140 akan terjadi, misalnya tamu berencana akan tinggal cukup lama di hotel
tersebut. Format 3.18. Official receipt
E. Room allocationMengalokasikan kamar
Langkah layanan berikutnya adalah pengalokasian kamar. Setelah tamu melakukan registrasi dan berbagai ketentuan lain di front desk,
maka pihak hotel akan memberikan kunci dan nomor kamar yang akan ditempati tamu. Apabila tamu hanya mengetahui tipe kamar, misalnya
kamar deluxe, twin bed dan connecting maka pada saat check-in dia akan mendapatkan gambaran yang lebih nyata yaitu dengan
diberikannya nomor kamar. Dalam hal alokasi kamar, bisa jadi hotel mempunyai banyak kamar dengan tipe yang sesuai permintaan tamu:
deluxe room, twin bed dan connecting. Ketika reception mengalokasikan ke nomor kamar 1515 dan 1517 maka disana akan terjadi suatu
keputusan yang akhirnya memberikan kamar tersebut kepada tamu. Mengapa tidak kamar 1415 dan 1417, misalnya, itu pun tergantung dari
faktor ketersediaan availability, kemungkinan probability dan kemungkinan untuk bisa tetap untung. Ketersediaan disini yaitu
tergantung yang mana yang ada, jika ada dua atau tiga kamar yang sesuai kriteria, maka faktor kedua perlu diperhitungkan yaitu probability,
artinya dengan dialokasikan di kamar tersebut kemungkinan tamu akan merasa senang, karena diantara yang ada dipilihkan di lantai yang paling
tinggi, atau justru yang paling rendah untuk tamu yang sudah berusia lanjut, bisa juga karena tamu datang dari jauh misalnya, ingin melihat
kesibukan masyarakat diseputar hotel, maka ditempatkan di kamar yang menghadap ke jalan, bukannya yang menghadap ke taman. Faktor
ketiga, seorang receptionist harus berpikir, jika nantinya diperkirakan
141 akan ada walk-in guest, ataupun rombongan yang saat itu sedang dalam
status memesan kamar tetapi masih untuk sementara tentative booking, jika mereka jadi menginap pasti minta di dua lantai untuk semua tamu
dari perusahaaan itu, lantai 17 dan 16. Maka pilihan paling tepat mengalokasikan satu tamu tadi adalah di kamar 1515 dan 1517, karena
kamar 1615 dan 1617 pasti akan diperlukan. Sisi lain dari pengaturan dan pengalokasian kamar adalah kebanyakan
tentang penempatan tamu di twin atau double room. Banyak yang salah pengertian tentang twin dan double dan juga kamar single. Penempatan
orang di kamar single berarti ditempatkan di kamar twin dan kamar dipakai yang satu tempat tidurbed saja. Kamar yang dimaksud berarti
jenis kamar yang terdiri dari dua bed kecil kecil atau dua bed single. Sedangkan double berarti satu kamar mempunyai satu tempat tidur saja
tetapi ukurannya besar. Kamar single atau double pengalokasihannya tergantung dari permintaan tamu, tetapi juga perlu dipertimbangkan
demand untuk tamu yang lain. Hotel bisnis jika pada hari sabtu dan minggu atau weekend serta itu merupakan potensi untuk menjual kamar
double, maka pada saat tamu sendiri dan minta untuk kamar single yang besar, sebaiknya diperiksa kembali bahwa tamu mungkin perlu single
room yang sebenarnya, bukannya kamar double. Contoh lain pengalokasihan berdasarkan situasi bisnis hotel tersebut,
dalam hal penjualan kamar kepada banyak tamu walk-in, maka receptionist harus berfikir bahwa kamar yang dilantai paling bawah itu
yang dijual dulu. Selebihnya dari sisa kamar yang ada, akan berpotensi untuk dijual. Sedangkan, jika tamu mempunyai permintaan khusus yang
menghendaki kamar di lantai atas, maka jika dipandang itu berpotensi akan perlu mendapat prioritas. Sehingga, yang datang paling akhir akan
mendapatkan kamar yang merupakan pilihan nomor dua, first come first serve.
Jika hotel dalam keadaan ramai, maka tamu yang diutamakan dahulu adalah yang sudah pasti atau memberikan deposit baik secara tunai
maupun dengan kartu kredit. Dalam kondisi musim ramai atau high season biasanya hotel akan menaikan harga kamar, karena permintaan
lebih banyak dari pada penawaran.
Satu hal lain yang cukup penting dalam menghapalkan lokasi kamar khususnya bagi petugas hotel yaitu dengan mengetahui room
configuration atau konfigurasi kamar. Tujuan utama konfigurasi kamar adalah untuk memudahkan mencari lokasi kamar, mengefisiensikan
layanan dan tugas staf, serta bisa membantu tamu hotel untuk lebih nyaman tinggal di hotel tersebut. Setiap kamar ada kaidah
pembuatannya, penyusunannya atau pengelompokannya. Dalam hal ini ada yang berdasarkan posisi atau lokasi ada juga yang berdasarkan
lantai tetapi bisa jadi ada yang menyusun berdasarkan urutan nomor, selain itu semua ada cara klasik yang mengelompokkan berdasarkan tipe
kamar dan jenis tempat tidur. Berikut ini adalah uraian pengelompokkan mengenai konfigurasi Kamar yang diterangkan melalui contoh:
