Latar Belakang Masalah Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jamaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur

2 identifikasi berupa judul, nomor document code, tanggal, nomor revisi dan tanggal revisi dan otoritas yang menyatakan siapa yang bewenang untuk menerbitkan dan mengesahkan dokumen. Pengolahan dokumen haji dikelola dengan baik sesuai dengan prosedur pengolahan dokumen haji berdasarka Peraturan Menteri Agama RI. Alasan pentingnya prosedur pengolahan dokumen dapat memudahkan langkah kerja yang reltif rumit, dokumen dapat menunjang konsistensi dan kualitas hasil kerja, dokumen juga dapat memudahkan penelusuran audit trail. 2 Karena pentingnya suatu pengolahann dokumen haji dalam suatu instansi pemerintahan yaitu Kementerian Agama, maka dibentuknya bagian khusus yang bertugas mengolah dokumen tertentu dengan bekerjasama dengan instasi yang terkait sesuai dengan kompetensi instasi dalam pengolahan dokumen yang dibutuhkan. Melihat fenomena tersebut, menuntut adanya pengelolaan penyelenggaraan ibadah haji yang lebih baik dan perlunya penyempurnaan sistem dan manajemen penyelenggaraan ibadah haji secara terus-menerus agar dapat berjalan aman, tertib, dan lancar dengan menjunjung tinggi asas keadilan, profesionalitas dan akuntabilitas sesuai dengan penyelenggaraan haji. 3 Pengembangan manajemen dan keorganisasian yang didukung dengan sistem dan prosedur yang berbasis komputer merupakan instrumen strategis yang 2 Priska Devi Setyasri, “Prosedur Pengolahan Dokumen Standar Operasioan Prosedur SOP Di PT Konimex pharmaceutical Laboratories Sukoharjo”. Surakarta: 2011, h. 2 3 Kemeneterian Agama Republik Indonesia Dirjen PHU, Intisari Langkah-langkah Pembinaan Haji, Jakarta: Kemenag RI DPHU, 2010, h. iv 3 dibutuhkan dalam menghadapi era globalisasi. Hal ini karena dapat memudahkan pengambilan keputusan yang akurat, dapat dipercaya, cepat, dan ekonomis. 4 Dari hasil assessment terhadap kondisi saat ini terdapat beberapa permasalahan utama top fifteen problems dalam pelaksanaan penyelenggara haji salah satunya adalah masalah pada sisi proses pelaksanaan yaitu belum terstandarisasainya sistem dan prosedur yang ada belum adanya standar baku mutu proses pelayanan dan operasional haji dan lemahnya sosialisai sistem dan prosedur pengelolaan dokumen haji yang sudah dibuat. Serta masih sedikitnya kebijakan dan prosedur terkait pengolahan dokumen, penyimpanan data dan data backup. 5 Prosedur pengolahan dokumen haji jika dilihat dari kebutuhan organisasi cukup penting, karena sistem yang diberlakukan pemerintah mengenai siskohat akan berjalan efektif dan efisien sesuai dengan prosedur pengolahan yang tepat. Undang-undang Nomor 13 Tahun 2008 tentang penyelenggaraan ibadah haji mengamanatkan bahwa kebijakan dan pelaksanaan penyelenggaraan ibadah haji merupakan tugas nasional dan menjadi tanggung jawab Pemerintah yang dikoordinasikan oleh Menteri Agama dan bekerjasama dengan masyarakat, KementerianInstansi terkait dan Pemerintahan Kerajaan Arab Saudi. Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sebagai instansi pemerintah yang dinaungi oleh Menteri Agama RI berupaya keras menjalankankan prosedur 4 Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse, “ Perancangan Strategis Sistem Informasi Studi Kasus Direktorat Jenderal Penyelenggara an Haji dan Umrah Departemen Agama RI” Jakarta:UI, h. 1 5 Miftahul Maulana dan Dana Indra Sensuse, h. 5 4 pengolahan dokumen haji sesuai dengan peraturan pemerintah, karena, sebagaimana kita ketahui bahwa dokumen haji adalah dokumen perjalanan antar negara yang di dalamnya berlaku hukum internasional, yang diatur dengan Peraturan Pemerintah Nomor 36 Tahun 1992 tentang Surat Perjalanan Republik Indonesia. Petunjuk teknis dalam prosedur penyelenggaraan ibadah haji disusun berdasarkan Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2008 khususnya pasal 68 dan ketentuan pelaksanaannya masih mengacu pada peraturan perundang-undangan yang ada. 6 Menurut Muhammad M. Basyumi dalam bukunya Reformasi Manajemen Haji, prosedur penyelesaian dokumen haji mulai dilakukan di Kantor Wilayah Departemen Agama Propinsi, meliputi kegiatan penulisan biodata secara otomatis melalui Sistem Informasi Komputerisasi Haji Terpadu SISKOHAT, penempelan foto dan penandatanganan oleh pejabat yang berwenang sehingga sah sebagai dokumen haji. Paspor haji tersebut kemudian dikirim ke Ditjen Bimas Islam dan Penyelenggaraan Haji, untuk selanjutnya diteliti dan diselesaikan proses pemvisaannya ke Kedutaan Besar Arab Saudi, dan setelah memperoleh visa maka paspor haji tersebut telah sah sebagai dokumen perjalanan haji. 7 6 Kemeneterian Agama Republik Indonesia Dirjen PHU, Petunjuk Teknis Penyelenggara Ibadah Haji, Jakarta: Kemenag RI DPHU, 2011, h. 3 7 Ibid. h. 155 5 Dalam pengolahan dokumen ini bergerak secara berantai dan tidak dapat terlepas dari suatu proses, dari tempat satu ke tempat lain melalui prosedural yang telah ditetapkan oleh Kementerian Agama selaku pengolahanan dokumen sentral. Berkaitan dengan prosedural pengolahan dokumen haji, Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur selaku penyelenggara Ibadah haji dengan kuota jamaah haji terbanyak di wilayah DKI Jakarta diharapkan mampu menjalankan amanat dalam pelaksanaan pengolahan dokumen haji sesuai dengan prosedur yang berlaku dan tidak melakukan tindakan yang menyimpang. Seperti halnya kasus pada tahun 2013 tepatnya di daerah Nanggroh Aceh Darussalam ditemukannya kasus pemalsuan dokumen haji yang dilakukan oleh oknum tertentu dengan mengganti biodata jemaah haji yang telah meninggal. Tindakan tersebut meresahkan pemerintah selaku penyelenggara haji dan umrah. Permasalahan ini mempengaruhi teknis pengurusan dokumen jemaah haji serta menghambat pemberangkatan jemaah haji itu sendiri ke Tanah Suci. 8 Sebagaimana kita ketahui bahwa pengursan dokumen merupakan hal yang rumit karena data-data yang diberikan sebagai informasi harus benar dan valid, Apalagi dapat dilihat dari penjelasan diatas mengenai permasalahan utama yang menjadi top fifteen problems pelaksanaan penyelenggaraan haji, salah satunya yaitu mengenai proses pelaksanaan penyelenggaraan yang belum terstandarisasinya sistem dan prosedur pengolahan dokumen. 8 J urnal Haji.com.htm, “Usut Oknum Pemalsuan Dokumen Haji”. 6 Melihat latar belakang di atas maka penulis tertarik untuk mengangkat judul skripsi meng enai “Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jemaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur ”. B. Pembatasan dan Perumusan Masalah 1. Pembatasan Masalah Dalam prosedural pelayanan jamaah haji pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur meliputi berbagai prosedur, diantaranya yaitu prosedural pengolahan dokumen haji, prosedural pembinaan jamaah haji, dan prosedural pembinaan petugas haji. Agar dalam pembahasan skripsi ini lebih terarah, maka penulis membatasi masalah yang akan dibahas pada tataran pelaksanaan Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jamaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur.

2. Rumusan Masalah

Sedangkan masalah pokok yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah mengenai: a. Bagaimanakah prosedural pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dalam pelayanan calon jamaah haji. b. Bagaimanakah pelayanan dokumentasi yang diberikan Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada jamaah haji. 7

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian

1. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui, mengkaji dan mempelajari gambaran jelas mengenai prosedural pengolahan dokumen haji dalam pelayanan calon jamaah haji yang dilakuakan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur, sehingga dapat memberikan jawaban terhadap pokok masalah penelitian. Sesuai dengan rumusan masalah diatas, maka tujuan penelitian ini adalah: a. Mengetahui dan mengkaji secara seksama mengenai prosedural pengolahan dokumen haji yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur dalam pelayanan calon jamaah haji. b. Mengetahui pelayanan dokumentasi yang diberikan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur kepada jamaah haji.

2. Manfaat Penelitian

a. Manfaat akademis Penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan menjadi refrensi, dalam pengembangan ilmu pengetahuan terutama berkaitan dengan keilmuan tentang Prosedural Pengolahan Dokumen Haji Dalam Pelayanan Calon Jamaah Haji Pada Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur. 8 b. Manfaat Praktis 1 Sebagai bahan masukan bagi pihak Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur mengenai prosedural pengolahan dokumen haji dalam memberiakan pelayanan calon jamaah haji. 2 Agar memeberikan motivasi bagi para karyawan karyawati khususnya dan Penyelenggaraan Haji Dan Umroh agar lebih efektif dan efisien dalam pengolahan dokumen haji. 3 Sebagai rujukan bagi Kantor Kementerian Agama kota lain yang ada di sekitar DKI Jakarta dan umumnya Kandepag luar DKI.

D. Metode Penelitian

1. Metode Penelitian

Penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Secara harfiah, penelitian deskriptif adalah penelitian yang bermaksud untuk membuat pencandraan deskriptif mengenai situasi-situasi atau kejadian-kejadian 9 . Menurut Bogdan dan Taylor 1975, 10 mendefinisikan metodologi kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata- kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan prilaku yang diamati. Sejalan dengan itu, Kirk dan Miller 1986 11 mendefinisikan, bahwa penelitian kualitatif adalah tradisi tertentu dalam ilmu pengetahuan sosial yang secara fundamental bergantung dalam pengamatan yang berhubungan dengan kasus 9 Sumadi Suryabrata, Metodelogi Penelitian. Jakarta: Rajawali Pers, 2012, h. 75 10 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, Bandung: Remaja Rodakarya, 1991, h. 3 11 Lexy J. Moleong, Metode Penelitian Kualitatif, h. 3