16
b. Prosedur memberikan urutan waktu kronologis kepada tugas-tugas dan
menentukan jalan dari serangkaian tugas dan kebijaksanaan-kebijaksanaan ke araah yang telah ditentukan terlebih dahulu.
c. Suatu prosedur adalah serangkaian tugas yang saling berhubungan yag
merupakan urutan menurut waktu dan cara-cara tertentu untuk melakukan pekerjaan yang harus diselesaikan.
d. Urutan secara kronologis dari tugas-tugas ini merupakan ciri tiap
prosedur. Biasanya prosdur meliputi bagaimana, bilamana, dan oleh siapa masing-masing tugas harus diselesaikan.
e. Prosedur-prosedur menggambarkan cara atau metode dengan mana
pekerjaan akan diselesaikan. Menurut W. Gerald Cole dalam bukunya Zaki Baridawan yaitu Sistem
Akuntansi definisi Prosedur adalah suatu urutan-urutan pekerjaan kerani clerical, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau lebih,
disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap transaksi- transaksi perusahaan yang sering terjadi.
4
Prosedur terdiri dari rangkaian peraturan yang harus diikuti untuk mencapai tujuan tertentu, tapi peraturan belum tentu merupakan bagian dari
prosedur. Prosedur harus mendapat perhatian serius dalam manajemen administrasi perkantoran. Setiap uraian harus didukung oleh prosedur kerja
yang baik. Prosedur merupakan: 1 Metode yang dibutuhkan untuk
4
Zaki Baridawan, Sistem Akuntasi, Penyusunan Prosedur dan Metode Yogakarta: BFF, 1991, h. 3
17
menangani aktivitas-aktivitas yang akan datang, 2 Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan tertentu, 3 Pedoman untuk bertindak.
5
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa prosedural adalah langkah-langkah dalam menjalankan suatu tugas atau pekerjaan berdasarkan
kronologi yang melibatkan beberapa orang dengan jangka waktu yang sudah ditentukan meliputi metode, urutan aktivitas dan pedoman tindakan.
2. Karakteristik dan Manfaat Prosedur
a. Karakteristik Prosedur
Dalam melaksanakan suatu rangkaian prosedur kegiatan, haruslah dilaksanakan sesuai dengan karakteristik prosedur yang mampu
menjelaskan dan mempermudah dalam pengaplikasiannya. Berikut ini beberapa karakteristik prosedur yaitu:
6
1 Prosedur menunjang tercapainya tujuan organisasi
2 Prosedur menunjukan tidak adanya keterlambatan dan hambatan
3 Prosedur menunjukan urutan logis dan sederhana
4 Prosedur menunjukan adanya keputusan dan tangung jawab
5 Prosedur mampu menciptkan adanya pengawasan yang baik dan
menggunakan biaya seminimal mungkin.
5
Ida Nuraida, Manajemen Administrasi Perkantoran, Yogyakarta: Kanisius, 2008, h. 35
6
Mochamad Syam, “Prosedur Pelaksanaan surat Perintah Pencairan Dana Pada Akuntansi Pelaporan Pemerintah Provinsi Jawa Barat
” Skripsi S1 Fakultas Ilmu Kominikasi, Univesitas Komuinikasi, 2010
18
b.
Manfaat Prosedur
Ada beberapa manfaat jika dalam melaksanakan suatu pekerjaan dengan memakai prosedur kerja yaitu:
7
1 Memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan untuk
masa yang akan datang 2
Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas agar pekerjaan tidak dilaksanakan secara berulang-ulang.
3 Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan pengawasan.
4 Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif
dan efisien
B. Konsep Pengolahan Dokumen
1. Pengertian Pengolahan
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia yang diterbitkan oleh Depatemen Pendidikan Nasional istilah
“Pengolahan” diartikan sebagai proses atau cara dan perbuatan mengolah data.
8
Menurut Kamus Manajemen, kata pengolahan menunjukan langkah- langkah apapun yang dilakukan dengan cara-cara apapun yang dapat
dipergunakan bagi suatu maksud tertentu.
9
Berdasarkan pendapat Winarno Harniseno, pengolahan adalah substansi dari mengola, yang berarti suatu tindakan yang dimulai dari penyusunan data,
7
Mochamad Syam, “Prosedur Pelaksanaan surat Perintah Pencairan Dana Pada Akuntansi Pelaporan Pemerintah Provinsi Jawa Barat.
8
Departemen Pendidikan Nasional, Kamus Besar Bahasa Indonesia, h. 746
9
B.N. Marbun, Kamus Manajemen, h. 257
19
dan pengumpulan.
10
Dijelaskan selanjutnya bahwa pengolahan menghasilkan sesuatu dan sesuatu itu dapat menjadi bahan pengolahan selanjutnya sebagai
bahan pembuatan informasi. Dalam pelaksanaan pengolahan selalu adanya tahap-tahap: pengurusan,
pencatatan, dan penyimpanan. Pengurusan akan berjalan lancar ketika perencanaan disusun dengan baik, pencatatan dilakukan secara kontinu
dengan adanya
pengawasan guna
pengumpulan dokumen
hingga penyimpanan.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengolahan adalah proses mengubah bentuk atau makna suatu benda dimulai dari
pengurusan, pencatatan dan penyimpanan.
2. Pengertian Dokumen
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia istilah “Dokumen” berarti
surat yang tertulis atau yang tercetak yang dapat dipahami sebagai bukti keterangan seperti, akta kelahiran, surat nikah dan surat perjanjian.
11
Dalam Kamus Manajemen, definisi dokumen adalah sekumpulan faktastatistik yang berhubungan dengan peristiwa-peristiwa yang dinyatakan
atau dialami.
12
Kata dokumen dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan istilah record ataupun recorded matrial.
13
Yang dimaksud dengan dokumen ini sudah tentu
10
Suharismi Arikunto, Pengelolaan Kela dan Siswa, Sebuah Pendekatan Evaluatif , Jakarta: PT Rajawali, 1992, h. 8
11
Departemen Pendidikan Nasional, h. 272
12
B.N. Marbun, h. 45
