122 d.
Group cancelaltion form:formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan
Format 3.5 Group cancellation form e. Room reservation cancellationchange form: formulir untuk mencatat
informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar
Format 3.6. Room reservation cancellationchange form
123
3.7. Bagian receptionreception section
3.7.1. Pengertian
Tamu yang baru datang akan menuju ke counter kantor depan terlebih dahulu untuk melakukan registrasi atau mengambil kunci kamar, ketika
berada di dekat counter mereka akan disambut oleh seorang receptionist yang berada di balik counternya. Seorang reception akan memberikan
sambutan hangat kepada para tamu dengan memberikan salam, ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan, dengan senyum yang ramah
tetapi cekatan. Di beberapa hotel besar bagian reception tidak hanya menangani tamu
check in saja tetapi juga menangani tamu check out juga, penggabungan tugas ini mungkin dilakukan jika hotel sudah menerapkan sistem
komputer, ada banyak istilah yang digunakan untuk bagian ini antara lain Front Desk Agent, Guest Service Assistant, Ambasador, Room Clerk.
Seorang reception adalah orang yang penting bagi tamu dan hotel, bagi tamu petugas reception adalah orang yang paling sering dihubungi
selama mereka menginap. Bagi hotel petugas reception adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat
tamu ingin datang kembali kehotel.
3.7.2. Tugas dan tanggungjawabnya
Reception mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting dalam menunjang tujuan dari sebuah hotel karena bagian ini banyak
berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel. Rincian tugas bagian reception yaitu:
1. Menyambut tamu
tiba 2. Memproses
pendaftaran tamu
3. Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar utuk tamu
4. Menangani kunci kamar tamu 5. Menjawab telepon dengan cepat dan ramah
6. Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar sleep out
7. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu
8. Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel
9. Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang
menginap di hotel
124
3.7.3. Jenis harga kamar
Pada dasarnya hanya ada dua jenis harga kamar di hotel yaitu harga kamar normal dan harga kamar khusus,harga kamar normalrack
ratepublish ratenormal rate adalah harga kamar normaltidak diskon untuk setiap kamarnya, sedangkan harga kamar khusus adalah harga
kamar khusus yang diberlakukandibedakan sesuai dengan jenis tamu, fasilitas, event, hari dsb. Beberapa contoh harga kamar khusus yaitu:
a. Walk-in guest rate: khusus untuk tamu hotel yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan kamar sebelumnya. Ada hotel yang
memberikan harga tertentu tetapi masih ada ruang untuk ditawar sampai ke harga yang paling rendah, yang menjadi patokan bagi
hotel buttom rate.
b. Group rate: grup adalah tamu dari satu perusahaan atau kelompok yang memesan kamar di hotel untuk hari tertentu dengan jumlah
kamar minimal 8 kamar. Mereka bisa datang bersama sama dan juga secara sendiri-sendiri. Hanya saja, mereka dalam satu perusahaan
atau rombongan yang sama untuk menginap di hotel yang sama.
c. Travel agent rate: harga kamar untuk travel agent, bahkan ada hotel yang memasang harga kamar terendah untuk kelompok travel agent.
Biro perjalanan untuk mendapatkan harga rendah karena mereka adalah salah satu urat nadi suatu hotel yang terus mensuplai tamu
secara terus menerus, sehingga travel agent yang satu mendapatkan harga yang berbeda untuk hotel, dengan harga hotel yang lain.
d. Corporate rate adalah harga kamar khusus untuk tamu yang berasal dari perusahaan tertentu, namun harga khusus ini juga diberlakukan
untuk tamu langganan e. Embassy rate adalah harga untuk para tamu yang berasal dari
kedutaan suatu negara . f. Airline crew rate adalah harga kamar untuk awak pesawat baik pilot
maupun awak kabin atau pramugara dan pramugari serta bagian keamanan
g. Airline passenger rate harga kamar untuk penumpang pesawat terbang adalah mereka yang naik pesawat terbang ke suatu tempat
tetapi karena jadwal penerbangannya menghendaki mereka harus tinggal semalam di hotel, mereka harus menginap di suatu hotel.
Untuk mereka yang naik pesawat terbang tersebut ada satu kontrak harga, yang biasanya diwakili dari perusahaan penerbangan dengan
pihak hotel untuk menandatangani kerjasama yang disepakati bersama.
h. Week end rate rate: harga kamar khusus untuk tamu yang menginap di hotel pada hari Jumat, Sabtu dan Minggu. Pada hotel bisnis, pada
akhir pekan biasanya ada harga yang sedikit lebih rendah dari harga kamar pada waktu hari biasa, karena kebanyakan tamu yang datang
ke hotel tersebut adalah untuk bisnis, pertemuan dan konperensi. Sedangkan untuk hotel resort atau yang terletak di daerah tujuan
