilayah Kementerian Agama. 8 Melakukan pengamanan terhadap paspor jamaah haji 9 Melakukan konfirmasi dan penginputan nomor porsi biasa ke dalam Siskohat. Untuk pengiriman dan pengambilan paspor ke atau dari Direktorat Pelayanan Haji oleh petugas Kanwil dilakukan dengan persyaratan sebagai berikut: 15 1 Surat TugasMandat untuk pengambilan paspor yang sudah selesai divisa 2 Surat Perintah Perjalanan Dinas SPPD selama 3 hari 3 Menghitung jumlah paspor yang telah divisa dan mencocokan nama jamaah haji pada paspor dengan daftar nama yang dikeluarkan oleh Tim Penyelesaian Paspor Haji. 4 Meneliti nama dan foto jamaah haji pada stiker visa 5 Menandatangani berita acara penyerahan paspor Prosedural pengolahan dokumen haji pada proses pemvisaan dilakukan secara manual dan komputerisasi, manual ketika memploting, penempelan stiker dan foto, namun pengolahan dengan komputerisasai ketika membuat data nominative, dan konfirmasi serta penginputan nomor porsi ke Siskohat. 15 Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah 65

d. Proses Pencetakan DAPIH

Pencetakan Dokumen Administrasi Perjalanan Ibadah Haji DAPIH dilakukan oleh Kantor Wilayah Kementerian Agama. Kementerian Agama menerbitkan dokumen pengendali bagi jamaah haji yang berguna untuk kontrol administrasi operasional di Arab Saudi dengan sobekan disetiap lembar halaman untuk berbagai keperluan, seperti naqobah, muasassah, penerbangan dan lain-lain. 16 Setelah seluruh kelengkapan dokumen untuk pencetakan DAPIH lengkap, Kantor Wilayah Kementerian Agama siap mencetak DAPIH sebagai identitas jamaah. 17 Setelah DAPIH sudah dicetak, tahap selanjutnya adalah penyerahan dokumen tersebut kepada petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur oleh petugas Kantor Wilayah guna kelanjutan ketahap berikutnya yaitu penyelesaian DAPIH. 18 Proses penyelesaian DAPIH dilakukan petugas Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur yaitu terlebih dahulu membubuhi tanda tangan pada DAPIH oleh pejabat yang berwenang lembar sobekan, disertai dengan stempel dinas, selanjutnya penempelan pasfoto jamaah haji. Kemudian diplot perkloter dan diserahkankan ke posko haji di Kantor Wilayah. 16 Wawancara pribadi dengan Ibu Siti latifah 17 Ibid. 18 Ibid. 66 Proses selanjutnya ketika DAPIH dan Paspor yang sudah divisa diserahkan ke petugas Kementerian Agama Kota Jakarta Timur adalah petugas menyatukan paspor dan DAPIH setelah selesai dokumen tersebut diserahkan ke bagian Imigrasi di embarkasi. Pada umumnya dalam kegiatan pengolahan dokumen perjalanan haji atau DAPIH diatas dilakukan dilakukan baik secara manual maupun secara tersistem. Secara komupterisasi ketika pengolahan dokumen di Kantor Wilayah, sedangkan ketikan penyelesaian DAPIH di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dilakukan secara manual. Secara umum prosedural pengolahan dokumen haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dilakukan secara manual dan komuterisasi, hal tersebut juga berkaitan dengan Teori prosedur W. Gerald Cole, yang mana prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani clerical, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi- transaksi perusahaan yang sering terjadi .

B. Pelayanan Jamaah Haji

Sebagaimana telah dijelaskan pada Bab I, dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2008 tentang penyelenggaraan Ibadah haji ada beberapa hal yang harus diupayakan secara konsisten dan terus-menerus dalam penyelenggaraan ibadah haji, yaitu. Pelayanan, yang terdiri dari pelayanan administrasi, dokumentasi, transportasi, akomodasi, kesehatan dan konsumsi serta manasik haji. 67 Berkaitan dengan sistem pengolahan dokumen haji, Kantor Kementerian agama Kota Jakarta Timur selaku penyelenggaraan Ibadah Haji memberikan pelayanan dokumentasi yang mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji Dan Umrah Nomor D052011 tentang Pengurusan Dokumen Perjalanan Ibadah Haji, serta kebijakan pemerintah mengenai Pelayanan dokumen haji yang meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan pelayanan administrasi dan Dokumen lain yang diperlukan. Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur memberikan pelayanan dokumentasi berdasarkan prosedural pengolahan dokumen yang sesuai dengan kebijakan pemerintah mengenai pelayanan dokumen haji. Sebagai leading sectore Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur melakuakan pelayanan kepada jamaah dimulai dari proses pendaftaran dan pelunasan haji, pengurusan penerbitan paspor, pengurusan untuk pemvisaan, pengurusan untuk pencetakan DAPIH, hingga pelayanan pembagian dokumen haji beserta perlengkapan identitas jamaah haji. 19 Pelayanan yang dilakukan di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sendiri meliputi Pendaftaran dan pelunasan, sedangkan untuk penerbitan paspor di Kantor Imgirasi, pencetakan DAPIH di Kantor Wilayah DKI Jakarta, dan pemvisaan di Kementerian Agama Pusat. Untuk pembagian perlengkapan jamaah haji sendiri dilakukan sebelum pemberangkatan ke Arab Saudi oleh petugas haji non kloter, yang salah satu 19 Wawancara pribadi dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti.