67
Berkaitan dengan sistem pengolahan dokumen haji, Kantor Kementerian agama Kota Jakarta Timur selaku penyelenggaraan Ibadah Haji memberikan
pelayanan dokumentasi yang mengacu pada Peraturan Direktur Jenderal Penyelenggaraan Haji Dan Umrah Nomor D052011 tentang Pengurusan
Dokumen Perjalanan Ibadah Haji, serta kebijakan pemerintah mengenai Pelayanan dokumen haji yang meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan
pelayanan administrasi dan Dokumen lain yang diperlukan. Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur memberikan pelayanan
dokumentasi berdasarkan prosedural pengolahan dokumen yang sesuai dengan kebijakan pemerintah mengenai pelayanan dokumen haji.
Sebagai leading sectore Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur melakuakan pelayanan kepada jamaah dimulai dari proses pendaftaran dan
pelunasan haji, pengurusan penerbitan paspor, pengurusan untuk pemvisaan, pengurusan untuk pencetakan DAPIH, hingga pelayanan pembagian dokumen
haji beserta perlengkapan identitas jamaah haji.
19
Pelayanan yang dilakukan di Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur sendiri meliputi Pendaftaran dan pelunasan, sedangkan untuk penerbitan
paspor di Kantor Imgirasi, pencetakan DAPIH di Kantor Wilayah DKI Jakarta, dan pemvisaan di Kementerian Agama Pusat.
Untuk pembagian perlengkapan jamaah haji sendiri dilakukan sebelum pemberangkatan ke Arab Saudi oleh petugas haji non kloter, yang salah satu
19
Wawancara pribadi dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti.
68
petugasnya dari petugas Kantor Kementerian Agama KotaKabupaten. Calon jamaah haji akan menerima dokumen perjalanannya antara lain: Paspor Haji
beserta DAPIH, Gelang Identitas, Masker dan living cost. Khusus untuk lembar pertama DAPIH disobek oleh jamaah dan dimasukan ke dalam tas paspor sebagai
tanda pengenal jamaah haji.
20
Saat di Arab Saudi, jamaah haji harus memakai tanda atau identitas jamaah berupa gelang, koper dan seragam batik. Dalam rangka perlindungan kepada
jamaah haji, selain paspor biasa sebagai dokumen perjalanan antar Negara, jamaah haji juga diberi perlengkapan yang dimaksudkan agar jamaah mudah
dikenali dan mudah dalam pemberian bantuan bila terjadi musibah atau kesulitan, seperti tersesat, kecelakaan, kematian dan lain-lain.
1. Gelang Identitas Jamaah Haji
Selain paspor biasa sebagai dokumen perjalanan haji, jamaah haji juga diberi gelang identitas. Gelang tersebut terbuat dari bahan stainless steel Baja
Putih, anti karat, serta tahan api dengan ukuran panjang 20 cm, lebar 1 cm, tebal, 1.2 mm, dan berat 22 gram.
Gelang identitas jamaah haji ini memuat: a
Kode emberkasi pemberangkatan jamaah haji yang bersangkutan b
Nomor kloter jamaah haji c
Nomor Paspor jamaah haji d
Tahun penyelengaraan ibadah haji
20
Wawancara pribadi dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti.
69
e Tulisan “AL HAJ AL INDONISI” memakai tulisan Arab dengan warna
dasar sesuai dengan emberkasi masing-masing. f
Lambang Garuda dengan warna merah atas dan putih bawah g
Nama lengkap jamah haji h
Ornamen sesuai dengan emberkasi masing-masing sesuai dengan ketentuan berdasarkan pramanifest pemberangkatan.
2. Seragam Jamaah Haji
Dalam rangka menghadirkan ciri khas jamaah haji dan memperkuat identitas nasional, mulai musim haji tahun 1432 H2011 M Kementerian
Agama menetapkan penggunaan seragam batik bagi jamaah haji sesuai keputusan Dirjen PHU No. D43 Tahun 2011 tantang Penetapan Seragam Haji
Indonesia. Batik tersebut berwarna dasar hijau tosca dengan motif batik berwarna
ungu. Penyedian baju batik dilakukan oleh 25 UKM yang memperoleh izin hak cipta seragam batik dari Kementerian Agama.
Sedangkan untuk penggunaan baju batik bagi jamaah haji diatur dalam Peraturan Dirjen PHU No. D68 Tahun 2011 tentang Pedoman Seragam Batik
Jamaah Haji Indonesia, yaitu dikenakan pada saat keberangkatan dan kepulangan jamaah, saat di emberkasideberkasi dan selama berada di Arab
Saudi, kecuali ketika melaksanakan umrah dan wukuf.
70
Sebelum pembagian perlengkaan jamaah haji, calon jamah haji terlebih dahulu memasuki asrama haji. Untuk memasuki asrama haji, calon jamaah haji
harus memenuhi persyaratan masuk asrama haji yang diantaranya yaitu:
21
1. Memiliki Surat Panggilan Masuk Asrama SPMA dilengkapi tanda setor
luanas BPIH lembar keempat warna biru. 2.
Memakai tanda pengenal yang diberikan oleh Kepala staff Penyelengaraan Urusan Haji KotaKabupaten atau Dirtjen PHU.
3. Memiliki buku kesehatan
4. Menggunakan koper dan hand bag yang telah diberikan.
5. Tidak membawa barang-barang yang dilarang, sesuai dengan ketentuan.
6. Calon jamaah haji harus masuk asrama haji sesuai dengan jadwal yang
tercantum dalam SPMA 7.
Petugas kloter diharuskan masuk asrama haji bersama dengan kloternya dan membawa SPMA
Berkaitan dengan informasi jadawal masuk asrama yang tercantum dalam Surat Panggilan Masuk Asrama SPMA, Kantor Kementerian Agama Kota
Jakarta Timur mengumummkannya pada mading. Pelayanan yang dilakukan oleh Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta
Timur telah dilakukan berdasarkan kebijakan pemerintah mengenai Pelayanan dokumen haji yang meliputi pengurusan Paspor, Visa, DAPIH dan pelayanan
administrasi dan Dokumen lain yang diperlukan.
21
Wawancara dengan Ibu Hj. Endang Sri Sudiastuti, bagian pranata haji pada 2 Juli 2014.
71
C. Analisis
1. Prosedural
Prosedural pengolahan dokumen haji Kantor Kementerian Agama Kota Jakarata Timur khususnya bagian Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah
menggunakan proses flowchart yaitu dengan tahapan-tahapan merubah, memindah, memeriksa, menunda dan menyimpan dokumen jamaah haji dari
proses penerimaan berkas pendaftaran hingga penyerahan dokumen haji yang sudah siap digunakan.
Prosedur pengolahan dokumen haji dikemas dengan sistem manajemen berbasis IT yang dikenal dengan SISKOHAT seperti halnya sistem pengolaan
dokumen secara umum yaitu secara manual dan komputerisasi. Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur Dalam proses pengelolaan
dokumen haji dilakukan dengan prosedur dan tahapan-tahapan yang sudah ditetapkan oleh Keputusan pemerintah berdasarkan peraturan menteri Agama
nomor 6 tahun 2010 dan kebijakan pemerintah mengenai pelayanan dokumen haji, dari mulai pendaftaran haji, pelunasan haji, penerbitan paspor, pencetakan
DAPIH dan pemvisaan.
2. Hasil
Hasil dari Analisis di atas adalah, Kantor Kementerian Agama Kota Jakarta Timur khususnya Seksi Penyelenggaraan Haji dan Umrah selaku penyelenggara
ibadah haji melaksanakan pengolahan dokumen berdasarkan prosedur yang sudah
72
ditetapkan oleh keputusan dan kebijkan pemerintah mengenai prosedur pengolahan dokumen haji dengan tersambung melalui SISKOHAT.
Mengenai prosedural pengolahan dokumen haji dalam pelayanan jamaah haji, Kantor Kementeria Agama Kota Jakarta Timur telah memberikan pelayanan
dari mulai pendaftaran dan pelunasan haji, pengurusan untuk penerbitan paspor, penggurusan untuk pemvisaan, pengurusan pencetakan DAPIH dan penyerahan
dokumen. Hal tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur lembaga yang terkait seperti BPS BPIH, Kantor Wilayah DKI Jakarta, Kantor Imigrasi dan
Kementerian Agama Pusat.
