19
dan pengumpulan.
10
Dijelaskan selanjutnya bahwa pengolahan menghasilkan sesuatu dan sesuatu itu dapat menjadi bahan pengolahan selanjutnya sebagai
bahan pembuatan informasi. Dalam pelaksanaan pengolahan selalu adanya tahap-tahap: pengurusan,
pencatatan, dan penyimpanan. Pengurusan akan berjalan lancar ketika perencanaan disusun dengan baik, pencatatan dilakukan secara kontinu
dengan adanya
pengawasan guna
pengumpulan dokumen
hingga penyimpanan.
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa pengolahan adalah proses mengubah bentuk atau makna suatu benda dimulai dari
pengurusan, pencatatan dan penyimpanan.
2. Pengertian Dokumen
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia istilah “Dokumen” berarti
surat yang tertulis atau yang tercetak yang dapat dipahami sebagai bukti keterangan seperti, akta kelahiran, surat nikah dan surat perjanjian.
11
Dalam Kamus Manajemen, definisi dokumen adalah sekumpulan faktastatistik yang berhubungan dengan peristiwa-peristiwa yang dinyatakan
atau dialami.
12
Kata dokumen dalam bahasa Inggris lebih dikenal dengan istilah record ataupun recorded matrial.
13
Yang dimaksud dengan dokumen ini sudah tentu
10
Suharismi Arikunto, Pengelolaan Kela dan Siswa, Sebuah Pendekatan Evaluatif , Jakarta: PT Rajawali, 1992, h. 8
11
Departemen Pendidikan Nasional, h. 272
12
B.N. Marbun, h. 45
20
semua bahan pustaka, baik berbentuk tulisan, cetakan, tapes, film, filmstrip, slide, microfilm, microfiche, gambar, dan foto.
14
Dokumen record adalah informasi yang diciptakan, diterima dan dikelola sebagai bukti maupun informasi yang oleh organisasi atau
perorangan, digunakan untuk memenuhi kewajiban hukum atau transaksi bisnis.
15
Berdasarkan definisi di atas dapat disimpulkan bahwa dokumen adalah suatu data atau fakta yang dapat digunakan sebagai informasi dalam
melakukan suatu keterangan. Berkaitan dengan pembahasan mengenai dokumen, Kementerian Agama
RI menjelaskan bahwa definisi dokumen haji adalah suatu data yang berisikan identitas jamaah haji yang digunakan untuk kelengkapan perjalanan ibadah
haji. Dokumen haji adalah dokumen resmi jamaah haji berupa paspor dan dokumen perjalanan lainnya.
16
3. Kriteria dan Bentuk Dokumen
Berdasarkan Rony Kountur dalam buku Dasar-Dasar Sistem Informasi Manajemen kriteria dan bentuk dokumen bermacam-macam dan bervariasi,
sesuai dengan jenis kebutuhan dokumen yang digunakan, melihat hal tersebut dapat dijelaskan mengenai kriteria dan bentuk dokumen di bawah ini:
a. Kriteria Dokumen
13
Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi, Bandung:Remadja Karya CV. 1987, h. 7
14
Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi,
15
Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern, Jakarta: Erlangga, 2007, h. 82
16
Muhammad M. Basyumi, Reformasi Manajemen Haji, Jakarta:FDK Press, 2008, h. 156
21
Inputoutput yang disajikan dalam bentuk dokumen, pada umumnya dicetak di kertas. Dokumen perlu didisain sedemikian rupa sehingga
memenuhi beberapa kriteria, Dalam bukunya Rony Kountur menjelaskan beberapa kriteria dokumen sebagai berikut:
17
1 Sederhana, dalam arti mudah digunakan dan tidak rumit sehingga
tidak dapat menyesatkan, tetapi berisi semua informasi yang dibutuhkan.
2 Relevan, yang berisikan semua informasi yang dibutuhkan dan dapat
diperoleh tepat waktu. Hindari mencantumkan informasi yang tidak dibutukan yang dapat menimbulkan kebingungan. Pada saat
mempelajari sistem sekarang yang telah dilakukan melalui angket, dan wawancara, telah diketahui kebutuhan informasi user sehingga
memudahkan system analyst dalam mendisain dokumen output. 3
Andalreliable, menampilkan informasi yang benar dan dapat dipercaya. Dalam mendisain suatu dokumen, perlu diketahui bahwa
ada tiga maksud dari suatu dokumen dengan disainnya berbeda. a
Dokumen untuk maksud membuat reaksi. Biasanya disebut juga dengan formulir.
b Dokumen untuk maksud mengingatkan atau sering disebut juga
dengan daftar c
Dokumen untuk maksud pelaporan atau sering disebut juga dengan laporan.
17
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen. h. 79
22
b. Bentuk Dokumen
Selanjutnya dalam bukunya Rony Kountur juga menjelaskan macam-macam dari bentuk dokumen. Ada empat bentuk dokumen yaitu:
18
1 Flat form. Dokumen yang berdiri sendiri
2 Snapont form. Dokumen yang mempunyai satu atau lebih salinan dan
disisipi lembar carbon. 3
Continuous form. Dokumen yang dicetakan pada kertas yang besambung. Biasanya digunakan pada output yang dihasilkan
komputer. Menggunakan lembar carbon jika terdapat beberapa salinan. 4
NCR No Carbon Required. Kertas yang mempunyai salinan tapi tidak membutuhkan lembar carbon. Bagian bawah dari kertas,
diatasnya sudah melekat sejenis karbon sehingga tulisan bisa ditembus.
4. Prosedur Pengolahan Dokumen
Definisi Pengolahan dokumen sendiri menurut Raymond McLeod Pengolahan dokumen adalah segala cara yang membuat data menjadi
berarti.
19
Menurut Soejono Trimo sering diartikan dengan dokumentasi. Dokumentasi adalah pengolahan dan penyimpanan informasi dalam bidang
pengetahuan.
20
Oleh karena itu Soejono Trimo menjelasankan mengenai penjabaran dokumentasi lebih luas dan terperinci.
18
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen, h. 81
19
Raymond McLeod, Jr.Sistem Informasi Manajemen. h. 4
20
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Kamus Besar Bahasa Indonesia, h. 272
23
Pada dasarnya pengolahan dokumen atau dokumentasi memiliki berbagai pengertian dan pada prinsipnya dapat dikelompokan dalam tiga buah
kategori yaitu:
21
a. dokumentasi dalam arti sempit merupakan produk sekumpulan dokumen
dari kegiatan pengumpulan secara selektif tentunya, pencatatanregistrasi dokumen, penyimpanan dan penyajian kembali bahan mentah dokumen
itu bila ada yang membutuhkannya. b.
dokumentasi dalam arti luas merupakan suatu produk karya dari kegiatan- kegiatan pengumpulan, pencatatanperekaman tentang suatubeberapa
peristiwa dan objek-objek yang berkaitang dengannya, pengolahan serta penelusuran lebih lanjut atas datafaktadokumen yang bersangkutan,
penyimpanan, dan pendistribusian dokumen-dokumen tersebut baik ada yang menanyakan maupun tanpa diminta kepada orang-orang ataupun
pihak-pihak yang dipandang berkepentingan atasnya. c.
dokumentasi dalam arti khas merupakan sekumpulan catatan dan rekaman tentang peristiwa-peristiwa yang telah dan sedang terjadi, pengalaman-
pengalaman, pendapat-pendapat,
penemuan-penemuan maupun
spesifikasi-spesifikasi dari produk-produk yang terbaru dalam sistem manjemen tertentu serta bidang-bidang yang menjadi kepentingannya
yang dilakukan secara selektif dan sistematis untuk dimanfaatkan sewatu- waktu sebagai bahan mentah dalam proses pengambilan keputusan.
22
21
Soejono Trimo, Pengantar Ilmu Dokumentasi. h. 7
22
Ibid. h. 3
24
Pengolahan dokumen dalam bukunya Rony Koutur, mula-mula yang harus diketahui adalah informasi apa yang dibutuhkan user, lalu bagaimana
disain outputnya dokumen, disimpan pada media apa. Kemudian untuk menghasilkan output seperti itu data apa yang diperlukan dan media input apa
yang digunakan.
23
Untuk menggambarkan proses pengolahan dokumen, gunakan system flowchart alur pengolahan data mulai dari a input, b
proses, c output.
24
Berdasarkan definisi di atas menjelaskan juga bahwa prosedur pengolahan dokumen adalah aturan atau langkah-langkah dalam melakukan
proses pengolahan dokumen. Prosedur Pengolahan menggambarkan alur dari dokumen. Untuk menggambarkan alur dari dokumen gunakan proses
flowchart alur perlakuan suatu dokumen dan dokumen flowchart alur dokumen dari suatu bagian ke bagian lain.
25
Ada beberapa poses flowchart prosedur pengolahan dokumen yaitu: a.
membuat atau merubah dokumen, misalnya mengetik surat operasi b.
memindahkan ke orang atau bagian lain pindah c.
memeriksa kadang-kadang dengan memberi tanda tangan periksa d.
menunda atau menunggu perlakuan berikutnya tunda e.
menyimpan arsip
23
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen. h. 81
24
Ibid.
25
Ibid, h 82
25
Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa prosedur pengolahan dokumen
adalah langkah-langkah
pengolahan dokumen
dengan mengguanakan proses flowchart dengan metode, urutan dan pedoman
tindakan yang akan dilakukan. Berkaitan
dengan pengolahan
dokumen haji
Pemerintah RI
mengeluarkan Peraturan Menteri Agama RI Nomor 6 Tahun 2010 tentang prosedur dan pendaftaran jamaah haji serta dokumen haji.
Prosedur pengolahan dokumen yang baik harus dapat mengatasi keadaan atau masalah secara cepat dan baik. Baik itu dalam pengumpulan,
penyususna dan penyimpanan dokumen. Pengolahan dokumen terdapat dua macam pengolahan yaitu taha-tahap pengolahan dokumen secara manual dan
taha-tahap pengolahan dokumen secara elektronik atau komputerisasi. a.
Pengolahan Elektronik Komputerisasi Pengolahan dokumen secara elektronik memiliki beberapa elemen
yaitu meliputi: programmer, prosedur, infrastruktur fisik, perangkat keras dan perangkat lunak. Semua elmen bergerak sesuai dengan ketentuan dari
kegunaan elemen tersebut berdasarkan dengan prosedur pengolahan dokumen.
Berikut adalah siklus pengolahan dokumen dengan menggunaan komputer.
26
Lihat pada gambar 2-2 berikut ini.
26
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen. h. 56
26
Persiapan
Storage Output
Input
Proses Gambar 2-1: Siklus Pengolahan Dokumen
Sumber: Buku Dasar-Dasar Sistem Informasi Manajemen, 1996 Siklus pengolahan dokumen dengan komputer diatas melalui beberapa
tahapan atau proses.
27
Tahapannya yaitu meliputi: 1.
Persiapan. Merupakan tahap di mana data diperoleh. Disini data terkumpul berupa dokumen bukti tansaksi dan masih dalam bentuk
data mentah. Misalnya bukti pembayaran atau kwitansi dan slip penjualan.
2. Input. Merupakan tahap di mana data dimasukan ke dalam proses
pengolahan data. Data yang telah terkumpul dikelompokan sesuai kebutuhan pengolahan. Misalnya, kwitansi yang terdiri dari tiga data
yaitu bukti nomor kwitansi, nama penerima, dan jumlah yang dibayarkan.
27
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen.
a
b d
c e
27
3. Proses. Merupakan tahap di mana data diolah. Sebagaimana telah
dijelaskan di atas, pengolahan data oleh komputer mengumpulkan dua macam operasi yaitu operasi aritmatika dan operasi logika.
Berdasarkan operasi ini kegitan pengolahan lainnya seperti mengklasifikasikan,
mengurutkan, menghitung,
mencatat dan
meringkas dapat dilaksanakan. 4.
Output. Merupakan tahapan di mana informasi dari suatu pengolahan data bisa menjadi data untuk pengolahan data berikutnya.
5. Storage. Informasi yang dihasilkan disimpan dalam suatu tempat
penyimpanan yang dikenal dengan istilah storage. Hal ini dimaksudkan agar tidak hilang sehingga jika dibutuhkan dapat segera
diperoleh. Dari gambar siklus pengolahan dokumen diatas dapat dianalisis
bahwa dalam pengolahan dokumen tahap awal yaitu perisapan pengumpulan bahan-bahan untuk menjadi input, kemudian diproses
guna menhasilkan output informasi yang akan disimpan pada storage tempat penyimpanan.
b. Pengolahan Manual
Sedangkan tahapan-tahapan dalam siklus pengolahan dokumen tidak menggunakan komputer adalah sebagai berikut
28
:
28
Departemen Pendidikan Dan Kebudayaan, Petunjuk Guru Pengenalan Komputer Dan Teknologi Pengolahan Data, Jakarta: Dependbud, 1993, h.7
28
1 Pencatatan recording
2 Pengklasifikasian classifiying
3 Penyusunan sorting
4 Perhitungan calculative
5 Penyimpanan storing
6 Pengambilan Data Kembali retrieving
7 Pelaporan repoting
8 Komunikasi communicative
Siklus pengolahan dokumen relevan dengan proses pengolahan data di mana input berhubungan dengan data, proses sama dengan pengolahan data
dan output berhubungan dengan informasi.
29
C. Konsep Pelayanan
1. Pengertian Pelayanan
Dalam kamus besar bahasa Indonesia, “Pelayanan” diartikan sebagai
kemudahan yang diberikan sehubungan dengan jual beli barang atau jasa.
30
Menurut Gronroo, definisi pelyanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata tidak dapat diraba yang
terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dan kariyawan atau
29
Ronny kontour, Dasar-dasar Sistem Informasi Manajemen, h. 57
30
Departemen Pendidikan Nas ional, “Kamus Besar Bahas Indonesia”, Jakarta: Balai Puataka.
2002, h. 646
29
hal-hal lain yang disebabkan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumenpelanggan.
31
Pengertian dari Service of Excellence adalah yang berkaitan dengan jasa pelayana yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam upaya untuk memberikan
rasa kepuasan dan membutuhkan keprercayaan terhadap pihak pelanggannya, sehingga mereka merasa dipentingkan atau diperhatikan dengan baik dan
wajar.
32
2. Model Pelayanan
Berkaitan dengan pelayanan, Model pelayanan yang berkualitas merupaka suatu pelayanan yang ideal untuk melayani para pelangganjamaah.
Ada dua teori pelayanan berkualitas yang dikemukakan oleh Karl Albert, yaitu Service Triagle dan Totaal Quality Service.
33
a. Service Triagle
Adalah suatu model interaktif manajemen pelayanan yang menghubungkan antara perusahaan dengan pelangganjamaah. Model
tersebut terdiri dari tiga elemen: 1
Strategi pelayanan 2
Sumber Daya Manusia Yang Memberikan Pelayanan 3
Sistem Pelayanan
31
Atep Adya Barata, Bisnis dan Hukum Perdana Dagang SMK. Bandung: Armico, 1999, h. 93
32
Rosady Ruslan, Manajemen Humas Komunikasi: Konsep Aplikasi, Jakarta: Grapindo Persada, 2002, h. 284
33
M. N. Nasution,. Manajemen Mutu Terpadu Bogor: GhaliaIndonesia, 2005, h. 22.
